Битрикс24 для автошколы «Формула»

О компании:

Автошкола «Формула» осуществляет подготовку водителей категории «А» «В», «В1», «М», «С» и «D»в городе Тюмени с 2012 года. За 6 лет выпускниками школы стали более 10 000 курсантов.

В распоряжении учеников автошколы «Формула» 16 современных учебных классов, удобно расположенных в различных районах города Тюмени. Три автодрома находятся в черте города и оборудован всеми необходимыми средствами для обучения в соответствии с новыми требованиями к учебным площадкам. Навыки вождения осваиваются на автомобилях иностранного производства (механика, автомат).

Лозунг компании:

«Формула уверенного вождения» - ведь только уверенный в себе водитель, может гарантировать безопасность для окружающих

Цель:
Стать лучшей автошколой УрФО по показателю сдачи государственного экзамена с первого раза.

Миссия:
Сделать «дорогу» – безопасной

Задача: Оптимизация внутренних процессов автошколы с помощью Битрикс24

Цель: Привести в порядок и вывести на новый уровень внутренний аспект работы автошколы с документами и курсантами.

Описание задачи:

1. Централизация хранения документов:
- Обеспечить безопасное и удобное хранение всех документов, связанных с обучением, включая информацию о курсах, инструкторах и учениках.

2. Автоматизация расписания:
- Оптимизировать расписание занятий и экзаменов для эффективного использования времени инструкторов и курсантов.
- Внедрить систему уведомлений и напоминаний для своевременного информирования всех участников.

3. Улучшение коммуникации:
- Создать чаты и группы для обсуждения важных вопросов.
- Вести электронные журналы успеваемости и посещаемости.

Ожидаемый результат: Повышение прозрачности и упорядоченности внутренних процессов автошколы, улучшение взаимодействия с курсантами и повышение общей эффективности работы.

Проделанная работа:

Первым делом был проведен брифинг руководителей автошколы для понимания внутренних процессов автошколы, ознакомление с текущей реализацией Битрикс24 (до нашего участия автошкола использовала CRM, но не в полной мере) и по итогу был подготовлен план проекта по которому в течение 6 месяцев мы плотно работали над его реализацией.

После согласования плана работ с руководителями автошколы мы приступили к настройкам CRM. В ходе составления плана работ было принято решение разбить на 3 воронки деятельность автошколы:

• Воронка продаж (процесс от первого контакта и до подписания договора)
• Воронка обучения (весь учебный процесс от первого занятия и до сдачи государственного экзамена ГИБДД)
• Воронка дополнительных услуг (в этом направлении работали с курсантами которые приходили на пересдачу государственного экзамена ГИБДД или приобретали дополнительное вождения для повышения навыков вождения)

Первой свою работу начала воронка обучения и в нее были перенесены все текущие курсанты с актуализацией этапов обучения, это дало четкое представление на каком из этапов находится каждый из 500 курсантов обучающихся в текущий момент.

В дополнении к реализации воронки обучения была реализована автоматическая генерация документов по группам курсантов и персональные документы, теперь администратор филиала не тратит пол дня на подготовку одного документа на группу, а готовит документ в пару кликов. 
Также была решена проблема хаоса в документах с внедрением автоматической генерации документов, теперь все документы были в едином стиле и не было такого, что в разных филиалах документ составляется или выглядит по разному, вишенкой на торте стало автоматическая нумерация документов, ведь раньше это было невозможно и кто то ставил номер документа, а кто то нет.

Итогом первого этапа работ стало персональное обучение с каждым администратором автошколы и сопровождение в ходе последующих этапов и ответы на вопросы. Внедрение воронки обучения закрыло текущие боли автошколы и дало импульс к дальнейшему развитию.

Вторым этапом была реализация воронки продаж и дополнительных услуг.

В воронке продаж были настроены роботы и бизнес-процессы таким образом, что при проигрыше лида или сделки в этот же момент создается автоматическая задача для контроля качества обработки и проведения анализа причины проигрыша лида или сделки. Это позволило держать руку на пульсе в общении с потенциальными клиентами и выявлять слабые точки в коммуникациях.

После 4 месяцев нашей работы над проектом, автошкола «Формула» стала лучшей автошколой в Тюменской области и это увеличило входящий поток заявок, администраторы стали не справляться с увеличившимся объемом обращений и это повлекло за собой ухудшение в работе с клиентами и клиенты стали теряться. 
В решении этой проблемы нам помогла автоматизация и сервис автоматического обзвона, робот звонит клиенту и спрашивает у клиента планирует ли он придти на обучение. Если клиент говорил нет то сделка автоматически проигрывалась, если клиент говорил да, тогда создавалась задача на администратора с целью позвонить клиенту повторно и запланировать встречу на подписание договора.
С внедрением автообзвона мы уменьшили количество совершаемых звонков администраторами, если сотрудник и звонил клиенту, то только после его предварительного согласия на обучение.

"Сейчас мы продолжаем сотрудничество и разрабатываем приложения для онлайн записи курсанта к своему инструктору, дальше развиваем автоматизацию в воронке продаж и обучение и интегрируемся с сервисами рассылки через мессенджеры, ведем администрирование портала и оказываем поддержку пользователей в работе с CRM."