Как упростить подписание кадровых документов: опыт внедрения Битрикс24 КЭДО

Отправлять сотрудникам кадровые документы на подпись голубиной почтой – занятие, наверное, увлекательное, но малоэффективное.

Наш партнер-интегратор, компания WebMens, начал использовать Битрикс24 КЭДО+Госключ для своих кадровых процессов, и теперь рассказывает, что из этого получилось.

Если коротко: процесс стал быстрее и удобнее, сами продолжают пользоваться и внедрять своим клиентам. А если длинно – читайте в статье.

«Почему именно Битрикс24? Мы вот другим сервисом уже пользуемся…»,

– подумаете вы и потянетесь закрыть эту статью… Стойте! В WebMens тоже так сначала думали :)

Изначально мы использовали Контур Диадок. Нормально использовали, продукт хороший, никаких вопросов. Не устраивала по сути только цена. И тут выходит обновление Битрикс24, в котором появляется КЭДО+Госключ. На этой платформе у нас организовано всё рабочее пространство, плюс мы понимали, что наши клиенты захотят увидеть у себя функциональность КЭДО, поэтому решили протестировать её на себе. Мотивировало снижение расходов и удобство от организации документооборота внутри одной платформы.
WebMens

Подписание кадровых документов онлайн становится логичным продолжением автоматизации HR-процессов, например, онбординга при выходе нового сотрудника. Знакомишься с регламентами, получаешь задачи, связываешься с коллегами, подписываешь документы – всё в рамках одной платформы, не нужно получать кучу разных доступов.

Процесс на согласование и подписание любого документа также автоматизирован: документ проходит все этапы, участники процесса вовремя получают уведомления, ничего нигде случайно не зависнет и не надо никого дергать вопросами «ну что там с договором». Получается такой win-win для кадровой службы и сотрудников.

Пример автоматизации этапов согласования документов

Важно и то, что все подписанные документы безопасно хранятся в Битрикс24 – каждый сотрудник может увидеть их в личном профиле, удобный фильтр поможет быстро найти нужный.

Пример визуального оформления личного профиля

Переход на Битрикс24 КЭДО: это сложно?

Подключение происходит в несколько шагов:

1. Подаем заявку в Битрикс24 на подключение к Госключу
2. Дожидаемся одобрения заявки
3. Создаем на Госуслугах доверенность на сотрудника для получения API-ключа
4. Получаем API-ключ на Госуслугах для организаций
5. Добавляем API-ключ в Битрикс24
6. Сотрудникам устанавливаем на смартфоны приложение Госключ – там они бесплатно получат личную электронную подпись

И всё, можно пользоваться :) Дальше можно интегрировать подписание документов в автоматизированные смарт-процессы.

Одним из основных преимуществ для нас стало удобство интеграции с уже существующими инструментами, такими как смарт-процессы по отпускам – они у нас уже были автоматизированы в Битрикс24. Переход на КЭДО позволил вести все процессы в одном месте и избавил от необходимости использовать сторонние системы для настройки прав доступа и согласования документов.
WebMens

Как подготовиться к внедрению КЭДО

• Нужно провести юридическую оценку и понять, какие документы в компании можно перевести в электронный формат.
• Затем выбрать способ внедрения: самостоятельно или призвать на помощь интегратора.

И, конечно, не забыть создать инструкции для сотрудников о том, как теперь будет выглядеть процесс создания, согласования и подписания тех или иных документов.

Основная сложность, с которой сталкивались наши клиенты – необходимость обращаться в Госуслуги и разбираться в технических шагах подключения. Процесс не слишком сложный, но иногда в компаниях не хватает ресурсов для самостоятельной его организации, потому что помимо подключения функциональности, нужно еще и завести грамотно процессы по подписанию документов, не забыть учесть все внутренние инстанции для согласования. Мы научились оказывать клиентам всестороннюю поддержку на этом этапе, потому что преодолели все сложности на своем опыте.
WebMens

Итого: подписание документов стало быстрее и удобнее

Преимущества, связанные с сокращением времени обработки документов и уменьшением зависимости от сторонних сервисов, оказались значительными.

КЭДО в Битрикс24 оказался быстрее и стабильнее по сравнению с использованием Диадока, где наблюдалась задержка при подписании документов до 15 минут. В Битрикс24 задержка составляет не более 5 минут, что существенно ускорило процесс документооборота. Еще порадовала возможность создания печатной формы документа с визуальными вставками подписи. Теперь не требуется использовать отдельный сервис для проверки подписи и сохранения архива, это значительно облегчило процесс документооборота.
WebMens

В процессе интеграции Битрикс24 КЭДО для себя компания накопила опыт, который теперь успешно использует при внедрении этой функциональности клиентам.

Основной вывод, к которому пришли специалисты: если организация преодолеет первоначальные технические сложности, связанные с подключением системы, то дальнейшая работа с Битрикс24 КЭДО будет удобной и понятной. Это решение подходит как для небольших компаний, так и для более крупных организаций, которым важно оптимизировать процессы документооборота и снизить расходы на бумажные документы и сторонние сервисы.