Корпоративный портал — «БЛ ГРУПП»

О компании

Международная светотехническая корпорация «БООС ЛАЙТИНГ ГРУПП» (БЛ ГРУПП) - крупнейший российский производитель оборудования для наружного, промышленного, спортивного и архитектурно-художественного освещения. Более 65% осветительных приборов, используемых в России для наружного освещения, изготовлены на заводах БЛ ГРУПП.

Компания обладает широкой филиальной сетью в нескольких городах России, располагает собственными исследовательскими, инженерными и производственными ресурсами. 7 заводов БЛ ГРУПП расположены в России, Испании и Германии. Численность персонала - 5000 человек.

О ситуации

Несколько лет компания пользовалась интранет-порталом, разработанным на заказ внешним подрядчиком. Т.к. решение не было тиражируемым, системная работа по его обновлению и развитию разработчиком не велась.

Со временем руководство БЛ ГРУПП пришло к пониманию, что дальнейшие инвестиции в развитие собственного решения нецелесообразны. Компания изучила возможности представленных на рынке тиражируемых решений и остановила свой выбор на Битрикс24. Возможности платформы и динамика ее развития, отзывы тысяч пользователей и наличие внушительной партнерской экосистемы убедили компанию в правильности принятого решения.

БЛ ГРУПП провела тендер, пригласив в него ведущих системных интеграторов, обладающих экспертизой в области внедрения интранет-порталов для крупных холдинговых структур. Победителем тендера стала компания Эм Си Арт.

Цель проекта

В холдинге БЛ ГРУПП работает более 5000 сотрудников. Для компании такого масштаба развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций является частью долгосрочной корпоративной стратегии. Перед сотрудниками Эм Си Арт стояла непростая задача: с помощью портала создать современную площадку для комфортного и продуктивного общения между сотрудниками, повысить их информированность и мотивацию, оптимизировать процессы совместной работы над задачами и отслеживания достигнутых результатов.

О внедрении

Прототипирование

Так как проект был масштабным и затрагивал интересы тысяч сотрудников, было крайне сложно заранее согласовать возможности и внешний вид каждого раздела и процесса. Команда Эм Си Арт вела разработку через прототипирование: сначала отрисовывали прототип, демонстрировали взаимодействие и только после согласования с заказчиком приступали к реализации функционала. Такой подход позволил поэтапно решать задачи, стоящие перед БЛ ГРУПП, на каждом шаге убеждаясь, что все участники процесса одинаково понимают ожидаемый результат.

Интеграции

Чтобы каждый сотрудник мог легко и быстро зайти в интранет, реализована интеграция с Active Directory, настроена прозрачная NTLM-аутентификация. Портал доступен для всех сотрудников компании. Не имеющие стационарного рабочего места специалисты могут подключаться к порталу с мобильных устройств.

Возможности портала

Корпоративная газета

На портале реализован функционал корпоративной газеты. Благодаря регулярным публикациям все сотрудники могут быть в курсе важных событий, в том числе происходящих в самых удалённых отделениях холдинга.

Достижения компании

В разделе «Достижения» публикуется информация о результатах работы компании, наградах, значимых фактах. Эта информация помогает сотрудникам видеть конечные результаты своего ежедневного труда и поддерживает чувство гордости за принадлежность к команде БЛ ГРУПП.

Фотогалереи

Функционал фотогалереи БЛ ГРУПП использует для размещения фотографий выполненных проектов, многие из которых очень зрелищны и вызывают заслуженную гордость у всех сотрудников.

Также есть галерея с фотоотчетами с выставок и других отраслевых мероприятий, в которых компания активно участвует.

Структура компании

В структуру холдинга БЛ ГРУПП входит больше десятка дочерних предприятий, список департаментов и отделов включает сотни пунктов. Горизонтальное отображение структуры растягивало схему и затрудняло восприятие. Внедрение модуля Эм Си Арт «Визуальная структура компании» помогло перейти на древовидное отображение структуры. Новая визуализация помогла сотрудникам легче ориентироваться в большом количестве подразделений.

Автопоздравления

Даже если в компании 5000 сотрудников, поздравить с днем рождения важно каждого. Но ежедневное сочинение поздравлений и подбор открыток конвейерным методом – дело изматывающие.

В БЛ ГРУПП решили эту задачу так: сотрудники кадровой службы регулярно готовят несколько вариантов поздравлений и подбирают подходящие случаю открытки, а робот на интранет-портале каждое утро делает выборку именинников, публикует поздравление в живой ленте и отправляет открытку по электронной почте.

Наличие нескольких вариантов тестов и изображений помогает избежать ситуаций, когда несколько человек получают одинаковое поздравление. Каждое сообщение выглядит уникальным. Т.к. публикация размещается для конкретного отдела или группы, живая лента не превращается в бесконечную череду открыток, замыливающих взгляд.

Поиск друзей по интересам

Ещё одним важным инструментом формирования благоприятного внутреннего климата в компании является модуль Соратники. Приходя на работу, каждому хочется не только выполнять свои функциональные обязанности, но и быть среди людей, близких по духу и взглядам.

На новом портале каждый сотрудник может указать в профиле свои интересы и увлечения. Кликнув на любую запись, можно открыть список людей, указавших такую же сферу интересов. Найдя единомышленников, коллеги объединяются в группы, общаются как на портале, так и оффлайн-формате. Небольшая функция становится началом большой дружбы.

Бизнес-процессы 

Как и в любой крупной компании, у БЛ ГРУПП есть много рутинных задач, каждая из которых не сложная сама по себе, но отнимает массу времени, т.к. повторяется десятки и сотни раз. С ними знаком каждый работодатель: кадровые вопросы, закупки канцелярии, оформление пропусков и тому подобные. Битрикс24 идеально подходит для автоматизации рутинных процессов.

На интранет-портале БЛ ГРУПП автоматизированы следующие бизнес-процессы:

·         «Заказ пропуска», отправляющий запрос на оформление гостевого пропуска для входа на территорию предприятия; 

·         «Заказ канцелярии и мебели», позволяющий каждому сотруднику отправлять заявку в департамент снабжения, инициируя процесс согласования и закупки;

·         Бизнес-процесс «Новому сотруднику», с помощью которого каждый новый сотрудник в свой первый рабочий день автоматически получает стандартизированные задания; 

·         Формирование отчётов об использовании мобильной связи. 

Виджеты

Так же для проекта был разработан ряд виджетов, формирующих единое информационное пространство для сотрудников: 

·         Виджет «Частые и служебные телефоны», позволяет создать уникальный список наиболее востребованных телефонов для каждого сотрудника через «Избранные» номера;

·         Виджет «Изображения с камер», транслирует видеоряд в режиме реального времени, позволяя сотрудникам быть в курсе происходящего и, например, планировать поход в столовую, оценивая прямо на рабочем месте количество обедающих в данный момент.

Календарь событий

В числе наиболее посещаемых разделов портала оказался Календарь событий, воплотивший в себе удобный функционал планирования для всех сотрудников компании.

Библиотека

Модуль Библиотека облегчает учёт и контроль использования бумажных книг, хранящихся в корпоративной библиотеке.

Результаты

По количеству пользователей интранет для холдинга БЛ ГРУПП оказался одним из самых масштабных проектов Эм Си Арт. Все сотрудники компании – более 5 000 человек – получили доступ к обновленному порталу и смогли общаться и работать в едином информационном пространстве.

Внедрение портала позволило существенно упростить такие рабочие процессы как управление ресурсами, работа с документами, планирование, общение в социальных и рабочих группах и многое другое.

Благодаря богатым возможностям Битрикс24 удалось сделать удобный инструмент для облегчения ежедневной рутины и функциональную площадку для неформальных коммуникаций.