ООО "Интакто Групп"

Автоматизация документооборота компании Интакто Групп.

1.       Аудит компании и выявление основной проблемы

2.       Настройка CRM системы Битрикс24

3.       Автоматизация документооборота и заявок с сайта

4.       Обучение

5.       Тех. Поддержка

intacto-group.ru

О компании:

Интакто Групп – это компания, которая занимается ремонтом, диагностикой и продажей двигателей.

Основная их цель, когда они к нам пришли – разобраться, почему же внедренный самостоятельно Битрикс24 не работает. И в каком из отделов главная проблема – в отделе маркетинга и рекламы, или же в отделе продаж?

Проблема, с которой к нам обратился клиент:

1.     На момент прихода к нам, Интакто Групп вели учет клиентов в 1С, это означало, что потенциальные клиенты и лиды нигде не учтены и, соответственно, невозможно посчитать конверсию и эффективность обоих отделов. Без этих цифр и подсчетов понять, изменения в каком из отделов станет точкой роста, было невозможно.

После самостоятельного внедрения системы, компания Интакто Групп пришла к тому, что их менеджеры просто не работают в системе. Сопротивление со стороны менеджеров было настолько велико, что система просто не внедрялась.

Мы пришли, пообщались с менеджерами, провели анализ и поняли, что менеджерам не хватает знаний о том, как работать с Битриксом быстро, и при этом, у них есть возможность пользоваться своими старыми инструментами, ничего не занося в CRM и это происходило ежедневно, так как никто не контролировал данный процесс. Несмотря на то, что на тот момент сотрудники пользовались учетом рабочего времени и рабочими отчетами, они считали, что это долго, неудобно, они не понимали для чего еще может быть полезна данная система, ведь никто не пришел и не показал, как с этим работать. Не было и мотиватора, при котором бы не было выбора, работать или нет через Битрикс24.

2.     Так как в компании работают с юридическими лицами, то присутствует постоянный документооборот, и огромная часть времени сотрудников тратилась на формирование документации.

Все проходило в сложной манере: менеджеру приходилось запрашивать документ у бухгалтера, бухгалтер выдавал требуемый запрос через 1С и возвращал менеджеру для того, чтобы менеджер вручную отредактировал требуемые данные. Так как на всем пути формирования документации присутствовал человеческий фактор, то не были исключены ошибки, что значительно затягивало процесс документооборота.

Что было сделано:

1.     Настроили CRM согласно сценарию продаж клиента

2.     Провели несколько занятий с менеджерами и руководителем отдела продаж, научили пользоваться CRM, заносить в нужные места нужную информацию

3.     Что бы появилась мотивация, сделали бизнес-процесс документооборота, при котором документы могут формироваться по данным из Битрикс24.

Мы настроили систему таким образом, что весь пакет документов выписываться через функционал «создание документа», создали ряд бизнес-процессов, после этого написали пошаговую инструкцию и провели ещё обучение, по поводу того, как эти документы, счета формировать и выписывать.

Процесс пошёл, люди стали работать в Битрикс24, стало проще заполнить карточку в системе, чем выписывать документы. После обучения сотрудники больше не сопротивлялись работать в системе Битрикс24.

А главное, пришло понимание, что CRM не в нагрузку, а в пользу.

Заказчик же получил на этом этапе понимание о том, сколько клиентов и сколько лидов к ним приходит за выбранные им периоды времени. Получил информацию о том, какая конверсия и какая эффективность работы у каждого менеджера, за счёт этого сменился даже менеджерский состав, потому что выявили сильных, а слабые, не желающие принимать систему и работать, ушли самостоятельно.

Следующим шагом мы повышали конверсию самих продаж:

1.     Разработали систему, при которой, когда клиент заполняет заявку на сайте с какого-либо раздела, ему автоматически высылается уведомление, с благодарностью об обращении в компанию и красивое презентационное типовое предложение о том, что мы делаем, исходя из того, в каком разделе клиент эту форму заполнил.

2.     Создали способ распределения лидов, которые пришли с сайта, между сотрудниками, при котором из отдела продаж выбирается в произвольной форме менеджер, на которого назначается этот лид.

ИТОГ:

Появился учет клиентов, лидов перестали пропускать, повысилась конверсия, повысились продажи.