Для бизнеса время — деньги. Чтобы уменьшить количество рутинных задач и сократить расходы, компании автоматизируют процессы. В статье рассказываем, зачем это нужно, какие инструменты можно использовать и как выбрать подходящие.
Что такое автоматизация предприятия и кому она нужна
Автоматизация процессов на предприятии — это использование технологий и программного обеспечения, которые упрощают и ускоряют работу сотрудников.
Например, можно вести учет клиентов в Excel и вручную вносить данные об оплате и отгрузке, а можно использовать CRM-систему. Программа будет сама обрабатывать входящие заявки, передавать информацию на склад, отправлять письма клиентам.
Главная цель автоматизации — увеличить скорость работы и снизить влияние человеческого фактора. ПО для автоматизации бизнес-процессов пригодится компаниям разного размера и сферы деятельности. Разберем, какие решения подойдут тому или иному предприятию.
Малый и средний бизнес. В таких компаниях материальные и человеческие ресурсы часто ограничены, поэтому автоматические операции позволят сэкономить на оплате труда и перенаправить средства на развитие бизнеса. Например, раньше у предприятия было десять заявок в день, и менеджер обрабатывал их в течение пяти часов. Сейчас компания получает 30 заявок и специалист не успевает ответить всем. Можно нанять еще одного менеджера, но на это понадобятся деньги и время. Или установить умное программное обеспечение, которое возьмет на себя часть работы. К примеру, CRM-систему.
Крупный бизнес с большим количеством процессов. Компаниям, которые работают в сфере производства, розничной торговли, страхования, банковского дела автоматизация помогает обеспечить системный контроль по всем направлениям. В результате руководство видит всю картину целиком и может планировать далеко наперед.
Что на предприятии можно автоматизировать и как
Автоматизировать можно любые повторяющиеся задачи: ведение документооборота, бухгалтерского и складского учета, оформление сделок, отправку email- и СМС-рассылок, работу с воронкой продаж, управление производством и качеством продукции. Вот на какие направления стоит обратить внимание.
Управление продажами и клиентским сервисом
Для этого обычно используют CRM-системы. Например, в CRM Битрикс24 можно создавать карточки клиентов и закреплять за ними менеджеров, отслеживать весь путь покупателя, рассылать уведомления, звонить, анализировать телефонные разговоры. Ни один заказчик не потеряется, а у руководителя будет полная информация о каждой сделке: от точки «входа» клиента до вопросов, которые задавал сотрудник.
Управление персоналом
Автоматизация HR-отдела помогает быстрее нанимать, обучать и увольнять сотрудников, сокращает затраты на кадровое делопроизводство, снижает количество ошибок в отчетах и документах. Для этого кадровые службы используют HRM-системы. В них они ведут базу соискателей и сотрудников, составляют графики отпусков, отслеживают прохождение медосмотров и инструктажей.
Бухгалтерия и налоги
Чтобы управлять финансами, компании используют бухгалтерские сервисы. К примеру, готовые решения от «Контур» или «Мое дело» умеют автоматически выставлять счета, рассчитывать зарплату и налоги, формировать акты и отчеты.
Документооборот
В первом квартале 2023 года российские компании передали электронных документов на 35% больше, чем за аналогичный период в прошлом году. Рост связан с тем, что бизнес стремится автоматизировать делопроизводство. Это позволяет сэкономить на печати и доставке бумажных документов, а также быстрее подписывать и согласовывать бумаги.
Маркетинг
Компании, которые работают в продажах, отправляют от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений в день: в СМС, мессенджерах или по электронной почте. Делать это вручную долго и дорого, поэтому для автоматизации бизнес-процессов предприятия используют специальные сервисы, например, Unisender, SendPulse, Mindbox. С их помощью можно создавать письма прямо в редакторе и в один клик отправлять клиентам.
Если вы продвигаете услуги через интернет-рекламу и делаете все вручную, есть риск «слить» бюджет. Автоматические сервисы создают объявления, настраивают параметры кампании и анализируют результаты. Например, Яндекс Бизнес генерирует несколько вариантов макетов и проверяет, как они срабатывают. Дальше распределяет бюджет на объявления и площадки, которые приводят больше клиентов.
Производство и склад
Чтобы выпускать продукцию без брака и не подводить заказчиков со сроками, компании внимательно следят за состоянием оборудования, графиками поставок сырья или комплектующих, остатками на складах. При больших объемах делать это вручную сложно, поэтому процессы автоматизируют. К примеру, сервисы МойСклад и 1С:WMS Логистика. Управление складом помогают автоматически принимать и перемещать любые позиции, комплектовать и отгружать готовую продукцию. Также в программе удобно планировать закупки, создавать технологические карты на изготовление заказов.
Транспорт и логистика
TMS-системы — это решения для автоматизации бизнеса в сфере логистики. Например, с помощью сервиса Яндекс Маршрутизация компании планируют доставку и в режиме реального времени смотрят статистику по заказам. Система учитывает больше 300 параметров и составляет на их основе самый быстрый или самый короткий маршрут для транспортного средства.
В зависимости от сферы деятельности и размера компании вы можете автоматизировать одно или сразу все направления. Если бизнес-процессов много, присмотритесь к ERP-системе. С ее помощью можно синхронизировать работу всех подразделений компании: производства, бухгалтерии, склада, отдела продаж. ERP-систему автоматизации бизнес-процессов часто путают с CRM. Чем различаются эти решения и какое подойдет для вас, рассказали в статье.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Меньше рутины, больше креатива
Когда процессы автоматизированы, ручная работа сводится к минимуму. Плюсы налицо — вместо того чтобы отправлять сотню одинаковых сообщений разным клиентам, менеджер готовит презентацию для нового крупного заказчика.
Больше прозрачности в процессах и согласованности в действиях
Компании, которые используют средства автоматизации бизнеса, точно знают, что происходит и здраво оценивают положение дел. Руководитель отдела продаж знает путь клиента, а начальник производства отслеживает ход сделки. Смежные подразделения больше не выясняют, кто должен выставить счет или почему на складе не оказалось нужных материалов.
Ниже влияние человеческого фактора
Когда у сотрудников много рутинных задач, немудрено в них нечаянно утонуть. Как результат — пропущенный важный звонок клиенту или неотправленное коммерческое предложение. Если же процессы автоматизированы, таких промахов не случится — система сама напомнит о задаче или отправит письма заказчикам.
Выше скорость работы
Рутинные операции забирают много времени и сил. Если ручной труд делегировать машинам, у сотрудников появится возможность решать более важные задачи. Например, менеджеры смогут участвовать в переговорах и закрывать сделки быстрее.
Больше прибыль
Все описанные выше преимущества позволяют сократить расходы компании. Обязанности, которые выполняли, скажем, пять менеджеров, можно распределить на троих. А если тщательнее отслеживать качество продукции, уровень дефектов со временем снизится. Компания больше не понадобится закупать материалы с запасом, чтобы компенсировать расходы на брак.
Этапы автоматизации предприятия
Шаг 1. Анализ и определение цели
На этом этапе руководство определяет, что не так в текущей работе. Может, плохо организована работа с клиентами, и из-за этого снижается объем продаж? Чтобы понять причину, специалисты сравнивают количество входящих и закрытых заявок, оценивают время обработки заказа. Затем определяют, что нужно улучшить с помощью автоматизации. Целью может быть увеличить скорость работы с заявками, снизить количество возвратов или создать единый регламент работы.
Шаг 2. Описание процессов и подбор решения
Разработчики изучают бизнес-процессы компании и собирают пожелания к будущей системе. Для этого общаются с руководителями и ключевыми сотрудниками компании. Так получается лучше понять проблемы и найти слабые места в процессах.
Шаг 3. Подготовка техзадания
Разработчики собирают всю информацию, которую получили на предыдущих этапах, и составляют техническое задание. Оно нужно, чтобы в наглядном виде представить заказчику функции и особенности работы системы. Обычно техзадание описывает:
- бизнес-процессы компании;
- возможные функции системы;
- уровни доступа пользователей к системе;
- требования к IT-инфраструктуре.
Шаг 4. Выбор средств автоматизации процессов на предприятии
Инструменты, которые будет использовать компания, зависят от целей, задач и возможностей бизнеса. Предприятие может установить универсальную CRM или заказать разработку системы с нуля.
Шаг 5. Внедрение и тестирование выбранного ПО
Разработчики устанавливают и настраивают выбранное программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов. Если нужно, интегрируют в другие сервисы, которые использует компания. Когда система полностью готова к работе, ее тестируют. Обычно для этого открывают доступ нескольким сотрудникам. Если возникают проблемы и ошибки, продукт дорабатывают.
Шаг 6. Обучение персонала
Когда система полностью готова, сотрудники компании учатся с ней работать. Для этого разработчик запускает демо-версии, создает руководства — разные в зависимости от подразделений и назначенных ролей.
Пример автоматизации завода
Компания «Гефест» производит комплектующие для виноградников. Компания долго работала «вручную» и вела базу контактов в Excel. Когда клиентов и работы стало больше, а привычных инструментов недостаточно, руководители задумались об автоматизации работы предприятия.
Компания поставила перед разработчиками такие задачи:
- Понимать, из каких каналов приходят клиенты, контролировать время обработки заявок и получать отчеты по источникам.
- В любой момент видеть статус каждого клиента. Например, «в работе», «ожидает ответа», «на подписании», «в производстве».
- Настроить уведомления и напоминания для менеджеров по статусу заказа.
- Отслеживать дебиторскую задолженность и понимать, сколько клиенты должны заплатить на следующей неделе или в следующем месяце.
- Знать, сколько и каких материалов и комплектующих нужно купить.
- Разработать воронку продаж и автоматизировать ее.
Разработчик провел предпроектное обследование. Изучил таблицы, с которыми работал «Гефест», проанализировал информацию от руководителей и сотрудников компании и схематично описал бизнес-процессы. Затем настроил демо-примеры в Битрикс24, чтобы заказчик понимал, как будет выглядеть воронка, этапы сделки, задание на производство и другие элементы системы.
Далее настроили портал Битрикс24. Сложность была в том, что в CRM нет производственного учета. Чтобы связать этот раздел с другими, разработчики создали отдельный раздел и адаптировали его под нужды производства: разработали реестры заданий, настроили учет отходов, брака и других показателей. Наконец, в систему завели сделки. Для этого подключили шаблоны документов и внесли информацию сначала по текущим, а затем по новым заказам.
Какие результаты получили:
- Все входящие заявки поступают в раздел «Лиды», по каждому запросу виден источник, а руководитель может контролировать время реакции сотрудников.
- Менеджер вносит в сделку поступившие от клиента платежи и дату следующего, и дебиторская задолженность по каждому контрагенту рассчитывается автоматически.
- По сделкам в статусе «Производство» автоматически формируется задание на склад и, если всего достаточно, направляется на производство.
- В системе сохраняется информация о количестве готовой продукции, отходах и браке.
Заказчик получил комплексную систему, которая освободила менеджеров от рутинной работы и позволила руководству планировать поступление финансов.
Больше подробностей — по ссылке.
Частые вопросы об автоматизации предприятия
Зависит от размера, сферы деятельности и потребностей компании. Обычно бизнес использует такие инструменты:
- CRM-системы, чтобы управлять продажами;
- HRM-системы, чтобы автоматизировать работу с сотрудниками и соискателями;
- WMS-системы, чтобы управлять складскими запасами;
- TMS-системы, чтобы планировать маршруты;
- ERP-системы , чтобы планировать и контролировать бизнес-процессы в нескольких подразделениях.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс, в котором есть рутинные и понятные действия. Машинам передают сбор и сортировку анкет соискателей, расчет заработной платы или составление графика отпусков.
Что именно автоматизировать, зависит от сферы деятельности компании. Если предприятие регулярно нанимает много сотрудников, можно установить HRM-систему. Компании, которая работает в сфере грузоперевозок, стоит «перепридумать» логистику. Есть и универсальные системы, например, CRM Битрикс24. Сервис можно приспособить к специфике практически любого бизнеса, который продает товары или услуги и взаимодействует с клиентами.
Сначала определите, зачем автоматизировать работу в компании. Например, чтобы иметь полную информацию о работе отдела продаж. Затем опишите соответствующие бизнес-процессы и подберите инструмент под свои задачи. Важно, чтобы сервис отвечал потребностям компании и был удобным для сотрудников — тогда в нем будут работать по-настоящему, а не для галочки.
Эксперты считают, что к 2024 году будет автоматизировано 69% рутинной работы, которую выполняют менеджеры разного уровня. По их мнению, будут появляться новые инструменты, основанные на искусственном интеллекте. Облачные сервисы станут развиваться еще быстрее, потому что все больше сотрудников будут стремиться наладить совместную работу и своевременный обмен информацией. Также эксперты полагают, что будут востребованы гибкие бизнес-процессы. Agile-подход поможет разбивать крупные процессы на более мелкие и быстрее адаптироваться к изменениям, а значит, опережать конкурентов.
