"ВсёОГК"

Создание шаблонов документов и автоматизация документооборота.

О клиенте:

Компания «Все о ГОСКОНТРАКТЕ» основана в 2015г.

Основным направлением деятельности является консалтинг в области финансовых, бухгалтерских и юридических услуг: оптимизация всего комплекса продуктов для клиента, включая подбор банков-контрагентов, специализирующихся на реализации потребностей клиента.

Это открытие среднесрочных и долгосрочных кредитных линий, тендерное кредитование, банковские гарантии, овердрафты, факторинговые и лизинговые продукты.

Задача с которой обратился клиент:

Клиент пришёл к нам в компанию уже с работающей CRM Битрикс24. За пол года пользования порталом ему уже успели автоматизировать некоторые бизнес процессы.

Было автоматизировано формирование и отправка договора на почту клиенту.

Но, на момент обращения, договора уже устарели и их автоматизация никак не помогала в работе.

А самое главное - изменилось понимание построения работы в компании, которое тоже требовало изменений.

Проблемы:

Проблема №1

Договора и документы приходилось формировать в ручную.

Проблема №2

Предыдущий разработчик, который занимался внедрением и автоматизацией бизнес процессов в данной компании, отказался вести дальше клиента. Клиент искал надежного партнера на долгосрочное сотрудничество.

Проблема №3

Специалисты компании клиента не проходили обучение по пользованию CRM в классическом варианте.

Проблема №4

В процессе эксплуатации системы появлялись новые бизнес задачи.

Что было сделано:

Автоматизация документооборота.

Первое, что мы сделали, это конечно, изменили шаблоны документов, которые должны были отправляться на почту.

Был создан пакет документов из 12 шаблонов по различным направлениям, автоматизирован процесс формирования и отправки.

Это  дало возможность формировать менеджеру отправлять и формировать не по одному документу, а сразу несколько документов в зависимости от потребностей клиента.

Все документы складываются в одну папку и хранится в карточке клиента.

Таким образом, автоматизировался процесс документооборота, теперь не нужно было менеджеру следить за документацией, которая была отправлена, искать её и перекладывать из папки в папку.

Все документы автоматически подгружаются к карточке клиента и там хранятся.

А самое главное - это прозрачность всего процесса.

Теперь можно оперативно понять, что именно было отправлено клиенту и какие пакеты документов еще нужны.

Итог:

Клиент получил, в первую очередь, быструю работу своей компании. Скорость работы увеличилась в несколько раз.

Если ранее менеджер формировал документы для клиента вручную и тратил порядка 20-40 минут, то время сократилось до 2-3 минут.

С помощью автоматизации и разработки пакетов документов, менеджер полностью формирует пакет документов и отправляет письмо с прикрепленными документами за несколько кликов.