Внедрение бизнес-процесса для оптово-розничной компании "Союз-игрушка"

«Союз-игрушка» - одна из крупнейших оптово-розничных компаний по продаже игрушек, канцелярии и товаров для детей Уральского Федерального Округа. Розничные магазины находятся в Екатеринбурге и Челябинске. В 2014 года в Челябинске открылся новый, просторный, современный гипермаркет площадью почти 5000 м2.

Преимущества компании:

• Программа лояльности для постоянных клиентов

• Качественный сервис в магазинах

• Доставка в любую точку России

• Доступные цены

• Широкий ассортимент

Кадровая политика компании "Союз-Игрушка" предполагает создание команды квалифицированных сотрудников, ориентированных на результат.

Запрос:

Заказчик пришел с задачей оптимизации существующего бизнес-процесса согласования служебных записок. На момент обращения процесс был организован в “традиционном” формате - документ распечатывали, подписывали, сканировали и отправляли дальше по цепочке. Компания географически распределена по разным городам, поэтому руководители достаточно мобильны или находятся в одном из узлов компании, застать их на месте для подписания служебки составляло сложность. Из-за этого сроки согласования были сильно “раздуты”, рабочие процессы тормозились и были неэффективны.

Поскольку в компании уже активно использовали систему Битрикс24, все “нужные” люди (руководители подразделений, отделов) были в едином пространстве - мы предложили настроить данный бизнес-процесс в Битрикс24.

Что сделали:

Внедрение бизнес-процесса всегда непростая задача, поскольку нужно понять ключевые этапы, участников процесса, ограничивающие “подводные камни” конкретной компании. 

Поэтому первым шагом мы выяснили ключевые потребности и описали желаемый результат. 

Основная цель служебных записок - согласовать какой-либо рабочий процесс, в котором участвуют 2 основных сотрудника (Инициатор и Ответственный). Также могут быть наблюдатели, но они не вмешиваются в процесс. Инициатором может быть любой сотрудник. К примеру, офис-менеджер запрашивает сумму денег на закупку канцтоваров в офис.

Было настроено 2 типа бизнес-процесса: простой (прямая служебная записка) и сложный (служебка с согласованием).

Для запуска процесса Инициатору необходимо зайти в живую ленту Битрикс24, нажать кнопку "Еще" и выбрать из списка необходимый тип.

В зависимости от выбранного бизнес-процесса Инициатору необходимо внести данные в поля. Количество полей отличается. Для простой служебки достаточно ввести название, ответственного и наблюдателей. Служебка с согласованием требует обязательного заполнения бОльшего количества полей: название, подробное описание сути задачи, ответственного и наблюдателей.

1. Прямая служебная записка. 

Инициатор публикует текст или скан запроса. Выбирает Ответственного из пользователей Битрикс24. Если у данного пользователя есть руководители, то они назначаются Наблюдателями (при необходимости). К примеру, если служебку направляют на маркетолога, то Наблюдателями должны быть и начальника отдела маркетинга (непосредственный руководитель) и гендиректор.

После этого приходит уведомление для Ответственного, который может либо принять служебную записку, либо отклонить и отправить на доработку. Количество итераций не ограничено. После финального согласования Ответственному ставится задача на выполнение и далее уже он перемещает ее на подходящего исполнителя запроса.

С момента отправки в работу не допускается редактирование исходной публикации документа.

2. Служебка с согласованием. 

Здесь более сложный процесс, так как пути согласований могут варьироваться в зависимости от темы запроса. 

Покажем на примере базового сценария: сотруднику X необходимо получить согласование какого-либо вопроса, решение по которому могут принять только учредители. Пока опубликованная служебка не пройдет все необходимые нижестоящие инстанции с утверждением на каждом, учредителям не приходят уведомления о необходимости принять решение.

Цепочка согласований следующая: непосредственный руководитель - отдел безопасности - финансово-бухгалтерская служба - юридический отдел - конечные подписанты-учредители (их может быть несколько, достаточно любого одного утверждения).

В конце всего процесса учредителями назначается Ответственный за выполнение.

В результате оптимизации бизнес-процесса и перевода его в Битрикс24 время на утверждения служебных записок и принятия решений сократилось в 2-3 раза.