Вехи проекта: что это такое и как они определяются

Что такое milestone в проекте

Вехи проекта, или milestones — это контрольные точки проекта, которые отмечают значимый результат или конец важного этапа проекта.

Термин часто используют совместно с другим ― дорожная карта, или roadmap проекта. Если roadmap — это стратегический план, который определяет основные этапы проекта, то вехи — это маяки, которые показывают, как далеко продвинулась команда по этому плану.

Вехи в управлении проектами помогают:

• Структурировать работу. С их помощью масштабный проект разбивают на кусочки, которыми легче управлять.
• Отслеживать прогресс. Майлстоуны показывают, насколько проект продвинулся к цели.
• Мотивировать команду. Наглядные промежуточные результаты помогают поддерживать боевой дух.
• Управлять рисками. Контрольные точки позволяют вовремя выявить, если что-то идет не по плану, и исправить это.

Чем вехи отличаются от целей, задач и этапов проекта

Все это разные элементы проектного управления. Рассмотрим подробнее:

Как определяются основные вехи проекта

Выделить основные вехи проекта на начальном этапе бывает непросто. Вот пошаговый план, как это можно сделать:

Шаг 1. Проанализируйте цели

Подумайте, чего вы хотите достигнуть. Правильно сформулированные цели проекта помогают всем участникам держать в голове конечную цель и задают направление. Чтобы правильно поставить цель, можно воспользоваться методом SMART.

Цель должна быть:

• Specific (конкретной). Цель нужно сформулировать четко и однозначно.
• Measurable (измеримой). Необходимо выбрать критерии, которые будут говорить об успехе.
• Achievable (достижимой). Цель должна быть реалистичной и выполнимой.
• Relevant (актуальной). Важно связать ее с общей стратегией компании или проекта.
• Time-bound (ограниченной по времени). Для достижения цели установите конкретные сроки.

Проанализируйте каждую цель по этим критериям. Так вы сможете лучше структурировать проект и сфокусироваться на приоритетных задачах.

Шаг 2. Выделите основные этапы и задачи

Если разделить проект на промежуточные этапы, будет проще планировать работу и контролировать ход проекта. Легче всего выделить этапы, отталкиваясь от целей: один этап ― одна цель. Например, подготовить роадмап проекта или разработать дизайн.

Когда вы определились с основными этапами, запланируйте задачи, которые нужно выполнить на каждом из них.

Некоторые этапы можно выполнить, только когда завершатся другие. Учитывайте такие зависимости.

Шаг 3. Выделите основные вехи

Каждому этапу присвойте одну или несколько контрольных точек. Они будут сигнализировать о том, что важная часть работы завершилась.

Выше мы уже составили список задач для каждого этапа. Можно посмотреть на него еще раз и выделить те, которые показывают, что проект перешел на принципиально новый уровень. Это и будут контрольные точки.

Например, ключевые вехи проекта мобильного приложения ― это придумать концепцию, создать дизайн, разработать бэкенд и фронтенд приложения, протестировать и загрузить его в магазины приложений.

Шаг 4. Определите критерии успеха

Не только конечная цель должна быть конкретной и измеримой, но и промежуточные. Убедитесь, что вехи, которые вы для себя назначили, соответствуют этим критериям:

• Конкретность. Вехи четко сформулированы — все понимают, чего нужно достичь.
• Измеримость. Прогресс по вехе легко проверить.
• Результативность. Контрольные точки — это результаты, а не процесс.
• Важность. Вехи относятся к элементам проекта, которые существенно влияют на успех.

Шаг 5. Согласуйте с командой и стейкхолдерами Стейкхолдеры (stakeholders) — это заинтересованные в проекте лица. Стейкхолдеры бывают внутренними, например члены команды и руководители. И внешними, например клиенты.

Составьте план проекта по вехам и обсудите его с командой, чтобы убедиться, что все понимают значимость этапов и считают цели реалистичными.

Как создать график вех

Когда вы определили цели, этапы, задачи и критерии успеха, важно зафиксировать результаты планирования вех проекта. Этот документ называют планом или графиком вех.

Единого шаблона для графика вех нет. Вы можете записать его на бумаге, в базе знаний или сервисе для совместной работы. Но вот что обязательно должно быть в графике:

1. Цель проекта. Опишите финальный результат.
2. Промежуточные цели. Выделите крупные блоки работ, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели.
3. KPI. Определите критерии успеха. Если результаты нельзя измерить в цифрах, можно указать задачи, которые нужно выполнить. Например, провести встречу или добавить в приложение новую функцию.
4. Дедлайны. Обозначьте конкретные сроки.
5. Визуализация. Используйте инструменты вроде диаграммы Ганта или канбан-доски, чтобы наглядно представить план.

Работать с этапами и вехами проекта можно в Битрикс24. Инструмент «Проекты» позволяет планировать работу и добавлять вехи и дедлайны по каждому этапу, назначать исполнителей и настраивать автоматические напоминания. А визуализировать график удобно с помощью диаграммы Ганта.

График вехи проекта: пример оформления

Предположим, что вы хотите разработать и вывести на рынок умный помощник, интегрировать его с основными системами умного дома и добавить ИИ, чтобы персонализировать взаимодействие с пользователем. Вы составили такой список вех:

• Завершить концепцию дизайна.
• Разработать прототип.
• Завершить разработку ПО с ИИ.
• Начать производство первой партии помощника.
• Запустить маркетинговую кампанию.
• Начать продажи.

Покажем, как составить график, на примере Битрикс24. Создайте проект:

Перейдите во вкладку «Задачи» и занесите вехи как основные задачи:

Для каждой задачи можно указать подзадачи, критерии успеха, а также приложить важные документы и ссылки. Не забудьте указать даты старта и финиша. Также можно установить крайний срок ― даже если сроки сдвинутся, задача должна быть выполнена не позднее этой даты.

Перейдите во вкладку «Гант». Битрикс24 автоматически составит диаграмму на основе информации в задачах.

Также во вкладке «Сроки» можно увидеть вехи на канбан-доске: так проще ориентироваться, что и когда нужно сделать.

Типичные ошибки при работе с вехами проекта и как их избежать

Работа с вехами проекта важна в управлении проектами, так как вехи помогают отслеживать прогресс и контролировать ключевые моменты проекта. Однако часто допускают такие ошибки:

Ошибка 1. Задавать слишком много вех

Больше вех не значит лучше. Выбирайте до пяти-семи вех проекта — это поможет сохранить фокус на главном.

Ошибка 2. Использовать размытые формулировки

Убедитесь, что сформулировали вехи конкретно. Например, вместо «Улучшить производительность» используйте «Время загрузки страницы менее двух секунд». Иначе будет сложно определить, достигли вы майлстоуна или нет.

Ошибка 3. Задавать вехи раз и навсегда

Будьте готовы менять вехи. Пересматривайте их, например, каждый квартал, чтобы они оставались актуальными. Если добавляете или убираете этапы, также убедитесь, что меняете вехи в графике проекта.

Ошибка 4. Не вовлекать команду

Создавайте вехи вместе с командой. Часто сотрудники могут предложить то, что руководитель не заметил. И почувствуют себя ценными, если к их мнению прислушаются. Это будет мотивировать: когда сотрудники участвуют в постановке майлстоунов, то лучше понимают, почему их работа важна, и прикладывают больше усилий.

Ошибка 5. Использовать вехи только для отчетности

Рассматривайте вехи как инструмент управления проектом. Используйте их, чтобы анализировать прогресс, выявлять риски и принимать решения.

Ошибка 6. Устанавливать нереалистичные сроки

Если вы установите слишком сжатые или, наоборот, чрезмерно растянутые сроки, то работать над проектом станет непросто. Учитывайте сложность проекта, реальные возможности команды и внешние факторы. Ставьте сроки, которые будут подстегивать и мотивировать команду.

Ошибка 7. Игнорировать зависимость вех друг от друга

На некоторых проектах один этап не может быть выполнен, пока не завершится предыдущий. Учитывайте зависимость между этапами, чтобы правильно распределять задачи.

Ошибка 8. Смотреть на достижения как на рутину

Отмечайте достижение каждой вехи с командой. Чтобы не потерять боевой дух на долгом проекте, важно подводить промежуточные итоги. Соберите команду на неформальную встречу или закажите в офис что-нибудь вкусненькое. Покажите команде, что видите и цените их вклад.