Как и зачем внедрять КЭДО в компанию

Что такое КЭДО

КЭДО — это система для работы с кадровой документацией в электронном формате.

Работает так:

1. В систему загружают электронный документ, например трудовой договор или приказ о премировании.
2. Отправляют сотруднику — он получает уведомление.
3. Сотрудник ставит электронную подпись, и сервис возвращает документ в отдел кадров.

Электронные документы — это не обычные сканы или фотографии, а обмен — это не пересылка по e-mail. В КЭДО документы обрабатывают и подписывают в специальных сервисах. Но не все — закон требует, чтобы сотрудники подписывали некоторые документы лично и на бумаге.

Какие документы подписывают в системе КЭДО

Документооборот в электронном формате появился в России в 2021 году. Его регламентирует сразу несколько законов: Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», Федеральный закон «Об электронной подписи» и Приказ Минтруда № 578н.

Обязательно ли переходить на КЭДО

Нет. Внедрение электронного кадрового документооборота — добровольный выбор бизнеса. Вы можете вести учет по старинке. Но компании стали чаще переходить на КЭДО, когда появились цифровые трудовые книжки. А еще становится больше удаленных сотрудников: отправлять им документы курьерской доставкой или вызывать в офис ради одной подписи — долго и дорого.

Зачем компании переходить на КЭДО

Потому что электронное делопроизводство — это удобно и выгодно:

1. Экономия времени. Чтобы подписать любой кадровый документ в КЭДО, потребуется пара минут. Сотрудникам не придется приезжать в офис и ждать руководство. А кадровые службы быстрее подготовят документы.

2. Экономия денег. Не печатаете документы на принтере — сокращаете расходы на бумагу, краску, скрепки, файлы и папки. А еще экономите на курьерах и бумажных архивах.

3. Безопасность данных. По закону «Об архивном деле» приказы о приеме на работу, трудовые договоры, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы хранят не менее 50 лет. За это время бумажные документы могут потеряться или испортиться.

Надежнее использовать облачные хранилища. Электронные документы защищены системами шифрования — это обеспечивает конфиденциальность и сохранность данных.

4. Доступ к документам 24/7. Уточнить дату отпуска, получить справку из отдела кадров или оформить больничный можно в любое время, где бы сотрудник ни находился. Это очень удобно для сотрудников в командировках и тех, кто работает удаленно.

5. Прозрачный документооборот. Руководители видят, кто и когда составил или изменил документ.

Как перейти на КЭДО

Используйте нашу инструкцию:

Шаг 1. Подготовьтесь к переходу

Изучите кадровые процессы в компании, установите порядок внедрения КЭДО, определите требования к системе, сроки и составьте список документов, с которыми будете работать.

Необязательно переводить в «цифру» сразу все документы — начните с простых. Главное — знать, какие этапы согласования проходит каждый документ. Для этого опишите основные бизнес-процессы.

Шаг 2. Выберите систему КЭДО

Работодатель самостоятельно выбирает, в какой системе вести учет. Есть два варианта:

• Готовые решения. Выберите сервис, подходящий по функционалу и стоимости. Убедитесь, что система надежно защищает данные, и не используйте сомнительные программы.
• Собственная разработка. Используйте этот вариант, если у вас нестандартные процессы в компании или нужно интегрировать ПО с уже существующими внутренними системами. На разработку может уйти несколько месяцев и несколько миллионов рублей, но потом не придется оплачивать подписку на сторонний сервис. А еще в таком случае все персональные данные будут храниться внутри компании.

При выборе системы учитывайте особенности бизнеса и кадровых процессов. Убедитесь, что платформа:

• создает цифровые подписи;
• надежно хранит электронные документы;
• отслеживает пользовательские действия;
• предлагает шаблоны документов.

Используйте CRM Битрикс24, чтобы подписать документы, зарегистрировать электронную подпись и перейти на КЭДО. Работа с документами, чаты, задачи — в рамках одного окна. Для всех, кто использует Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доступ к КЭДО будет бесплатным.

Шаг 3. Выберите подпись

Есть три типа электронных подписей:

1. Простая.
2. Усиленная неквалифицированная.
3. Усиленная квалифицированная.

Любую из них можно использовать в бизнесе. Какую именно и для каких документов — указано в законе «Об электронной подписи». Простую ЭП могут использовать самозанятые и физлица, а в остальных случаях нужна усиленная подпись.

Шаг 4. Сообщите сотрудникам о переходе и соберите согласия

Закон требует, чтобы компания уведомила сотрудников о переходе на КЭДО до его запуска. Для этого передайте сотрудникам письменное уведомление — достаточно подписи и даты.

Шаг 5. Разработайте локальные документы

Все подробности перехода на электронные кадровые документы есть в статье 22.2 Трудового кодекса РФ.

Для перехода на КЭДО нужны:

1. Положение о переходе. В нем подробно опишите процедуру перехода и условия использования электронных документов.
2. Приказ о переходе. В приказе важно указать всех ответственных за новый документооборот.
3. Документ, который подтвердит, что сотрудники согласны на КЭДО и ознакомились с приказом и положением.
4. Согласия сотрудников.

А если работаете с внешним подрядчиком, получите согласие на обработку и передачу персональных данных и согласие на использование цифровой подписи.

Шаг 6. Добавьте сотрудников в систему

Для этого выдайте им доступы к системе и пригласите в систему КЭДО. Подпишите с каждым сотрудником согласие на обработку, хранение и передачу персональных данных.

Что может пойти не так

Чаще всего работодатели сталкиваются с такими проблемами:

Проблема № 1. Нарушение процедуры перехода на КЭДО. Если не соблюсти все правила введения КЭДО, то подписанные документы не будут ничего значить.

А еще используйте только проверенные сертифицированные системы и соблюдайте порядок внедрения КЭДО.

Проблема № 2. Отказ сотрудников переходить на КЭДО. В этом случае внедрить электронный документооборот во всей компании не получится, придется вести часть документов на бумаге.

Подготовьте сотрудников: покажите, как работает система, разработайте инструкции, расскажите о преимуществах. В инструкциях поясните, как зарегистрироваться в личном кабинете и создать электронную подпись. Если компания большая, запустите КЭДО сначала в одном из подразделений, а потом переводите всех.

Проблема № 3. Ведение электронных архивов. С бумажными документами архивирование работает так: туда передают только документы со сроком хранения свыше 10 лет, а остальные хранят в подразделении или в отделе кадров.

Для цифровых документов действует особый порядок. Их нужно хранить в электронном архиве — СХЭД. Он есть у Росархива, но вы можете организовать свой или поручить хранение оператору КЭДО. Главное, чтобы система выполняла такие требования:

• соответствовала нормативным актам РФ;
• взаимодействовала с государственными системами данных;
• формировала и предоставляла отчеты о документах;
• поддерживала обязательную аутентификацию и управление доступом;
• обеспечивала поиск документов;
• поддерживала электронные подписи;
• сохраняла все действия пользователей.

Если работодатель неправильно хранит, комплектует и использует архивные электронные документы, его привлекут к административной ответственности. Штраф для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Частые вопросы