Кейс по компании ХолдИнвест

Город/филиалы: Тверь

Сфера деятельности: оптовая торговля

Число сотрудников: от 20 до 50

Кол-во рабочих часов: 25

Клиент пришел через приложение Битрикс24, для решения вопроса с документами. До этого он уже активно использовал CRM-систему, выставление документов финансовым отделом было очередным шагом на пути к автоматизации.

Как выполняли

Работы по автоматизации начались с глубокого аудита. Бизнес-аналитик INVO Group разобрал бизнес-процессы компании, разбив их на четыре логических части:

1. Менеджер запрашивает у бухгалтера счет и накладную, а также проверяет правильность документов.

2. Выставленные документы согласовываются обеими сторонами.

3. Акты сохраняются в архиве на Диске Битрикс24.

4. Информация об оплате заносится, товарная накладная выставляется в поле карточки Сделок.

Мы провели настройку и внедрение, оптимизировав действия сотрудников компании. Теперь блок выставления состоит из:

• Запрос дополнительной информации. Менеджер может указать нужный документ или внести информацию о товаре.

• Проверка. Стандартные акты проверяются по ряду условий.

• Подготовка счета. Документ уходит бухгалтеру, который вносит номера счета и дату.

• Утверждение документа. Обязательная проверка ответственным лицом с записью в CRM.

• Запись данных в карточку. Информация со счета подгружается в Сделки автоматически.

• Уведомления. Всем причастным рассылаются сообщения о новом задании.

• Работа с товарной накладной. Все действия не только автоматически двигаются по ответственным лицам с жестко заданным сроком ответа — данные из накладной передаются в CRM без потерь.

Благодаря проведенных работам по оптимизации у «Холдинвеста» заметно сократился объем рутинных работ, а сам цикл проведения документов стал намного короче.

Работа с решением и итоги

Функционал системы используется постоянно, при каждой закупке или сделке. Автоматизация при помощи Битрикс24 не только сделала бизнес более прозрачным — она также сократила среднее время выполнения задачи и помогла сотрудникам меньше ошибаться.

Проект был выполнен сотрудниками компании за один рабочий день — благодаря качественному этапу подготовки, сложностей при внедрении не возникло. Клиент высоко оценил качество услуг, нацелен на автоматизацию своего бизнеса и далее.