Результат проекта напрямую зависит от того, по какой системе выстроен процесс работы. Она должна быть гибкой, последовательной и простой. Чаще всего компании внедряют в работу систему Scrum. Она подходит, когда проект растянут по времени, вводные постоянно меняются, а в самой задаче много неопределенностей. При этом для работы по этой методологии нужен всего один инструмент — Scrum-доска или Scrum-board. В статье расскажем, как организовать рабочие процессы на доске, и покажем удачные примеры.
Что такое Scrum-методология
Scrum — это техника управления проектами из методологии Agile. Рабочий процесс разделяется на короткие временные промежутки — такие циклы называют спринтами. Методологию применяют, когда невозможно построить четкий план проекта: процесс растянут по времени, нет четких этапов и строгих дедлайнов.
Основные принципы работы по Scrum:
- Сформировать бэклог. Это список всех задач, которые нужно выполнить, чтобы закончить проект. В Scrum бэклог гибкий — его можно менять в процессе работы.
- Работать короткими спринтами. Обычно это 1–4 недели. На один спринт планируют несколько задач из бэклога и равномерно распределяют их.
- Адаптироваться к изменениям. На любом этапе проекта что-то может поменяться, и это повлияет на результаты. Например, продукт окажется не востребован или важный поставщик уйдет с рынка. Команда должна быть готова к этому.
- Привлекать заказчика. Он первым принимает результат и дает обратную связь по итогам спринта. Постоянная вовлеченность заказчика — это то, что отличает Scrum от других Agile-методологий.
- Взаимодействовать в команде. Внутри Scrum-команд нет иерархии: каждый член команды одинаково важен. Коллеги общаются на равных друг с другом и заказчиком, а все решения принимают совместно. Команда обычно состоит из трех-десяти человек.
Зачем нужна Scrum-доска
Доска задач Scrum помогает отслеживать прогресс команды и упрощает взаимодействие. Каждая задача — это карточка, которая перемещается между столбцами по доске.
Задачи, которые решают Scrum-доски:
- Визуализируют процесс работы. На Scrum-доске задачи становятся прозрачнее для всей команды. Каждый знает, чем заняты коллеги и как продвигается проект в целом. На доске легче увидеть, какие задачи просрочены, а какие скоро сдавать — обычно они подсвечиваются разными цветами.
- Повышают эффективность. Scrum-доска четко разделяет задачи по статусам. Так она помогает выявлять проблемные области в работе. Например, можно увидеть, что на одном из этапов сотрудники часто не укладываются в срок. В следующем спринте вы будете знать об этом и расширите команду или запланируете больше времени.
- Позволяют быстро реагировать. Scrum-доски отражают изменения в приоритетах или обстоятельствах работы над продуктом. Важные задачи поднимают наверх доски, чтобы были на виду, а менее важные остаются внизу.
- Повышают командный дух. Scrum-доска объединяет команду и поддерживает атмосферу единства. Работники видят свой вклад в общий результат — это повышает мотивацию.
При этом организация доски настолько простая, что каждый сотрудник сможет регулярно ею пользоваться. Рабочее поле разделяют на несколько частей. Вот основные:
- бэклог — все задачи, которые нужно сделать для реализации продукта;
- в работе — задачи, которые запланированы на спринте;
- в процессе — задачи, над которыми уже работают исполнители;
- выполнено — задачи, которые завершены в спринте.
В зависимости от команды, задач или проекта можно добавлять больше частей на доску. Например, создать дополнительную колонку «На проверке» или «Уточняем информацию».
Все пользователи доски могут добавлять задачи, отмечать выполненные, писать комментарии. Бэклог продукта заполняют совместно: заказчик, владелец продукта, Scrum-мастер и команда.
Scrum-мастер — это специалист по методологии, который контролирует работу всей команды и направляет ее. Он заполняет спринт, распределяет задачи между сотрудниками. Так карточка попадает в столбец «Вработе». Исполнители приступают к задачам и переносят карточки в столбец «В процессе», а когда работа завершена — в столбец «Выполнено».
Как организовать задачи: советы и примеры Scrum-доски
Scrum-доску можно представить как интерактивную карту проекта или многоуровневую систему управления. Первый уровень — это бэклог и спринты, второй — рабочее поле с задачами внутри спринта. Рассмотрим, как заполнить доску, на примере Битрикс24.
- Начните с бэклога. В карточки задач запишите все требования к продукту. Придерживайтесь принципа «одна карточка — одна задача или запрос». Обычно этим занимается владелец продукта или Scrum-мастер, но остальные участники команды тоже могут заполнять бэклог. Каждой задаче назначьте приоритет, чтобы точно знать, с каких начинать.
- Обсудите с командой разработчиков или других исполнителей приоритеты и сроки и выберите задачи из бэклога для спринта.
- Обозначьте сложность задач спринта в окошке StoryPoint. Если вы не знаете, как определять сложность, то опирайтесь на время. Например, единицей измерения может быть один рабочий час или день.
- Запустите спринт и перейдите к доске с задачами. Внутри доска делится минимум на три столбца:
- Задачи — все задачи спринта.
- В работе — задачи спринта, к которым приступили исполнители.
- Выполнено — задачи, которые завершены.
Если этого недостаточно, команда добавляет другие, например, «Тестирование» или «Проверка».
На примере Scrum-доска спринта похожа на канбан-доску: рабочий процесс разложен на карточки, которые перемещаются от столбца к столбцу. Отличие в том, что у канбан-доски нет сроков, задачи выполняются до тех пор, пока не будут закрыты. На Scrum-доске задачи выполняются до окончания спринта, а после, если не выполнены, переносятся в новый спринт.
Вот несколько правил, как применять Scrum-доску:
Правило 1. Ограничивайте количество работы. Чтобы не перегружать команду, для каждого столбца установите максимальное количество задач, которые могут находиться в нем одновременно.
Правило 2. Ограничивайте время работы над задачей. Отслеживайте, сколько времени уходит на каждую задачу. Старайтесь укладываться в сроки, чтобы успеть выполнить все запланированное на спринт.
Правило 3. Регулярно обновляйте данные. Scrum-доска должна быть живой. Это значит, что каждому сотруднику нужно актуализировать информацию по своим задачам минимум раз в день.
Правило 4. Расставляйте приоритеты. Задачи на доске должны располагаться в порядке убывания приоритета сверху вниз.
Правило 5. Используйте цветные метки. Так команда сможет быстро распознавать тип задачи, ее срочность или исполнителя.
Правило 6. Автоматизируйте процессы. Например, когда задача перемещается в колонку «Выполнено», коллегам автоматически отправляется уведомление.
Правило 7. Общайтесь. Ежедневные встречи (Daily stand-up) «у доски» помогут команде быть на одной волне и быстро решать возникающие проблемы.
Правило 8. Отражайте зависимости между задачами. Если одна задача зависит от другой, это должно быть отмечено на доске.
Правило 9. Следите за задачей с помощью диаграммы. Синим цветом отражена идеальная прямая выполнения задач. Вертикальная шкала — StoryPoint, горизонтальная — количество дней на спринт. Если идеальная и реальная линия расходятся, значит, Scrum-мастер ошибся с определением сложности задач и сроком спринта. Диаграмма может выглядеть так:
Когда спринт завершится, система предложит вам перенести невыполненные задачи в бэклог или сразу в новый спринт.
Для работы команды со crum-доской задач, выбирайте простые инструменты с приятным дизайном и отзывчивой поддержкой. Еще лучше, если доска будет встроена в вашу CRM-систему. Битрикс24 позволяет создавать Scrum-доски и настраивать их под себя: автоматизировать рутинные процессы, создавать чек-листы проверок, расставлять теги.
Частые вопросы
Scrum-доска — ключевой инструмент для работы команд по Scrum-методологии. На ней формируют список задач по проекту и отражают циклы работы. Доска спринта делится на столбцы — этапы работы: «Задачи», «В работе», «Выполнено». Каждая задача — это карточка на доске. Она перемещается между столбцами со статусами. Так Scrum-доска помогает команде видеть, что происходит с проектом, и быстро реагировать на изменения.
Действуйте последовательно:
- Обучите команду методологии, а потом вводите инструменты.
- Выберите систему, где вести Scrum-доску.
- Создайте доску и разделите ее на колонки: «Бэклог продукта», «Спринты».
- Заполните задачи в бэклоге и расставьте в порядке приоритета.
- Запустите новый спринт и перенесите запланированные задачи из бэклога.
- Обновляйте доску регулярно и совместно с командой.
- Организовывайте ежедневные совещания (Daily stand-up). Используйте доску оценки прогресса.
- Анализируйте спринты и определяйте точки роста.
Что в итоге
- Scrum-методика — метод управления проектами для небольших команд. Она делит рабочие процессы на спринты — короткие промежутки времени, за которые выполняются задачи из бэклога. Отрезки можно сравнить с этапами дорожной карты проекта. После спринта заказчик получает конкретный результат, например, новую функцию продукта.
- Scrum-доска — основной и единственный инструмент для работы по Scrum-методике. На ней размещаются все задачи по проекту. Они распределяются по спринтам и ранжируются по сложности и приоритету.
- Доской пользуются все участники команды: заполняют бэклог, переносят карточки в столбцы внутри спринта. Scrum-мастер распределяет задачи, собирает аналитику по итогам каждого спринта.
