Внедрение Битрикс24 в школе английского языка "NOVA"

О ЗАКАЗЧИКЕ

Школа английского языка “NOVA” начала свой путь в 2007 году. На данный момент это крупнейшая негосударственная школа изучения английского языка в Саратовской области. Количество учеников и учебных групп в школе ежегодно растет.

“NOVA” предлагает самые современные методики изучения английского языка, которые разрабатываются ведущими учебными заведениями Великобритании. Все преподаватели школы имеют высокую квалификацию, проходили обучение и стажировку за рубежом, а также сдали экзамены TKT, проводимые Кембриджским университетом.

Для каждого ученика в школе “NOVA” находят индивидуальный подход. Есть возможность выбрать подходящую методику обучения, а также составить индивидуальный график занятий.

Количество сотрудников — более 60 человек. Филиалы школы расположены в Саратове и Энгельсе.

ЗАДАЧА ПРОЕКТА

Основная задача, с которой клиент обратился к нам — организовать работу менеджеров во всех филиалах, а также выстроить систему управления учебным процессом на базе Битрикс24. Школе требовались инструменты для эффективного управления преподавателями.

Также для заказчика было важно предоставить клиентам школы (родителям обучающихся) возможность отслеживать посещаемость и оплачивать обучение в режиме онлайн.

На момент обращения все процессы учета в школе “NOVA” были построены на базе Google таблиц, поэтому кроме настройки необходимого функционала требовалось перенести имеющиеся данные в Битрикс24.

РЕАЛИЗАЦИЯ

После общения с заказчиком было принято решение начать работу с переноса данных из таблиц в Битрикс24. Главным требованием на этом этапе было — сохранить непрерывность работы школы во время наших работ. Для этого мы использовали помимо штатных средств Битрикс24 специальную методику переноса, разработанную с учетом требований заказчика.

Для хранения полных данных о клиентах были созданы и настроены дополнительные поля в карточке CRM. В сущности Компания было заведено новое поле “Семья”, которое содержит информацию о родителях обучающегося. Также широко использовались Списки в различных разделах.

Часть процессов работы с CRM была автоматизирована с помощью Роботов и Бизнес-процессов. Это помогло избежать ошибок и дублирования информации в клиентской базе.

Одна из главных сложностей проекта заключалась в том, что необходимо было в рамках одного портала Битрикс24 связать бизнес-процессы, связанные с оплатой и учетом финансов, и бизнес-процессы, связанные с организацией занятий. Этого удалось достичь благодаря грамотному разделению пользователей на группы с соответствующими правами. Были созданы три группы: руководство, администраторы филиалов и преподаватели. Преподавателям был закрыт доступ к CRM, все необходимые данные они получают из журналов посещения и данных, хранящихся в группах обучающихся.

На базе модуля Группы и Проекты была организована работа с учебными группами. В Списках хранятся журналы успеваемости и посещаемости. База знаний используется для хранения обучающих материалов (тесты, презентации, интерактивные материалы). Также в Группах ведется работа по различным проектам, конференциям и дополнительным учебным программам.

Помимо этого активно используется Экстранет в Битрикс24. С его помощью руководство школы упростило коммуникацию с разработчиками сайта. Теперь решения принимаются быстрее, а все коммуникации находятся внутри портала.

В результате внедрения Битрикс24 школа английского языка “NOVA” вышла на новый уровень организации процессов. Администраторы филиалов и менеджеры активно используют возможности Битрикс24 для коммуникации с клиентами. Преподаватели получили множество инструментов для работы с группами учеников. Помимо прочего заказчик стал использовать возможности модуля CRM-маркетинг для привлечения новых клиентов и работы с текущими.

Все это позволило школе “NOVA” оперативно перейти к удаленному режиму работы во время карантина, связанного с эпидемией коронавируса. Эта ситуация подтолкнула руководство школы к отделению онлайн-обучения от оффлайн-обучения и развитию по сути нового направления бизнеса.

Наша помощь позволила автоматизировать и улучшить организацию работы филиалов школы “NOVA”. Также Битрикс24 открыл новые возможности для развития этого бизнеса.