Что такое управленческая отчетность: виды: формы, подходы

Для чего бизнесу нужна управленческая отчетность

Управленческая отчетность — набор внутренних документов, которые помогают оценить результаты работы компании. Обычно в них включают финансовые показатели. Отчеты не регулируются законом и не обязательны. Но если вы хотите знать, какие активы есть у компании, как она управляет ресурсами и какие отрасли бизнеса приносят наибольшую прибыль, без нее не обойтись.

Организация определяет формат отчетов самостоятельно, поэтому документация может выглядеть по-разному в разных компаниях. Глобально есть два вида:

Внутренняя отчетность доступна руководству и топ-менеджерам компании. С ее помощью изучают данные о прибыльности каждого направления, эффективности процессов и ресурсах, которые нужны, чтобы улучшить показатели. Подобное стратегическое планирование помогает владельцам выходить из ежедневного операционного управления.

Иногда внутреннюю отчетность используют и для того, чтобы проводить презентации для сотрудников. Например, раз в квартал собирают всю команду, чтобы рассказать, какую выручку получила компания и какие цели ставит перед собой на следующий период.

Внешняя отчетность ориентирована на партнеров — инвесторов, кредиторов и страховщиков. Отчетность показывает, насколько стабильно работает компания, защищена ли организация от кризисных ситуаций, какие перспективы роста можно ожидать и стоит ли в нее вкладываться.

Документы позволяют сторонним лицам оценить финансовую устойчивость и спрогнозировать возможные риски.

Иногда отчетность могут публиковать в публичном доступе. Например, компания может отчитаться об источниках дохода или справедливой зарплатной политике. Также бизнесы могут раскрывать информацию об экологических мерах, которые принимают, чтобы снизить свой углеродный след. Такая практика распространена за рубежом. Но и некоторые российские компании отчитываются о результатах публично. Например, «Яндекс», «Газпром» и «Сбер».

Часто управленческую отчетность путают с бухгалтерской. В таблице разобрали, чем они отличаются.

Чтобы управленческая отчетность приносила максимальную пользу, она должна быть:

1. Адекватной. Если вы решили собирать и анализировать данные, то сначала поставьте конкретную цель. Так вы поймете, какая информация нужна, на какие показатели ориентироваться.
2. Систематизированной. Установите единые правила для отчетов. Если разные команды используют разные формы для того, чтобы отчитываться о результатах, их будет сложно объединить в единый документ. Определите, какие показатели вы будете включать: доходы, расходы или задолженности. Разделите информацию на блоки, чтобы сделать структуру отчетов интуитивно понятной.
3. Регулярной. Проводите аудит регулярно. Например, раз в квартал или раз в год. Так вы сможете анализировать показатели в динамике и использовать данные, чтобы предсказывать результаты и возможные риски.
4. Детализированной. Важно собирать информацию только по тем показателям, которые вы определили как ключевые. Отчетность нужно составить так, чтобы все нужные данные были на месте и их не приходилось искать в других документах: бухгалтерской отчетности, служебных записках.
5. Информативной. Отчеты должны отвечать на те вопросы, которые вы для себя сформулировали. Например, помогать понять, куда направить ресурсы, как сократить расходы, какие направления развивать и какие требуют изменений.

Виды управленческой отчетности

Есть много разных видов отчетности. В статье мы расскажем про три самых распространенных: движение денежных средств, финансовые результаты и управленческий баланс. Эти документы дают общее представление о финансовом состоянии компании.

Иногда используют дополнительные формы управленческой отчетности, например, производственный отчет. Он помогает контролировать ресурсы, рассчитывать себестоимость продукции и проверять, укладывается ли производство в бюджет. Еще бывают аналитические отчеты, которые показывают, будет ли рентабелен новый бизнес. Но это частные случаи, которые мы не будем разбирать в этой статье.

Отчет о движении денежных средств

Cash flow — отчет о движении денежных средств (ДДС), который описывает все поступления и расходы компании, помогает оценить ликвидность и спланировать денежные потоки.

• Что показывает. Сколько денег прошли через кассу или расчетный счет, какие выплаты предстоят и сколько средств осталось на счетах. Затраты отображаются сразу же с НДС, если организация применяет общую систему налогообложения. Если нет, то компания указывает финансы без учета налогов.
• Зачем нужен. Чтобы определить, может ли бизнес вложиться в развитие или средства есть только на необходимые траты. Эти данные особенно важны для сезонного бизнеса, например, туристического. Такие компании получают выручку неравномерно на протяжении года, и важно тщательно планировать бюджет. Еще отчет понадобится предприятиям с длительными операционными циклами, например, строительным компаниям, чтобы грамотно распределять ресурсы в долгий срок.

В документе есть три части по видам деятельности:

Финансовая. Отражает, насколько компания зависит от внешних источников финансирования, например, кредитов и займов. В отчете фиксируют поступления от этих источников, а еще расходы на выплату процентов, погашение долгов и дивиденды. Можно увидеть, как организация управляет своим долгом, и оценить, есть ли риски.

Операционная. В этом разделе бизнес смотрит, есть ли у него возможность поддерживать операционную деятельность и не привлекать дополнительные ресурсы. Для этого фиксируют все доходы и расходы. Разницу между ними используют, чтобы определить, хватает ли компании средств. Если поступлений меньше, чем расходов, это сигнал, что нужно пересмотреть затраты или искать дополнительные источники доходов.

Инвестиционная. Показывает, как бизнес тратит деньги на крупные вложения: оборудование, недвижимость или долгосрочные проекты. Здесь же учитывают доходы от продажи таких активов. Отчет помогает понять, может ли компания развиваться и при этом оставлять достаточно денег для повседневных расходов, например, зарплат и налогов.

Отчет о финансовых результатах

Еще один пример управленческой отчетности ― P&L (от англ. Profit and Loss Statement), или же отчет о прибыли и убытках (ОПиУ). С его помощью руководство компании может оценить рентабельность бизнеса в целом.

• Что показывает. Какие направления бизнеса приносят основную прибыль, а какие работают с убытками. В отличие от Cash Flow тут деньги фиксируются тогда, когда они были «заработаны», а не в момент реального поступления. Например, менеджер закрыл сделку в ноябре и доход уже считается полученным, хотя по факту средства окажутся на счете только в декабре.
  
  Этот отчет включает:
  - Доходы. P&L фиксирует выручку компании, то есть все средства, которые она заработала за отчетный период. Здесь учитывают не только финансы от основной деятельности, а еще и дополнительные, например, доходы от инвестиций.
  - Себестоимость проданных товаров и услуг. Сюда входят материалы, затраты на оплату труда и производственные затраты.
  - Операционные расходы. Включают все затраты на поддержание и развитие бизнеса, которые не относятся напрямую к производству: административные расходы, маркетинг, аренда и коммунальные платежи.
  - Проценты и налоги. В этой части отражаются выплаты процентов и налоговые платежи.
  
  
• Зачем нужен. Чтобы определить ключевые финансовые показатели: чистую, операционную и валовую прибыль. Каждая из них рассчитывается по-своему.

Управленческий баланс

Управленческий баланс — внутренний отчет, который помогает руководству понять, какие активы есть у компании: деньги на счетах, оборудование, запасы. А также увидеть, откуда их получили: собственные средства, доходы от продаж, кредиты или инвестиции.

Чтобы сформировать баланс, берут отчет о движении денежных средств и отчет о прибыли и убытках и объединяют их.

• Что показывает. Корректность разработки управленческой отчетности — есть ли ошибки в данных из отчета о движении денежных средств или отчета о прибыли и убытках.
• Зачем нужен. Управленческий баланс показывает, как распределены активы компании, сколько нужно вернуть кредиторам и достаточно ли средств, чтобы выполнить текущие обязательства. Документ также указывает, где есть избытки, которые можно вложить в развитие компании. А еще с помощью каких источников закрывают недостачи и потери: собственные средства, кредиты, инвестиции.

Отчет с балансом делится на два раздела:

Активы. Это все, чем владеет и управляет компания: деньги, запасы на складе, дебиторская задолженность, недвижимость, незавершенное производство — товары в процессе производства, но еще не готовые к продаже.

Пассивы. Обязательства компании. Сюда входят кредиторская задолженность, уставный капитал, нераспределенная прибыль, фонд оплаты труда.

Также отчет позволяет определить качество работы с ДДС и ОПиУ и проверить их на ошибки: итог по разделу активов должен быть равен итогу по разделу пассивов. Если они не сходятся, то нужно искать ошибки именно в отчетах о денежных потоках и P&L.

Этапы ведения управленческой отчетности

Внедрение и подготовка управленческой отчетности происходят так:

Этап 1. Определить цели

Поймите, зачем вашему бизнесу нужна управленческая отчетность. Цель может быть любой — вид отчета выбирайте в зависимости от нее. Если вы раньше уже составляли такие документы, то нужно определить, все ли данные вы в них включали. Для этого ответьте на вопросы:

• каких данных не хватает для точного понимания ситуации;
• есть ли специфические особенности у бизнеса;
• умеют ли ответственные составлять отчетность и работать с ней.

Все эти действия — подготовительный этап. Итог ― документ, в котором описана вся информация о бизнесе, структура предприятия и способы взаимодействия отделов, источники расходов и доходов.

Этап 2. Собрать данные и составить методологию

Сначала нужно назначить конкретных сотрудников или отдел, которые будут заниматься составлением управленческой отчетности: собирать данные и анализировать их. Формирование управленческой отчетности требует участия финансового директора, бухгалтера или аналитика. Также стоит уточнить, кто будет принимать окончательное решение по отчетам — руководство компании, собственники бизнеса или топ-менеджеры.

Во время подготовки управленческой отчетности соберите и структурируйте данные, которые будете использовать. Их можно взять из бухгалтерской отчетности, операционных данных или CRM-системы.

Определите, какие данные будут собирать ответственные лица, например:

• Какие показатели требуют контроля: прибыль, затраты, рентабельность, ликвидность.
• Как информацию будут структурировать по направлениям бизнеса, филиалам, продуктам.
• Как часто вы будете формировать отчеты.

Чтобы оценить, где находятся пробелы и какие аспекты бизнеса нужно доработать, можно провести GAP-анализ. Он помогает выявить несоответствия между тем, что есть сейчас и чего вы хотите достичь.

Этап 3. Составить управленческую отчетность

После того, как вы собрали все данные из CRM-систем, кассовой отчетности и других источников, можно начинать составлять ваш документ.

В CRM-системе Битрикс24 есть встроенные шаблоны, которые ускоряют работу. Они автоматически подтягивают данные из всех зарегистрированных в системе сделок, задач, проектов и финансовых операций. Это сильно сокращает время сбора информации, минимизирует риск ошибок и дает основу для вашего отчета.

Также отчет можно сформировать по уже готовым шаблонам из интернета, либо если их нет, то собирать в Excel, «1С» или Power BI. Стандартизированные шаблоны сэкономят время в будущем.

После отчетного периода проводят закрытие управленческой отчетности: подводят итоги, делают выводы и дают рекомендации. Так можно понять причины изменений, например, почему затраты выросли или почему выручка упала, и получить объективную картину.

На основе этих отчетов ответственные готовят выводы и рекомендации для руководителей и менеджеров. Их можно представить в виде таблиц или графиков, чтобы воспринимать информацию было проще. Результаты аналитики можно использовать, чтобы перераспределить бюджет, снизить затраты или запустить новые проекты.

Примеры форм управленческой отчетности для бизнеса

Подготовили чек-лист основных вопросов, на которые должен отвечать ваш отчет. Вы можете ориентироваться на все пункты или лишь часть из них.

1. Введение:

• Кратко объясняют, зачем создают отчет, какие задачи решают и какие данные используют.
• Анализируют основные показатели: выручка, прибыль, расходы по статьям, рентабельность и другие.

2. Доходы:

• Определяют доходы за отчетный период: основную выручку, дополнительные поступления, авансы.
• Сравнивают с предыдущими периодами, оценивают отклонения.
• Показывают динамику доходов на графиках или диаграммах.

3. Расходы:

• Расписывают основные статьи расходов: себестоимость, операционные, коммерческие и управленческие затраты.
• Сравнивают с бюджетом и предыдущими периодами, выделяя самые затратные статьи.
• Показывают, как изменились расходы, на диаграммах и графиках.

4. Валовая и операционная прибыль:

• Считают валовую прибыль — разницу между выручкой и себестоимостью. Операционную прибыль рассчитывают, вычитая операционные расходы из валовой прибыли.
• Анализируют рентабельность и маржинальность, разбирают направления бизнеса или продукты, которые приносят основную прибыль.
• Показывают рентабельность по направлениям.

5. Ключевые финансовые показатели:

• Определяют чистую прибыль, рентабельность продаж, ликвидность.
• Сравнивают с плановыми и фактическими данными за прошлые периоды.
• Кратко описывают основные тенденции.

6. Дебиторская и кредиторская задолженность:

• Указывают текущие задолженности компании и обязательства перед кредиторами.
• Проверяют сроки возврата долгов и долю просроченных платежей.
• Оценивают риски, связанные с задолженностью.

7. Анализ движения денежных средств:

• Рассчитывают операционные, инвестиционные и финансовые потоки за отчетный период.
• Проверяют ликвидность: хватает ли средств на выполнение обязательств и обязательные расходы.
• Прогнозируют возможные кассовые разрывы.

8. Заключение и рекомендации:

• Делают основные выводы по результатам отчетного периода.
• Дают рекомендации по улучшению показателей, варианты по снижению расходов, повышению выручки.
• Формулируют основные задачи на следующий период, с приоритетными направлениями для улучшений.

FAQ