ТЕХНОМАКС

Компания  TECHNOMAX — это завод по производству окрасочного оборудования.

Компания обратилась к нам, за комплексными работами и разработкой бизнес-процессов для автоматизации воронок.

По проекту были проведены следующие работы:

• настройка полей;

• адаптация воронок под БП;

• автоматические задачи / события по прикреплению файлов;

• контроль заполнения;

• контроль движения / заполненности полей;

• настройка прав;

• разработка бизнес-процессов.

По разработке бизнес-процессов были проведены такие работы

• Проведение онлайн встреч с клиентом для выявления потребностей по разработке бизнес-процессов;
• Разработка бизнес-процессов;
• Устранение замечаний, внесены пожелания клиента;
• Тестирование бизнес-процессов;
• Все разработанные бизнес-процессы были приняты клиентом.

Описание бизнес-процессов: 

Бизнес-процесс для работы по Сделкам на воронке «Линии»

Для каждой стадии разработан свой бизнес-процесс. В процессе участвуют несколько специалистов:

• Менеджер;

• Главный проектировщик;

• Проектировщик;

• Руководитель отдела продаж; 

• Конструктор. 

При конвертации Лида в Сделку, заявка попадает на стадию «Новый Запрос» ответственному менеджеру ставиться задание на запрос Технического задания у клиента. После того, как клиент направит техническое задание, менеджер передвигает сделку на стадию «Получение ТЗ».

Далее, менеджеру будет направлено задание выбор проектировщика и главного проектировщика по сделке и прикрепляет техническое задание к сделке.

После выполнения этих действий сделка переходит на стадию «Проверка ТЗ».

Техническое задание проверяют проектировщик и главный проектировщик.

• Если техническое задание корректное, в задании бизнес-процесса указывается положительная оценка и сделка меняет стадию «Готовим планировку». 

• Если техническое задание не корректное, в комментарии указывается причина отказа и сделка возвращается на предыдущий статус. 

На стадии «Готовим планировку»

Автоматически от главного проектировщика, ставиться задача для проектировщика, в которой сказано, что необходимо подготовить планировку по сделке.

Параллельно с этим проектировщику отправляется уведомление, о том, что в сделку необходимо прикрепить планировку.

После того, как к сделке, будет прикреплен документ с планировкой.

Документ нужно будет согласовать главному проектировщику.

• Если главный проектировщик не согласует планировку, то документ, будет направлен на доработку проектировщику.

• Если документ согласован, проектировщик закрывает задачу, сделка меняет статус на «Планировка готова».

На стадии «Планировка готова» менеджеру ставиться задача, с указанием, что необходимо связаться с клиентом и подтвердить получение планировки и завершает задачу.

После завершения задачи сделка переходит в статус «Согласование планировки и состава оборудования».

На стадии «Согласование планировки и состава оборудования» ставиться две задачи:

• Согласование планировки;

• Необходимо получить решение по планированию.

Срок отработки по задачам три дня.

По закрытию этих задач. В заданиях бизнес-процесса, будет указано, что необходимо приложить расширенное техническое задание.

Менеджер запрашивает ТЗ у клиента и прикрепляет его к бизнес-процессу.

После прикрепления расширенного ТЗ, сделка меняет статус на «Готовим первичное ТКП».

На стадии «Готовим первичное ТКП».

Менеджер прикрепляет ТКП к сделке.

И документ уходит на согласование к главному проектировщику и проектировщику.

Если документ, не утвержден, указывается причина отказа, и документ направляется на доработку.

После утверждения документа, менеджеру ставиться задача на с крайним сроком 1 час, на уточнение у клиента, было ли получено ТКП.

По закрытию задачи сделка меняет статус на «Готово первичное ТКП»

Далее, указание цены в сделке.

По закрытию задачи менеджером, сделка меняет стадию «Обсуждение готового ТКП».

На стадии «Обсуждение готового ТКП» 

Согласование проходит между главным проектировщиком и проектировщиком.

• Если документ не согласован, указывается причина отказа, и документ направляется на доработку.

• Если документ согласован, менеджеру ставиться задача на подготовку расширенного ТКП.

А сделка меняет стадию на «Готовим основное ТКП».

На стадии «Готовим основное ТКП».

Ставится задача на главного проектировщика и проектировщика на подготовку расширенного ТКП.

Проектировщик готовить основное ТКП и направляет его на согласование главному проектировщику.

• Если документ не согласован, указывается причина отказа, и документ направляется на доработку.

• Если документ согласован, ставится задача менеджеру, на смену цены в сделке и Сделка меняет стадию.

Далее, сделка меняет статус на «Готово основное ТКП».

На этой стадии ставиться задача на менеджера с указанием, что необходимо Назначить встречу по сделке.

После постановки задачи, сделка переходит на статус «Детальное обсуждение расширенного ТКП».

После проставления времени и даты. В указанное время, менеджеру будет поставлена еще одна задача, в которой будет указано, что нужно позвонить клиенту по ТКП.

После коммуникации с клиентом, есть два развития событий:

• Если клиент не согласен, сделка переходит в некачественный статус, с указанием причины отказа.

• Если клиента все устраивает, менеджер закрывает задачу по звонку и следом будет поставлена вторая задача на распечатку оригинала ТКП.

После того, как менеджер распечатает оригинал документа, нужно закрыть задачу и сделка перейдет на статус «Ценовая корректировка ТКП».

На статусе «Ценовая корректировка ТКП»

Документ направляется на согласование руководителю отдела продаж.

Если документ не согласован, указывается причина отказа, и документ направляется на доработку.

Если документ согласован, сделка меняет статус на «Договор».

На стадии «Договор».

Ставится две задачи:

• Подготовить договор и отправить по сделке

• Уточнить статус получения договора по сделке

В заданиях бизнес-процесса менеджер должен прикрепить шаблон договора и направить его клиенту на рассмотрение. 

Далее, по условию бизнес-процесса проходит цикл согласования договора.

По окончанию согласования договора, в сделку, будет добавлен, последний утвержденный вариант договора. 

Далее сделка переходит на стадию «Счет».

На стадии «Счет», бизнес-процесс предварительно проверяет, был ли согласован договор.

Если договор не согласован, то менеджеру придет соответствующее уведомление, о том, что требуется согласовать договор.

Если договор согласован, ставится задача на бухгалтера, для выставления счета.

После того, как счет будет выставлен и направлен клиенту.

Задачу следует закрыть, а сделка автоматический перейдет на статус «Аванс». 

На стадии «Аванс» бизнес-процесс предварительно проверяет, был ли согласован договор.

Если договор не согласован, то менеджеру придет соответствующее уведомление, о том, что требуется согласовать договор.

Если договор согласован, ставится задача на менеджера и бухгалтера на контроль оплаты от клиента. Когда от клиента будет получена оплата, задачу требуется закрыть. А сделка автоматически перейдет на статус  «ТЗ для конструктора».

На стадии «ТЗ для конструктора».

Автоматически ставиться задача, от главного проектировщика на конструктора.

Конструктор в задачу должен прикрепить основное Техническое задание, по которому будут проходить работы по сделке.

Главный проектировщик, должен согласовать прикрепленный документ технического задания.

Кроме этого через бизнес-процесс в сделку будут выводиться следующие данные:

• Бюджет проекта;

• Чертеж от конструктора;

• Техническое задание.

После сбора всех данных, работа на воронке «Линия» завершается, и сделка переходит на другую воронку. 

Преимущества внедрения:

С помощью разработанного бизнес-процесса, сделки движутся автоматически по воронке продаж. Во внимание взяты все нюансы в работе, как с клиентом, так и между сотрудниками. Убран человеческий фактор, на каждом шаге сделки, система напоминает сотрудникам, на что им необходимо обратить внимание, какую задачу следует выполнить и какие документы требуются на каждом шаге запросить, сформировать и предоставить для клиента или сотрудника. 

Работы по проекту продолжаются.