Интеграция «Битрикс24» для компании «Geed»

Компания «Geed» – одно из крупнейших рекрутинговых агентств в Москве, Наро-Фоминске, Обнинске. Занимается подбором служащих и рабочих для различных организаций, ИП, крупных и небольших фирм, частных лиц. Было принято решение внедрить «Битрикс24», чтобы оптимизировать работу с претендентами на вакансии, а также улучшить управление и контроль.

Поставленные задачи

С помощью «Битрикс24» планировали:

· увеличить количество отзывов на объявления по трудоустройству;

· оперативно отсортировывать звонки, отвечая на целевые и отбрасывая спам;

· улучшить работу консультантов и менеджеров компании, создав четкую, стройную базу данных, инструкций и отчетности;

· оптимизировать работу с клиентами компании, увеличить списки работодателей и соискателей;

· уменьшить время реагирования на поступивший звонок;

· обеспечить контроль и своевременное реагирование на отказы от собеседований и положительные результаты переговоров.

Ожидаемым итогом должно было стать увеличение количества объявлений и звонков от потенциальных работников, а также – упрощение работы консультантов и менеджеров с помощью современных инструментов, предлагаемых системой «Битрикс».

Аутсортинговая компания «Geed» является посредником между работодателем и гражданами, желающими найти достойную работу по специальности. Функции, которые берет на себя коллектив фирмы, многогранны:

· размещение объявлений на наиболее подходящих площадках с учетом целевой аудитории – СМИ, рекламные щиты на улицах и в подъездах, газеты;

· прием и последующая сортировка звонков;

· ведение переговоров с клиентами, поиск подходящих кандидатур;

· приглашение на собеседование и подведение итогов.

Целью работы является выполнение заявки от работодателя и удачное трудоустройство для соискателя.

Обнаруженные недостатки

· пообщались с руководством компании, оценив эффективность управления и текущую ситуацию;

· опросили управляющий персонал и ведущих менеджеров с целью уточнения порядка работы и возникающих в процессе проблем;

· оценили объем требующей обработки информации, примерное количество поступающих объявлений и звонков;

· провели исследование инструментов, способов обработки и хранения информации – какие программы были установлены ранее, использовалась ли CRM

По результатам проведенной опытными бизнес-аналитиками работы, были сделаны выводы. Предыдущая CRM-система перестала отвечать возросшим требованиям. Также, компания планирует значительно расширить свои горизонты, увеличить клиентскую базу и количество звонков. Чтобы консультанты успевали реагировать на изменения ситуации, оповещения клиентов и соискателей запаздывали. Возникла необходимость в надежной, функциональной системе, которая структурировала бы потоки информации и улучшила контроль за ситуацией в целом. Выбор компании пал на Битрикс24.

Проведенные работы

Закончив анализ и набросав основные тезисы, мы уточнили пожелания заказчика. Оформили подробный список предложений и улучшений, дополнив ряд требований к функциям новой системы. Согласовали каждый пункт с руководством компании, внесли уточнения. После этого приступили к работе:

· составили блок-схему, наглядно иллюстрирующую все этапы работы сотрудников компании, от размещения объявлений и поступления первого звонка до итогового отчета менеджера об успешной сделке; (скриншот схемы)

· тщательно проанализировали и перенесли макет все варианты развития событий, включая поступление спама, отказ соискателя от предложенной работы или неявку на собеседование;

· переложили готовый результат на техническую часть Битрикс24, с учетом всех особенностей деятельности компании;

· проверили эффективность, надежность и безотказность работы системы, устранили найденные баги;

· установили продукт на информационные носители, настроили его индивидуально под нужды компании;

· провели консультацию и обучение пользования продуктом, рассказали о возможностях новой системы.

Результатом проведенной работы стала стройная, функциональная система, позволяющая оперативно реагировать на поступающие по различным каналам сообщения и изменения обстановки, сортировать и обрабатывать информацию.

Достигнутые результаты

Благодаря внедрению Битрикс24, были внесены следующие изменения:

· эффективная работа с юридическими и физическими лицами и частными предпринимателями;

· строгий учет источников входящих звонков;

· все бизнес-процессы компании внесены и учтены системой;

· проектирование, краткосрочное и долговременное планирование для отделов и персонала, отслеживание результатов;

· единое информационное поле, позволяющее сохранять, редактировать и согласовывать все текущие рабочие моменты, отчеты, файлы;

· возможность ограничения доступа сотрудников к документам, настройки прав доступа;

· для сотрудников внесена база должностных обязанностей, руководства к действию, база примеров;

· возможность плотного и плодотворного сотрудничества с работодателями и соискателями, поиск наиболее подходящих для них по всем параметрам вариантов;

· ведение клиентов от первоначального звонка до получения положительного результата – подписания соискателем договора и успешной деятельности на новом месте;

· составление итоговых отчетов по результатам работы менеджеров.

Система стала единой базой что позволяет любому сотруднику выполнять свои обязанности из любой точки мира, где есть доступ в интернет.

А самое главное – для прозрачности своей работы мы использовали Backlog, доступный для заказчика в любое время. Это очень удобный способ видения и контроля процесса внедрения. Как для заказчика, так и для исполнителя. Backlog содержит список всех задач по внедрению Битрикс24. В нем содержатся все внедренные улучшения и обновления, от составленной блок-схемы до возможности обучения сотрудников по максимально эффективной методике. С его помощью можно в режиме реального времени отслеживать и проверять работу отдельных сотрудников и компании в целом, оперативно реагировать на изменения обстановки.

Являясь экспертами в области новейших систем управления бизнесом, мы ответственно заявляем: работа с нами гарантирует успешное освоение и дальнейшее использование системы «Битрикс24». А значит – рост клиентской базы и доходов, более эффективную работу персонала и возросшие возможности управления делами компании.