За время ежегодного отпуска сотрудник получает определенные выплаты. Они отличаются от обычной зарплаты и рассчитываются по особым правилам. Чтобы помочь вам разобраться в расчетах, мы подготовили пошаговую инструкцию с примерами.
Рассказываем, какой период берется для расчета отпускных, как правильно применять формулы и что делать в особых случаях.
Что такое отпускные
Отпускные — это деньги, которые работодатель обязан выплатить сотруднику за ежегодный оплачиваемый отпуск. Это не часть зарплаты и не дополнительные деньги. Это компенсация работодателя за те дни, когда сотрудник находится в ежегодном отпуске и не зарабатывает.
Есть четыре типа оплачиваемого отпуска:
- ежегодный основной;
- ежегодный дополнительный, например за работу во вредных условиях или за ненормированный рабочий день;
- учебный;
- по беременности, родам и уходу за ребенком.
Также, когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска.
Отпускные — это часть социальной защиты работников. Их выплаты регулируются статьями 115 ТК РФ, 136 ТК РФ и 5.27 КоАП РФ, а также Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
По закону:
- Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск — минимум 28 дней. Это право не зависит от должности и стажа работы в компании.
- Сумма зависит от количества отпускных дней и средней зарплаты за расчетный период.
- Сотрудник обязан получить отпускные максимум за три дня до начала отпуска.
- В некоторых случаях сотрудники имеют право на дополнительные отпускные дни.
Количество отпускных дней рассчитывает сотрудник кадрового отдела, а сами отпускные — бухгалтер. Но сотруднику тоже полезно знать, какую сумму он получит. Это поможет выбрать подходящее время для отдыха, спланировать расходы и убедиться, что бухгалтер рассчитал все правильно.
Пример. Иван работает маркетологом и каждый месяц получает 70 000 рублей — без дополнительных выплат и премий. В августе 2024 года он собирается уйти в отпуск на две недели. Значит, не позднее чем за три дня до отпуска он получит отпускные — 33 504 рубля. И в течение месяца — зарплату в размере 36 666 рублей.
Отпускные рассчитали по формуле:
Средний дневной заработок × Количество отпускных дней
Таким образом, Иван заработает в августе примерно 70 170 рублей, включая зарплату за отработанный расчетный период.
Выше — пример стандартного расчета отпускных, когда сотрудник регулярно получает фиксированную зарплату и уходит в отпуск. Но бывает, что в отпускном месяце сотрудник взял больничный, уехал в командировку, за полгода до этого получил премию или ему повысили зарплату. В этих случаях отпускные будут рассчитываться по-другому.
Что входит в расчет отпускных, рассмотрим на конкретных примерах.
Как рассчитываются отпускные
Отпускные выплаты рассчитываются не так, как заработная плата. Если зарплата начисляется за фактически отработанные дни, то отпускные — за календарные дни отпуска, умноженные на средний дневной заработок.
Чтобы узнать примерную сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 — среднее количество дней в месяце. Затем умножить на количество дней отпуска.
Сумма отпускных = 85 000 / 29,3 × 14 = 40 614 рублей
Точный порядок расчета отпускных сложнее. Чтобы узнать сумму отпускных с точностью до копейки, воспользуйтесь общей формулой расчета отпускных:
Сумма отпускных = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней × Количество отпускных дней
ИЛИ
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество отпускных дней
Сложность в том, что для точного расчета отпускных нужно получить:
- расчет отпускных дней;
- расчет среднего заработка для отпускных;
- данные о количестве отработанных дней;
- данные об общем доходе за расчетный период.
Ниже приводим пошаговую инструкцию, как все рассчитать.
Шаг 1. Определяем расчетный период
Расчетный период для расчета отпускных — это 12 календарных месяцев перед отпуском. Считается с 1-го по 30-е или 31-е число (29-е или 28-е — в феврале).
Пример. Сотрудник работает в компании более трех лет, берет отпуск с 15 ноября 2023 года. Расчетный период — с 1 ноября 2022 года по 31 октября 2023 года.
По правилам расчета отпускных, если сотрудник устроился меньше года назад, его расчетный период — это все время, которое он отработал в компании. Считается с первого дня работы по последнее число месяца перед отпуском.
Пример. Сотрудник работает в компании с 5 марта 2024 года. Через семь месяцев после начала работы он уходит в отпуск на две недели — с 7 по 21 октября. Расчетный период в этом случае — с 5 марта по 30 сентября 2024 года.
Также бывают случаи, когда сотрудник совсем не работал в течение последних 12 месяцев и не получал зарплату. Например, находился в декрете или ухаживал за больным родственником. Тогда средний заработок будет рассчитываться за предыдущий расчетный период.
Пример. Светлана уходит в отпуск в августе 2024 года. В расчетном периоде с 1 августа 2023 года по 31 июля 2024 года она находилась в декрете и не работала. Но за год до этого работала и получала зарплату. Следовательно, расчетный период, за который Светлана получит отпускные, — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
Шаг 2. Считаем количество отработанных дней
Расчетный период — это 12 календарных месяцев перед отпуском. Но сотрудники не работают все это время без выходных. Они уходят в отпуска — оплачиваемые и за свой счет, отдыхают в праздники, берут больничные.
Чтобы правильно рассчитать сумму отпускных, нужно узнать количество дней, которые по факту отработал сотрудник в расчетном периоде. Для этого используйте формулу:
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью, где 29,3 — это среднее количество дней в месяце
Отработанными считаются будни, выходные, праздники и отпуска за свой счет до 14 дней. Для расчета берут календарные дни, а не фактически отработанные. Например, у сотрудника с графиком 5/2 — 7 календарных дней в неделю, а не 5 фактически отработанных.
Исключите дни, когда сотрудник не работал по уважительным причинам и за ним не сохранялась зарплата, — полностью или частично. К таким периодам относятся:
- ежегодные оплачиваемые отпуска;
- больничные;
- отпуска за свой счет свыше 14 дней;
- командировки;
- периоды простоя по вине работодателя;
- отпуска по беременности и родам;
- отпуска по уходу за детьми-инвалидами.
В некоторых месяцах сотрудники отрабатывают не все дни. Чтобы точно узнать, сколько дней они отработали, используйте формулу:
(Общее количество дней в месяце − Количество нерабочих дней) / Общее количество дней в месяце × 29,3
Разберем на примере.
Пример. Сергей уходит в отпуск в сентябре 2024 года. Расчетный период — с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года. За это время Сергей брал отпуск на две недели в июне 2024-го, больничный на пять дней в марте и еще семь дней отпуска в ноябре 2023-го.
Получается, что Сергей полностью отработал девять месяцев. И еще:
В июне: (30 − 14) / 30 × 29,3 = 15,6 дня
В марте: (31 − 5) / 31 × 29,3 = 24,5 дня
В ноябре: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,4 дня
Общее количество отработанных дней за расчетный период = 29,3 × 9 + 15,6 + 24,5 + 22,4 = 326,5
Шаг 3. Считаем доход за расчетный период
Определите общую сумму всех выплат, которые сотрудник получил за расчетный период.
Какие начисления берутся для расчета отпускных:
- основная заработная плата;
- премии и бонусы;
- компенсации (например, за работу в выходные и праздники);
- другие выплаты, которые предусмотрены трудовым договором.
Дополнительные выплаты учитываются только за расчетный период. Если премию в 40 тысяч рублей сотрудник получил в январе, а отдыхать ушел в феврале следующего года, то в расчет она не принимается. Также в общий заработок не входят выплаты за больничные, декретные пособия, материальная помощь, командировочные, возмещение обедов, транспорта, связи.
Пример. За 12 месяцев Сергей получил следующие выплаты:
- Основная заработная плата — 600 000 рублей.
- Премия — 50 000 рублей.
- Выплата за работу в праздничные дни — 20 000 рублей.
Общая сумма начислений: 600 000 + 50 000 + 20 000 = 670 000 рублей.
Шаг 4. Считаем средний дневной заработок
Для расчета среднего заработка используйте формулу:
Средний дневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней
Пример. За 12 месяцев Сергей отработал 326,5 дня и заработал 670 тысяч рублей. Среднедневной заработок для расчета отпускных составил 2052 рубля (670 000 / 326,5).
Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных
Теперь, когда вы знаете средний дневной доход, точное количество отработанных дней и общий доход за этот период, можно рассчитать точную сумму отпускных. Формула расчета отпускных:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество отпускных дней
Разберем на примере.
Пример. Средний дневной заработок Сергея — 2052 рубля. Он уходит в отпуск на две недели. Значит, сумма отпускных составит:
2052 × 14 = 28 728 рублей
Если вы не уверены, что рассчитали отпускные правильно, запросите у бухгалтера расчетный лист. По закону он не обязан его выдавать перед каждым отпуском, но вы можете договориться лично.
Многие компании распечатывают расчетные листки, хотя это необязательно и их достаточно направлять сотрудникам по КЭДО. С помощью Битрикс24 это можно сделать за пару кликов. Автоматизируйте выдачу расчетных листов и работу с другими кадровыми документами: графиком отпускных дней, уведомлениями, приказами. Если вы уже используете Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доступ к КЭДО будет бесплатным.
Расчет отпускных: пример для сотрудника с постоянным окладом
Марина работает HR-менеджером и получает 85 тысяч рублей в месяц.
- 1 августа 2024 года она уходит в оплачиваемый отпуск на две недели.
- До этого Марина уходила в отпуск в марте — на 7 дней.
- В сентябре прошлого года она брала больничный на 4 дня.
- Также в декабре Марина получила годовую премию — 40 тысяч рублей.
Рассмотрим, как производится расчет отпускных в этом случае.
Расчет отпускных: пример при повышении оклада
Андрей устроился в компанию семь месяцев назад. Изначально он получал 60 тысяч рублей в месяц, но через полгода ему повысили зарплату до 65 тысяч. За время работы Андрей не уходил в отпуск и не брал больничные. С 9 сентября 2024 года он уходит в отпуск на 7 дней.
Повышение заработной платы влияет на сумму отпускных. В таких случаях дополнительно рассчитывают коэффициент повышения зарплаты по формуле:
Коэффициент повышения = Новый оклад / Оклад до повышения
А итоговую сумму отпускных считают так:
Сумма отпускных = Оклад до повышения × Коэффициент повышения × Количество месяцев, отработанных по окладу до повышения + Оклад после повышения × Количество месяцев, отработанных по новому окладу / Количество месяцев в расчетном периоде / 29,3 × Количество дней отпуска
Рассчитаем, какую сумму отпускных получит Андрей.
Расчет отпускных: пример для сотрудника, работающего по ненормированному рабочему графику
Владимир работал пять дней в неделю и получал 40 тысяч рублей в месяц. Но с 1 июля 2024 года он перешел на четырехдневку с зарплатой 30 тысяч рублей. Теперь Владимир собирается в отпуск на две недели — с 15 августа 2024 года.
Сотрудники, которые работают неполный рабочий день, также имеют право на 28 дней отдыха. Статья 93 ТК РФ запрещает как-либо их ограничивать.
Отпускные при неполном рабочем дне рассчитываются так:
Сумма отпускных = Общий доход за расчетный период / Количество месяцев расчетного периода / 29,3 × Количество дней отпуска
Рассчитаем, какую сумму отпускных получит Владимир.
Частые вопросы
Простой способ примерно рассчитать отпускные — разделить зарплату на 29,3 и умножить на количество дней отпуска. Сложный, но точный — средний заработок за один день умножить на количество дней отпуска.
Отпускные выплаты могут быть меньше обычной зарплаты по нескольким причинам:
- Если в расчетный период входили больничные или отпуска за свой счет. Это снижает средний заработок и, соответственно, размер отпускных.
- Отпускные рассчитываются по календарным дням, а не рабочим.
- В месячную зарплату могут входить дополнительные выплаты и премии, которые не всегда учитываются при расчете отпускных. Например, премии за прошлые периоды.
Предположим, что ваш средний дневной заработок — 2000 рублей и вы берете отпуск на две недели. Ваши отпускные — 28 000 рублей.
Если ваша зарплата — 60 000 рублей, то за месяц с 22 рабочими днями вы получаете примерно 2727 рублей в день (60 000 / 22). Таким образом, если бы вы работали весь месяц, ваша зарплата могла бы быть выше, чем отпускные за те же дни.
В большинстве случаев повлиять на сумму отпускных нельзя. Но можно воспользоваться некоторыми советами:
- Уходите в отпуск в те месяцы, где больше всего рабочих дней. В 2024 году это, например, июль, август и октябрь. В такие периоды стоимость одного рабочего дня будет наименьшей.
- Избегайте официальных праздников. Они увеличивают продолжительность отпуска, но не входят в число оплачиваемых календарных дней отпуска.
- Подождите повышения зарплаты или премии. Тогда среднедневной заработок будет больше.
Что в итоге
- Отпускные — это не часть зарплаты и не дополнительные деньги. Это компенсация работодателя за то время, пока сотрудник находится в отпуске. По закону каждый сотрудник имеет право на 28 дней оплачиваемого отпуска в год.
- Сумма отпускных зависит от расчетного периода, количества отпускных дней, среднего заработка, премий и других факторов.
- Чтобы узнать примерную сумму отпускных, разделите зарплату на 29,3 и умножьте на количество дней отпуска. Если хотите узнать точную сумму, умножьте средний дневной заработок на количество отпускных дней.
- Вы можете рассчитать отпускные самостоятельно. Но чтобы быть уверенным наверняка, запросите расчетный лист у бухгалтера.
- Если хотите получить больше отпускных, берите отпуск в месяцы с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю.
