CRM с доработкой бизнес-процессов для поставщика климатического оборудования

1. Краткая информация о клиенте

ООО «Синерджи солюшенс» работает на рынке инженерных систем с 2011 г. Компания осуществляет работы по проектированию, поставке оборудования, монтажу и обслуживание инженерных систем.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Так как компания занимается проектной деятельностью и реализует инженерные решения в промышленных масштабах, при внедрении CRM стояла общая задача - организовать пространство таким образом, чтобы сотрудники могли полноценно управлять проектами при участии сторонних поставщиков, а руководители имели возможность отследить прогресс на всех стадиях работы.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

- Внедрение CRM с новой вкладкой, созданной специально для управления объектами.

- Оформление кастомизированного отчета о ходе выполнения работ.

- Создание двух бизнес-процессов: по утверждению КП и согласованию договора.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты. 5. Преимущества от внедрения

·       В раздел CRM добавили новую вкладку Объекты. Объект - это конкретный проект, в рамках которого ведутся работы по установке и/или обслуживанию климатических систем.

При создании нового объекта пользователь заполняет такие поля, как название, площадь, адрес объекта, тип объекта, тип строительства, стадия, статус. Часть полей являются обязательными для заполнения.

При клике на уже существующий объект открывается страница объекта, где пользователь может посмотреть, на какой стадии находится проект, в каком он статусе, кто из сотрудников имеет доступ к информации по объекту, общую таблицу по контрагентам, виды работ по объекту, прикрепленные файлы, связанные задачи (активные и закрытые), связанные сделки и документы (активные и закрытые), историю сделок, документов, свойств объектов и связей.

·       В карточку Сделки добавлена специальная вкладка "КС-6" с отчетом по ходу выполнения работ. Работы по проекту сдаются поэтапно, и этот отчет позволяет руководству видеть прогресс и планировать дальнейшее финансирование. Уровень пользовательского доступа к отчету зависит от должности сотрудника: одна роль предполагает только просмотр данных, другая - внесение данных и редактирование, третье - внесение данных, редактирование и утверждение данных за период. Также есть возможность скачать таблицу работ за определенный период времени.

·       Бизнес-процесс "Утверждение коммерческого предложения"

В рамках создания бизнес-процесса на основании шаблона, предоставленного заказчиком, была создана специальная форма для генерации коммерческого предложения (КП). Эта форма включает в себя таблицу с набором работ и материалов для конкретного проекта.

- Менеджер запускает бизнес-процесс и составляет базовое описание КП, а также список предполагаемых товаров и услуг.

- Эта информация последовательно отправляется нескольким ответственным сторонам. Задача ответственного сотрудника - утвердить или отредактировать сделанное на предыдущем шаге.

- После внесения корректив всеми ответственными сторонами, КП возвращается к менеджеру. Если он утверждает КП, документ генерируется автоматически и прикрепляется к Сделке. Если менеджер снова вносит исправления, он заново отправляет процесс следующей по цепочке ответственной стороне, и далее процесс линейно следует от сотрудника к сотруднику.

- Согласованное КП менеджер скачивает в формате Word и отправляет клиенту.

- Получив согласование от клиента, менеджер вручную завершает бизнес-процесс.

Бизнес-процесс “Согласование договора”

В рамках создания бизнес-процесса был реализован сценарий, при котором комментарии сохраняются в раздел истории с датой, зафиксированной на момент работы пользователя с процессом, а отредактированные файлы сохраняются на Диск в Битрикс24.

- Менеджер запускает бизнес-процесс и прикладывает файл docx с договором.

- Далее договор проходит согласование с несколькими ответственными сторонами. На каждом шаге согласования ответственный сотрудник скачивает файл, вносит правки в режиме правки в MS Word, заново прикрепляет отредактированный файл, а также может оставить комментарий к бизнес-процессу.

- Последним договор согласует генеральный директор. Он также может внести правки, и в этом случае обязан оставить комментарий о сути правок и нажать на кнопку "Есть замечания". В этом случае процесс возвращается менеджеру, а менеджер запускает повторное согласование со всеми ответственными сторонами.

- Если у генерального директора нет замечаний, он нажимает на кнопку "Согласовано". В этом случае процесс также уходит менеджеру.

- Менеджер распечатывает договор и отдает на подпись генеральному директору. Затем менеджер вручную завершает процесс.

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

- Руководство может отслеживать прогресс по проектам для планирования дальнейшего финансирования.

- Отдел продаж может оперативно и с меньшими трудозатратами составлять коммерческое предложение для клиентов.

-Менеджеры проектов ведут свои проекты в единой системе. Информация не теряется.