Для бизнеса время — деньги. Чтобы уменьшить количество рутинных задач и сократить расходы, компании автоматизируют процессы. В статье рассказываем, зачем это нужно, какие инструменты можно использовать и как выбрать подходящие.
Что такое автоматизация предприятия и кому она нужна
Автоматизация процессов на предприятии — это использование технологий и программного обеспечения, которые упрощают и ускоряют работу сотрудников.
Например, можно вести учет клиентов в Excel и вручную вносить данные об оплате и отгрузке, а можно использовать CRM-систему. Программа будет сама обрабатывать входящие заявки, передавать информацию на склад, отправлять письма клиентам.
Главная цель автоматизации — увеличить скорость работы и снизить влияние человеческого фактора. ПО для автоматизации бизнес-процессов пригодится компаниям разного размера и сферы деятельности. Разберем, какие решения подойдут тому или иному предприятию.
Малый и средний бизнес. В таких компаниях материальные и человеческие ресурсы часто ограничены, поэтому автоматические операции позволят сэкономить на оплате труда и перенаправить средства на развитие бизнеса. Например, раньше у предприятия было десять заявок в день, и менеджер обрабатывал их в течение пяти часов. Сейчас компания получает 30 заявок и специалист не успевает ответить всем. Можно нанять еще одного менеджера, но на это понадобятся деньги и время. Или установить умное программное обеспечение, которое возьмет на себя часть работы. К примеру, CRM-систему.
Крупный бизнес с большим количеством процессов. Компаниям, которые работают в сфере производства, розничной торговли, страхования, банковского дела автоматизация помогает обеспечить системный контроль по всем направлениям. В результате руководство видит всю картину целиком и может планировать далеко наперед.
Что на предприятии можно автоматизировать и как
Автоматизировать можно любые повторяющиеся задачи: ведение документооборота, бухгалтерского и складского учета, оформление сделок, отправку email- и СМС-рассылок, работу с воронкой продаж, управление производством и качеством продукции. Вот на какие направления стоит обратить внимание.
Управление продажами и клиентским сервисом
Для этого обычно используют CRM-системы. Например, в CRM Битрикс24 можно создавать карточки клиентов и закреплять за ними менеджеров, отслеживать весь путь покупателя, рассылать уведомления, звонить, анализировать телефонные разговоры. Ни один заказчик не потеряется, а у руководителя будет полная информация о каждой сделке: от точки «входа» клиента до вопросов, которые задавал сотрудник.
Управление персоналом
Автоматизация HR-отдела помогает быстрее нанимать, обучать и увольнять сотрудников, сокращает затраты на кадровое делопроизводство, снижает количество ошибок в отчетах и документах. Для этого кадровые службы используют HRM-системы. В них они ведут базу соискателей и сотрудников, составляют графики отпусков, отслеживают прохождение медосмотров и инструктажей.
Бухгалтерия и налоги
Чтобы управлять финансами, компании используют бухгалтерские сервисы. К примеру, готовые решения от «Контур» или «Мое дело» умеют автоматически выставлять счета, рассчитывать зарплату и налоги, формировать акты и отчеты.
Документооборот
В первом квартале 2023 года российские компании передали электронных документов на 35% больше, чем за аналогичный период в прошлом году. Рост связан с тем, что бизнес стремится автоматизировать делопроизводство. Это позволяет сэкономить на печати и доставке бумажных документов, а также быстрее подписывать и согласовывать бумаги.
Маркетинг
Компании, которые работают в продажах, отправляют от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений в день: в СМС, мессенджерах или по электронной почте. Делать это вручную долго и дорого, поэтому для автоматизации бизнес-процессов предприятия используют специальные сервисы, например, Unisender, SendPulse, Mindbox. С их помощью можно создавать письма прямо в редакторе и в один клик отправлять клиентам.
Если вы продвигаете услуги через интернет-рекламу и делаете все вручную, есть риск «слить» бюджет. Автоматические сервисы создают объявления, настраивают параметры кампании и анализируют результаты. Например, Яндекс Бизнес генерирует несколько вариантов макетов и проверяет, как они срабатывают. Дальше распределяет бюджет на объявления и площадки, которые приводят больше клиентов.
Производство и склад
Чтобы выпускать продукцию без брака и не подводить заказчиков со сроками, компании внимательно следят за состоянием оборудования, графиками поставок сырья или комплектующих, остатками на складах. При больших объемах делать это вручную сложно, поэтому процессы автоматизируют. К примеру, сервисы МойСклад и 1С:WMS Логистика. Управление складом помогают автоматически принимать и перемещать любые позиции, комплектовать и отгружать готовую продукцию. Также в программе удобно планировать закупки, создавать технологические карты на изготовление заказов.
Транспорт и логистика
TMS-системы — это решения для автоматизации бизнеса в сфере логистики. Например, с помощью сервиса Яндекс Маршрутизация компании планируют доставку и в режиме реального времени смотрят статистику по заказам. Система учитывает больше 300 параметров и составляет на их основе самый быстрый или самый короткий маршрут для транспортного средства.
В зависимости от сферы деятельности и размера компании вы можете автоматизировать одно или сразу все направления. Если бизнес-процессов много, присмотритесь к ERP-системе. С ее помощью можно синхронизировать работу всех подразделений компании: производства, бухгалтерии, склада, отдела продаж. ERP-систему автоматизации бизнес-процессов часто путают с CRM. Чем различаются эти решения и какое подойдет для вас, рассказали в статье.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Меньше рутины, больше креатива
Когда процессы автоматизированы, ручная работа сводится к минимуму. Плюсы налицо — вместо того чтобы отправлять сотню одинаковых сообщений разным клиентам, менеджер готовит презентацию для нового крупного заказчика.
Больше прозрачности в процессах и согласованности в действиях
Компании, которые используют средства автоматизации бизнеса, точно знают, что происходит и здраво оценивают положение дел. Руководитель отдела продаж знает путь клиента, а начальник производства отслеживает ход сделки. Смежные подразделения больше не выясняют, кто должен выставить счет или почему на складе не оказалось нужных материалов.
Ниже влияние человеческого фактора
Когда у сотрудников много рутинных задач, немудрено в них нечаянно утонуть. Как результат — пропущенный важный звонок клиенту или неотправленное коммерческое предложение. Если же процессы автоматизированы, таких промахов не случится — система сама напомнит о задаче или отправит письма заказчикам.
Выше скорость работы
Рутинные операции забирают много времени и сил. Если ручной труд делегировать машинам, у сотрудников появится возможность решать более важные задачи. Например, менеджеры смогут участвовать в переговорах и закрывать сделки быстрее.
Больше прибыль
Все описанные выше преимущества позволяют сократить расходы компании. Обязанности, которые выполняли, скажем, пять менеджеров, можно распределить на троих. А если тщательнее отслеживать качество продукции, уровень дефектов со временем снизится. Компания больше не понадобится закупать материалы с запасом, чтобы компенсировать расходы на брак.
Этапы автоматизации предприятия
Шаг 1. Анализ и определение цели
На этом этапе руководство определяет, что не так в текущей работе. Может, плохо организована работа с клиентами, и из-за этого снижается объем продаж? Чтобы понять причину, специалисты сравнивают количество входящих и закрытых заявок, оценивают время обработки заказа. Затем определяют, что нужно улучшить с помощью автоматизации. Целью может быть увеличить скорость работы с заявками, снизить количество возвратов или создать единый регламент работы.
Шаг 2. Описание процессов и подбор решения
Разработчики изучают бизнес-процессы компании и собирают пожелания к будущей системе. Для этого общаются с руководителями и ключевыми сотрудниками компании. Так получается лучше понять проблемы и найти слабые места в процессах.
Шаг 3. Подготовка техзадания
Разработчики собирают всю информацию, которую получили на предыдущих этапах, и составляют техническое задание. Оно нужно, чтобы в наглядном виде представить заказчику функции и особенности работы системы. Обычно техзадание описывает:
- бизнес-процессы компании;
- возможные функции системы;
- уровни доступа пользователей к системе;
- требования к IT-инфраструктуре.
Шаг 4. Выбор средств автоматизации процессов на предприятии
Инструменты, которые будет использовать компания, зависят от целей, задач и возможностей бизнеса. Предприятие может установить универсальную CRM или заказать разработку системы с нуля.
Шаг 5. Внедрение и тестирование выбранного ПО
Разработчики устанавливают и настраивают выбранное программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов. Если нужно, интегрируют в другие сервисы, которые использует компания. Когда система полностью готова к работе, ее тестируют. Обычно для этого открывают доступ нескольким сотрудникам. Если возникают проблемы и ошибки, продукт дорабатывают.
Шаг 6. Обучение персонала
Когда система полностью готова, сотрудники компании учатся с ней работать. Для этого разработчик запускает демо-версии, создает руководства — разные в зависимости от подразделений и назначенных ролей.
Пример автоматизации завода
Компания «Гефест» производит комплектующие для виноградников. Компания долго работала «вручную» и вела базу контактов в Excel. Когда клиентов и работы стало больше, а привычных инструментов недостаточно, руководители задумались об автоматизации работы предприятия.
Компания поставила перед разработчиками такие задачи:
- Понимать, из каких каналов приходят клиенты, контролировать время обработки заявок и получать отчеты по источникам.
- В любой момент видеть статус каждого клиента. Например, «в работе», «ожидает ответа», «на подписании», «в производстве».
- Настроить уведомления и напоминания для менеджеров по статусу заказа.
- Отслеживать дебиторскую задолженность и понимать, сколько клиенты должны заплатить на следующей неделе или в следующем месяце.
- Знать, сколько и каких материалов и комплектующих нужно купить.
- Разработать воронку продаж и автоматизировать ее.
Разработчик провел предпроектное обследование. Изучил таблицы, с которыми работал «Гефест», проанализировал информацию от руководителей и сотрудников компании и схематично описал бизнес-процессы. Затем настроил демо-примеры в Битрикс24, чтобы заказчик понимал, как будет выглядеть воронка, этапы сделки, задание на производство и другие элементы системы.
Далее настроили портал Битрикс24. Сложность была в том, что в CRM нет производственного учета. Чтобы связать этот раздел с другими, разработчики создали отдельный раздел и адаптировали его под нужды производства: разработали реестры заданий, настроили учет отходов, брака и других показателей. Наконец, в систему завели сделки. Для этого подключили шаблоны документов и внесли информацию сначала по текущим, а затем по новым заказам.
Какие результаты получили:
- Все входящие заявки поступают в раздел «Лиды», по каждому запросу виден источник, а руководитель может контролировать время реакции сотрудников.
- Менеджер вносит в сделку поступившие от клиента платежи и дату следующего, и дебиторская задолженность по каждому контрагенту рассчитывается автоматически.
- По сделкам в статусе «Производство» автоматически формируется задание на склад и, если всего достаточно, направляется на производство.
- В системе сохраняется информация о количестве готовой продукции, отходах и браке.
Заказчик получил комплексную систему, которая освободила менеджеров от рутинной работы и позволила руководству планировать поступление финансов.
Больше подробностей — по ссылке.
Частые вопросы об автоматизации предприятия
Зависит от размера, сферы деятельности и потребностей компании. Обычно бизнес использует такие инструменты:
- CRM-системы, чтобы управлять продажами;
- HRM-системы, чтобы автоматизировать работу с сотрудниками и соискателями;
- WMS-системы, чтобы управлять складскими запасами;
- TMS-системы, чтобы планировать маршруты;
- ERP-системы , чтобы планировать и контролировать бизнес-процессы в нескольких подразделениях.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс, в котором есть рутинные и понятные действия. Машинам передают сбор и сортировку анкет соискателей, расчет заработной платы или составление графика отпусков.
Что именно автоматизировать, зависит от сферы деятельности компании. Если предприятие регулярно нанимает много сотрудников, можно установить HRM-систему. Компании, которая работает в сфере грузоперевозок, стоит «перепридумать» логистику. Есть и универсальные системы, например, CRM Битрикс24. Сервис можно приспособить к специфике практически любого бизнеса, который продает товары или услуги и взаимодействует с клиентами.
Сначала определите, зачем автоматизировать работу в компании. Например, чтобы иметь полную информацию о работе отдела продаж. Затем опишите соответствующие бизнес-процессы и подберите инструмент под свои задачи. Важно, чтобы сервис отвечал потребностям компании и был удобным для сотрудников — тогда в нем будут работать по-настоящему, а не для галочки.
