Внедрение Битрикс24 в компании АО рекламное агенство Максима

РА «Максима»

MAXIMA - медийное рекламное агентство, существующее на рынке с 1992 года.

Сейчас в связи с карантином компания перешла на удаленную работу, но с CRM-системой компания познакомилась еще раньше. Несколько лет назад клиент обратился к нам с целью создания портала для взаимодействия с обширной сетью автомобильных дилеров по всей РФ.

Для реализации этой задачи был проведен анализ CRM-систем, в поиске инструмента, позволяющего объединить и скоординировать работу в единой системе и создать возможность контролировать затраты рекламного бюджета, используемого дилерскими центрами в одном портале. Так как функционал Битрикс24 был наиболее обширным и удобным в использовании было принято решение использовать его. Для заказчика было важно наладить процесс уточнения рекламных кампаний, так как ранее эффективного канала для обмена информацией между дилерскими центрами о процессах перераспределения рекламного бюджета не было.

Чтобы реализовать заказ пришлось прибегнуть к программированию, но проблем в ходе выполнения задачи не возникло, чтобы сделать тонкую настройку для действительно эффективного инструмента на связи всегда были сотрудники компании. Для реализации задачи были настроены следующие бизнес-процессы: списки бюджетов, брифов, изменения бюджетов и оценки работы рекламного агентства.

В списки сотрудники компании теперь вносят информацию о квартальном бюджете для каждого дилера и на каждую модель автомобиля. При создании этого элемента был запущен бизнес-процесс по согласованию лимита. Теперь в процессе работы бюджет меняться в зависимости от того, сколько уже потрачено на рекламу, а дилерам приходят уведомления, что для них выделен бюджет на определенную модель автомобиля и на определенный месяц. Теперь с помощью бизнес процессов компания может легко перераспределить бюджет и даже высчитать среднюю оценку работы рекламного агентства.

В компании часто случается ситуация, когда требуется перераспределить бюджет внутри одного дилера по месяцам. В этом случае дилер создает элемент списка, месяцы и модели, по которым планирует перераспределить свои бюджеты. После этого перераспределение уходит на согласование в отдел продаж. Если отдел продаж согласовывает перераспределение, то в первом списке все данные меняются на актуальные. Если отдел продаж не согласовывает, то дилеру приходят замечания с возможностью их устранить.

После завершения работ по внедрению и настройке бизнес-процессов описанных выше мы провели обучающий вебинар для сотрудников, ознакомили с рабочими инструментами, налаженными процессами и записали видео-инструкции, чтобы сотрудники организации могли вернуться к обучению, в случае необходимости. В результате работы в РА «Максима» теперь налажена система отчета о затратах в задачах и проектах. Благодаря чему теперь каждый дилер, из любой точки страны может в два клика согласовать бюджет или отчитывается о затратах.