ВьетКафе

   Первая в России сеть ресторанов вьетнамской кухни «Вьет Кафе» выросла из небольшого кафе, открытого в 2006 году в г. Москва. Сейчас сеть объединяет 20 ресторанов в Москве, Рязани, Алма-Ате и Лондоне. Сеть быстро расширяется. Открытие новых ресторанов и операционное управление уже существующими требует колоссальной организационной работы.

   До внедрения Битрикс24, для управления столь сложной совокупностью процессов заказчик использовал продукты Microsoft Office и схожее с ним ПО. Сотрудники отдела развития заказчика общались по средствам мессенджеров, а отчеты и фотоотчеты предоставлялись через Google Docs или также в мессенджере. Это приводило к тому, что зачастую было сложно отыскать ту или иную информацию по объекту спустя несколько месяцев после завершения работ. Так как данные по ранее завершенным проектам были необходимы для анализа и расчета рентабельности (в разрезе стоимости, труда и время затрат) было принято решения использовать систему которая обеспечит сохранность данных, их легкий и быстрый поиск, а также даст возможность сотрудникам взаимодействовать между собой в понятной и удобной среде.

   Выбор пал на Битрикс24, т.к. корпоративные порталы на базе Битрикс24 зарекомендовали себя как удобный для проектной работы инструмент. Решающим был факт того, что Б24, по сути, отвечал всем запросам заказчика. Для консультации по вопросу внедрения заказчик обратился к нам. В процессе диалога руководство компании-клиента пришло к выводу, что мы тот партнер, который способен внедрить Битрикс24 быстро, качественно, а главное с четким пониманием того, что ему нужно.

   В процессе анализа деятельности компании выявились следующие требования к будущей системе:

1. В связи с быстрорастущим штатом, а также тем, что действующим менеджерам компании необходимо было ставить друг другу задачи и контролировать их исполнение. Часть задач должна была ставится регулярно, с определенной периодичностью.

2. Также была потребность организовать хранение информации (отчеты и фотоотчеты) про проделанным работам.

3. Для успешной реализации проекта по открытию нового ресторана сети в отдел по развитию должна быть предоставлена вся необходимая информация (общая и полезная площадь, схема расположения, информация об исполнителях строительных, отделочных и ремонтных работ итд.) по каждому объекту.

4. Для сокращения времени утверждения и согласования документов необходимо было настроить бизнес-процессы таким образом, чтобы на каждом этапе реализации объекта вся необходимая информация была предоставлена лицам, принимающим решения.

   Обсудив требования и функционал доступный в различных тарифных планах был выбран тариф «Компания». Этот тариф давал максимальные возможности настройки под индивидуальные нужды организации и оставлял пространство для последующего масштабирования.

   Внедрение больше затрагивало «внутреннего клиента» - сотрудников. В первую очередь решался вопрос создания единого информационного пространства. Благодаря тому, что все необходимые инструменты (внутренние чаты, задачи, Живая лента, возможность создания групп и проектов, встречи, календарь компании) доступны в системе сразу – с этой задачей мы справились легко и непринужденно.

   Далее в разделе «Группы» был создан проект, который содержал типовые для открытия новой точки задачи. Задачи были связанны между собой в диаграмме Ганта. В последствии этот проект используется как шаблон создания новых проектов в короткий срок.

   Далее был настроен ряд бизнес-процессов по согласованию документов и работам по каждому объекту.

   В завершении, большое внимания пришлось уделить вовлечению сотрудников в работу и коммуникациям именно внутри портала. Вовлечение сотрудников в работу с Битрикс24 проходило через информирование о возможностях, решение задач внутри компании через постановку задач в Битрикс24.

   В процессе реализации были достигнуты следующие результаты:

1. Создано единое информационное пространство для сотрудников компании.

2. Оптимизированы процессы хранения информации, ведения проектной работы, постановки задач и учета времени работ по объекту.

3. Вся информация по объекту хранится в удобном и надежном виде.

4. Проведено обучение сотрудников организации-заказчика пользованию системой.

    Отзыв клиента.

   Сотрудники компании Битроид быстро внедрили нам Битрикс. Обучили наших менеджеров по развитию и других сотрудников. Сейчас они оказывают нам техническую поддержку. Мы планируем сотрудничать с этой компанией дальше.

   Мария Кунова, помощник генерального директора по организационному развитию и контроллингу.