Alfabetamedia (производство интерактивного оборудования)

"Альфабет Медиа" (г. Ростов-на-Дону) — компания, которая занимается проектированием, производством и поставкой мультимедийных трибун, сенсорных столов и информационных киосков. Работают с интеграторами мультимедийного оборудования, а также с конечным потребителем по всей России. Количество сотрудников работающих в Битрикс24 - 6 человек. 

Задачи с которыми столкнулись до внедрения

До полноценного внедрения компания уже использовала бесплатную версию Битрикс24 как task manager для того, чтобы организовать работу производства в единой среде и отслеживать ход работ по каждому заказу. Но из-за того, что сотрудники компании не до конца понимали как пользоваться обширным функционалом Битрикс24 вся работа в программе шла по наитию без какой либо автоматизации. 

После проведения первой бесплатной консультации сотрудниками компании INFO CLICK и демонстрации возможностей Битрикс24, которые позволяют сделать работу прозрачной и более удобной, перед внедрением были поставлены следующие основные задачи: 

1. Организовать работу отдела продаж по несколькими направлениям: прямые продажи, тендеры.

2. Наладить взаимодействие между отделом продаж и производством на этапе расчета и подготовки коммерческого предложение

3. Автоматизировать процесс передачи заказа на производство после подписание договора отделом продаж 

Для реализации данных задач мы подобрали оптимальную лицензию со всеми необходимыми возможностями, а по настройкам самого Битрикс24 заказчик выбрал именно нашу компанию, так как мы предложили реализацию задач по достаточно оптимальной цене и приемлемым срокам. 

Как проходило внедрение

Для того, чтобы определится как будем проводить автоматизацию сперва описали текущий бизнес-процесс, то есть как устроена работ с момента первого обращения до окончания производства. Все продажи мы разбили на 4 воронки: 1 воронка - прямые поставки, а остальные связанные с тендерами: Котировки, Аукуцион, Прямой договор с бюджетниками. 

Для работы в одном окне подключили инструменты Контакт-центра: Телефонию (арендовали номер и настроили маршрутизацию), Почту (подключили общую почту куда попадают заявки), виджет на сайт (обратный звонок, онлайн-чат, форму обратной связи), Вконтакте (подключена группа).

Чтобы упростить работу менеджеров настроили роботов, которые напоминают и подсказывают что делать на каждом шаге, шаблоны писем, чтобы не тратить время на составление повторяющегося текста письма для отправки брифа. А для автоматизации взаимодействия между отделом продаж и производством настроили автоматическую постановку задач в группы “Задачи на производство” и “Задачи на оценку”

Обучили персонал и руководителей компании, как правильно работать в CRM и запустили работать в новой системе. 

Результаты внедрения

По итогам внедрения мы создали единую цифровую среду работы не только отдела продаж, но и отдела производства, что позволило сэкономить время на переписку и поиску информацию по заказу, объективно оценивать насколько эффективно работают менеджеры, выстроить систему мотивацию на базе отчетов в CRM, а также разграничить о отстроить этапы работы как с бюджетными организациями, так и с коммерческими.