Автоматизация процедуры Выдача займа МКС

О клиенте 

Кредитно-потребительский кооператив Ростафинанс занимается выдачей займов под Материнский капитал. Займ под материнский капитал это законная возможность для семьи улучшить жилищные условия. Компания существует с 2011 года. Насчитывает около 50 сотрудников в офисе и около 30 представителей (агентов) в различных регионах страны.

Цели проекта 

Процедура выдачи займа Ростафинанс связана с государственной субсидией МСК. Конечно подобные субсидии контролируются гос.органами, чтобы избежать мошенничества при получении субсидий из бюджета. Все сделки с участием МСК должны быть максимально прозрачны, по ним должны храниться все документы для предоставления контролирующим органам. Компания Ростафинанс работает с 2011 года на рынке выдачи займов, компания имеет безупречную репутацию, все сделки соответствуют законодательству, все документы предоставляются в нужном объеме при проведении проверки. Фиксировать вручную подобный объем данных очень трудозатратно. Кроме того процедура выдачи займа и получения возмещения жестко регламентирована сроками подачи документов. 

В результате автоматизации нужно было достичь следующих показателей: 

• Организовать возможность хранить документы и прочую историю по Выдачи займов МСК.

• Реализовать систему напоминаний по контрольным срокам при выдаче займа, контроле получения возмещения, при проведении выплат по займу

• Обеспечить своевременное взаимодействие специалистов из различных подразделений: удаленные представители, специалисты по продажам, андеррайтеры, бухгалтеры, юристы

• Настроить для Руководителя удобный инструмент оперативного контроля Выдач займов МСК 

Процесс внедрения 

На первом этапе мы изучили внутренний регламент заказчика по Выдаче займа. 

На основании регламента мы разработали Техническое Задание по автоматизации этого процесса в Битрикс24. 

Для хранения списка Займов МСК и автоматизации процесса их обработки решили  использовать типовой функционал CRM. Для этого создали отдельное направление сделок и настроили в нем соответствующие процессу стадии. Настроили ограничения доступа к этому направлению сделок. 

Было принято решение ограничить доступ удаленных сотрудников (агентов) к CRM-системе, потому что агенты зачастую работают “в поле” на встречах с потенциальными заемщиками. Оформлением процедуры занимаются сотрудники в офисе. Для того, чтобы  агенты отслеживали состояние своих займов, была разработана система почтовых уведомлений для агентов. Уведомления отправляются на почту автоматически, это экономит время сотрудников на взаимодействие с агентами и исключает вероятность потери или искажения информации.

При движении Займа МСК по стадиям,  в процессе его обработки могут принимать участие сотрудники разных подразделений: 

• Отдел продаж

• Отдел оформления документов

• Отдел Бухгалтерии

• Андеррайтеры

• Юристы

• Агенты в различных городах

На каждом этапе обработки Займа МСК автоматически формируются задания для исполнителей, содержащие инструкции по выполнению и контролирующие сбор всей необходимой документации для решения задачи. 

При этом вся информация сохраняется в единой карточке Займа МСК, что полностью исключает возможность потери информации на каком-либо этапе. 

При создании Займа МСК создается папка на диске с названием Заемщика. Ссылка на папку автоматически сохраняется  в карточке займа. Впоследствии менеджеры отдела продаж собирают все документы в нужную папку сразу из карточки Займа МСК. 

Была создана система контроля и напоминаний по регламентным срокам: срока выдачи займа, контрольного срока получения возмещения из Пенсионного фонда, срока выплаты процентов и возвратов. 

После завершения технической части работ мы мы провели обучение пользователей в офисе заказчика. 

Результаты внедрения Битрикс24 

Все поставленные в рамках этого проекта задачи были достигнуты: 

• Появилась система хранения документов, действий, расчетов по процедуре выдачи займа МСК

• Появилась система контроля и оповещения по срокам: выдачи займа, контроля возмещения, выплаты процентов

• Появилось единое пространство для взаимодействия менеджеров, агентов, андеррайтеров, бухгалтеров, юристов в одной Выдаче займа

• Удаленные сотрудники получают оперативную информацию о текущем состоянии свои сделок

• Руководитель получил инструмент оперативного контроля за состоянием Выдач займов