Вентра

    Компания «Ventra» — специализированный провайдер, оказывающий широкий спектр услуг в сфере управления бизнес-процессами. Основана в 2002 году. Благодаря накопленному опыту и глубокой отраслевой экспертизе Ventra строит долгосрочные отношения со своими клиентами, многие из которых входят в список крупнейших мировых корпораций. Компания оказывает услуги в сфере аутсорсинга бизнес-процессов и управленческого консалтинга.

    Управление внутренними и внешними процессами в такой крупной компании немыслимы без корпоративного портала, объединяющего в себе функции социальной сети, CRM и задачника. При этом этот портал необходимо связать с внешними сервисами, например с 1С.

    Так как несколько сотрудников ответственных за проект имели опыт работы с Битрикс24 выбор в пользу него был сделан сразу,

    Несмотря на то, что компания «Ventra» занимается аутсорсингом бизнес-процессов для своих клиентов, для внедрения Битрикс24 она искала партнера. В ходе диалога с нашими специалистами представители организации-заказчика остановили выбор на нашей компании.

    Детальный анализ бизнес-процессов организации помог сформировать следующие цели внедрения:

1. Создание единого информационного пространства для менеджеров отдела продаж и сотрудников компании в целом;

2. Обеспечить сегментацию клиентов по источникам (личное посещение, входящий звонок, сайт итд.) и целям обращения.

3. Настройка каналов связи (телефония, почта, открытые линии);

4. Система уведомлений, которая рассылала бы уведомления при смене статусов Лида или Сделки, или при приближении определенных дат указанных в пользовательских полях этих сущностей;

5. Настройка бизнес-процессов по согласованию документов, кадровому делопроизводству, внутренним процессам компании (маркетинговые компании, создание условий на рабочих местах, организации мероприятий и т.п.);

6. Интеграция с 1С ЗУП для обмена пользовательскими справочниками на базе универсальных списков;

7. Обучение сотрудников всем функциональным возможностям Битрикс24; 

    Так как одним из основных критериев удачного внедрения заказчик считал «безболезненный» переход от старой модели работы к новой (работе внутри корпоративного портала Б24), важным аспектом было вовлечение сотрудников в использование системы как повседневного инструмента.

    В первую очередь решался вопрос создания единого информационного пространства. Был создан портал, настроены воронки Лида и Сделок в нескольких направлениях (Розничные и оптовые продажи, Техническое обслуживание и Аренда). Созданы и добавлены пользовательские поля, в которых отражается вся необходимая информация по клиенту и сделке с ним. Было создано пользовательское поле «Цель обращения», а список источников обращений был дополнен новыми значениями, что обеспечило возможность эффективной сегментации клиентов.

    Была настроена система уведомлений, триггерами для которой послужили смена стадий Лида/Сделки и приближение дат, отраженных в полях типа «Дата» в карточках сущностей. После чего была настроена телефония и другие каналы связи (электронная почта и открытые линии).

    Далее были настроены бизнес-процессы по согласованию договоров, согласованию отпуска, приему нового сотрудника, предоставлению доступов, организации рабочего места, организации корпоративов и спортивных мероприятий.

    После настройки бизнес-процессов мы перешли к интеграции с 1С, для обмена пользовательскими справочниками.

    Завершающим этапом было обучение сотрудников и их вовлечение в работу внутри корпоративного портала. Вовлечение проходило через информирование о возможностях и решение задач внутри компании через постановку задач в Битрикс24.

1. В процессе реализации были достигнуты следующие результаты:

2. Создано единое информационное пространство для сотрудников компании.

3. Оптимизирован процесс взаимодействия с клиентами.

4. Вся информация по клиентам и сделкам хранится в удобном и надежном виде.

5. Пользователям предоставлены все популярные каналы коммуникации

6. Рутинные процессы, проходящие в компании оптимизированы

7. Благодаря интеграции с 1С нет необходимости дублировать информацию

    В результате внедрения сотрудникам организации заказчика была предоставлена не просто система, которая работает, а инструмент, который повышает эффективность взаимодействия, обладает множеством функций и, при должном подходе достаточно прост в освоении.