Внедрение корпоративного портала и автоматизация ключевых процессов в компании «Тэк-Торг»

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Тэк-Торг - федеральная электронная торговая площадка для проведения всех видов электронных закупок.
В настоящее время на электронной торговой площадке функционируют 9 секции, в том числе крупнейших компаний России – ПАО «НК «Роснефть», ОАО «РЖД», ООО «Газпром Бурение» и др.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Для клиента было необходимо внедрить корпоративный портал, в который включить функционал: внутренней площадки для коммуникации, документооборота (workflow), управления поручениями, развития и автоматизации процессов компании.

С КАКИМИ ЗАДАЧАМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

Основная задача - повышение внутренней эффективности работы компании. Для этого было важно внедрить корпоративный портал, в который включить функционал кадровых процессов, внутреннего документооборота (workflow) и управление поручениями.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ И ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Брендирование портала

Целостность компонентов корпоративного стиля визуально определяет связь между компанией и продуктом.

Для Тэк-Торга мы разработали и установили модуль по изменению цветовой схемы портала.

Решение позволяет настроить внешний вид практически любого элемента:

• Страницы авторизации;
• Шапка портала;
• Кнопки;
• Формы;
• Контент;
• Спрайты.

Интеграция

Для удобства работы с порталом мы произвели следующие доработки:

• Синхронизация данных с 1С: ЗУП и Active Active Directory.Организационная структура компании, сотрудники компании, кадровые перестановки.
• Подключение RSS лент. Теперь все новости компании, публикуемые на канале в Youtube и в группе компании на Facebook автоматически публикуются на портале в Живой ленте пользователей.
• Интеграция с MS Outlook. Календарь, бронирование переговорных, задачи, контакты.

Автоматизация

Кадровые процессы

Мы упростили ведение 6 основных кадровых процессов за счет возможности оставлять заявки внутри портала.

Работник компании запускает в Живой ленте необходимый бизнес-процесс, заполняет поля и отправляет заявку.

После этого заявка проходит цепочку согласований от руководителя до отдела по работе с персоналом и другими отделами компании и успешно завершается.

Такой формат помогает оперативно решать рутинные процессы:

• Согласование отпуска;
• Согласования оплаты работы в выходной;
• Уведомление об увольнении сотрудника;
• Уведомление о расторжении договора ГПХ;
• Согласование командировки;
• Служебный перевод.

Согласование договоров

Для ускорения внутренних процессов компании мы реализовали возможность согласовывать договор прямо в портале.

Теперь сотрудник компании может запустить бизнес-процесс на согласование договора, указав при этом тип договора, контрагента, ссылку на договор, комментарий и многое другое.

Настроили привязку дополнительного соглашения к договору (из списка по ИНН/КПП). А на каждый тип документа и даже контрагента можно выставить согласующих по умолчанию.

Также пользователь может выбрать нужное число согласующих, назначив порядок прохождения документа. Если это не указать, уведомление придет всем одновременно.

Каждый согласующий может добавить дополнительных согласующих в процесс.

Если документ был не согласован хотя бы одним ответственным, то сотрудник получает уведомление о необходимости внести правки в документ.

Каждый новый цикл согласования будет обозначен цифрой (например: «Цикл согласования 2», «Цикл согласования 5» и т.п.)

После согласования автоматически формируется «Лист согласования с указанием предыдущих согласовавших, даты и времени получения задания, согласования и комментариев» в формате doc.

Инициатор процесса может скачать этот документ в задании процесса или с личного диска на портале.

Согласование функционального дизайна

На базе доработанного процесса “Согласование договоров” был разработан аналогичный процесс, но с измененной стартовой страницей запроса.

При заполнении заявка пользователь заполняет поля:
(далее процесс идет по своей цепочке согласований)

Управление поручениями

Реализована возможность задавать в поручении "Ожидаемый результат".

Если для выполнения поручения требуется больше недели, то 1 раз в каждую неделю исполнения ответственному необходимо отправлять отчет по проделанной работе.

Для этого его необходимо заполнять форму, содержащую следующие поля:

• Что сделано по задаче;
• Что планируется сделать;
• Отклонения;
• Сложности;
• Возможность вставить ссылку или прикрепить файл.

Постановщик поручения может назначить частоту получения отчета по поручению.

Для этого при создании задачи добавлено свойство “Частота заполнения отчета” с возможность выбора:

• Раз в неделю
• Раз в месяц

В любое время ответственный сотрудник сможет заполнить данный отчет в соответствующем разделе в задаче.

При завершении задачи ответственный видит всплывающее окно с просьбой заполнить отчет.

Для этого необходимо заполнить форму, содержащую следующие поля:

• Что сделано;
• Отклонения;
• Сложности;
• Возможность вставить ссылку или прикрепить файл.

Также настроена возможность печати схемы с задачами по необходимому фильтру. Теперь руководитель сможет в два клика распечатать отчет по всем задачам и проектам, взять его на совещание или приложить к реестру документации.

Преимущества от внедрения

Корпоративный портал Тэк-Торг стал отличной платформой для структурированной и четкой работы.

Согласование договоров теперь занимает значительно меньше времени, что положительно сказывается на работе отдела. 

Итог

В рамках внедрения корпоративного портала мы разработали систему, автоматизирующую ключевые бизнес-процессы компании, и обеспечивающую коммуникативные и развивающие функции.

Важной составляющей разработки портала была интеграция с 1C:ЗУП и Active Directory.