Представьте: с утра вы наливаете кофе, открываете список дел на день и твердо решаете выполнить важную задачу — подготовить коммерческое предложение для клиента. Но решаете быстро проверить почту, потом отвлекаетесь на соцсети, смотрите пару видео, а дальше уже обед. Затем пара созвонов — и вот рабочий день уже почти закончился. Презентация не готова, а встреча с клиентом уже скоро.
Если хотя бы частично узнали себя, значит, вы сталкивались с прокрастинацией. В статье разбираемся, что это такое, откуда берется и как справиться с привычкой откладывать все на последний момент.
Что значит прокрастинация и почему она опасна для бизнеса
Прокрастинация — это такое поведение, когда человек откладывает важные дела на потом. Он осознает, что это скажется на сроках или качестве, но все равно продолжает сидеть сложа руки.
По данным ВЦИОМ, такое поведение знакомо 30% россиян. Часто неспособность начать работу вовремя путают с ленью, но это не одно и то же. В таблице — основные признаки и отличия прокрастинации от лени:
Исследования показывают, что прокрастинация обходится компаниям очень дорого. Например, по данным американских ученых, она может стоить работодателю около 10 000 долларов в год на одного сотрудника. Другие эксперты отмечают, что плохой навык самоорганизации снижает доходы бизнеса примерно на 30%.
Что касается российских реалий, то аналитики агентства «Серч Информ» посчитали, что каждый месяц московские компании теряют из-за безделья сотрудников от 7,5 до 25 тысяч рублей. В регионах цифры немного ниже.
Вот как именно промедление в задачах вредит бизнесу:
- Портятся отношения с клиентами. Из-за трудностей с самоорганизацией часто сдвигаются сроки. Если такое происходит регулярно, заказчики могут прекратить сотрудничество. В итоге вы рискуете потерять не только прибыль, но и репутацию — разочарованный клиент может рассказать коллегам по отрасли, что вы срываете дедлайны.
- Увеличиваются расходы. Если проект затягивается, придется потратить больше, чем планировали. Например, оплатить переработки сотрудников, привлечь исполнителей со стороны, чтобы все успеть вовремя, или даже заплатить штраф за то, что нарушили условия договора.
- Падает качество работы. Когда вы делаете задачи наспех, сложно выполнить их хорошо. Торопясь, легко совершить ошибки — некоторые из них могут дорого обойтись бизнесу.
- Выгорают сотрудники. Если сроки постоянно сдвигаются, команда вынуждена работать в режиме цейтнота. Авралы и переработки снижают мотивацию сотрудников. Велик риск, что они начнут увольняться — придется тратить время на наем и адаптацию новых специалистов. Подробнее о выгорании сотрудников писали в этом материале.
Пример. Владелица цветочного магазина Ольга решила обновить ассортимент перед весной. Она хотела предложить клиентам букеты с цветами, которые популярны в начале сезона. Но вместо того чтобы сделать заказ, Ольга начала сомневаться — боялась, что не угадает с количеством или выберет неправильные позиции, которые не будут продаваться.
Из-за страха неудачи Ольга переключилась на рутинные дела: обновляла витрины и помогала сотрудникам упаковывать букеты. Владелица убеждала себя, что все это нужно, но на самом деле просто избегала принятия важного решения.
Конкуренты тем временем запустили свои весенние коллекции: букеты с тюльпанами в крафтовой упаковке, праздничные композиции с нарциссами и яркие наборы с мимозой. Когда Ольга наконец решилась оформить заказ, цветы поставили с большой задержкой — самые популярные позиции уже разобрали.
В результате ассортимент магазина не обновился вовремя. Постоянные клиенты, которые рассчитывали на новые букеты, ушли к конкурентам, а бизнес потерял прибыль в пиковый сезон.Почему мы откладываем дела
Исследователи долго изучают феномен прокрастинации. Считается, что на биологическом уровне она связана с «конфликтом» между двумя частями мозга:
- Лимбической системой — это древняя часть мозга, которая отвечает за наши инстинкты. Она стремится к удовольствиям и избегает всего неприятного.
- Префронтальной корой — отвечает за планирование, принятие решений и достижение долгосрочных целей.
Иногда эти части мозга «спорят»: лимбическая система хочет отложить сложное или неприятное дело, а префронтальная кора пытается заставить нас действовать. Именно из-за этого внутреннего конфликта мы и склонны откладывать дела на потом.
Психологи, развивая эту теорию, выделяют множество причин, из-за которых человек откладывает дела. Разберем основные.
Причина № 1. Страх неудачи
Люди, которые ставят перед собой слишком амбициозные цели или боятся, что их работа не оправдает ожиданий, с большим трудом принимаются за работу. Из-за того, что задача кажется слишком сложной, человеку проще ее отложить, чем рискнуть и попробовать.
Пример. Руководитель отдела продаж Ирина должна была презентовать новый продукт ключевому клиенту компании. Ее план был амбициозным: идеально проработать каждый слайд, подготовить ответы на все возможные вопросы и предугадать критику. Она боялась, что презентация окажется недостаточно убедительной, поэтому откладывала подготовку.
Вместо работы над основным проектом Ирина анализировала старые отчеты и помогала коллегам. Когда дедлайн подошел, ей пришлось наспех готовить материалы — презентация вышла неубедительной и не заинтересовала клиента.Причина № 2. Самосаботаж
Иногда, когда человек откладывает выполнение задачи, он пытается избежать разочарования в себе. Он будто нарочно создает препятствия — ведь если результат окажется неудачным, он сможет сказать: «Я бы справился, если бы начал раньше».
Пример. Предприниматель Виктор давно хотел запустить онлайн-курс по маркетингу. Он мечтал о большом успехе, но боялся разочароваться в себе, если что-то пойдет не так. В прошлом несколько его проектов провалились — и это укрепило мысль «Лучше не начинать вовсе, чем потерпеть неудачу».
Виктор бессознательно создавал себе препятствия. Вместо того чтобы записывать уроки, он целыми днями выбирал шрифты и цвета для слайдов. Курс вышел сырым, продаж было мало. Виктор сказал себе: «Все бы получилось, нужно было просто раньше начать», — и почувствовал горькое, но знакомое облегчение.Причина № 3. Депрессия
В таком состоянии даже простые действия могут быть непосильными. Усталость, отсутствие энергии и интереса, сложность сосредоточиться — все это приводит к тому, что человек просто-напросто не может работать.
Пример. Дизайнер-фрилансер Мария гордилась тем, что нашла для себя удобный ритм жизни. Но в последние месяцы даже простые дела давались с огромным трудом — она не могла приготовить простой завтрак и часами откладывала ответ на сообщения клиентов.
Срывая очередной срок по проекту, Мария все сильнее чувствовала себя никчемной. В какой-то момент она осознала, что не может справиться с этим состоянием самостоятельно, и записалась к психологу.Причина № 4. Дефицит внимания
В этом случае человек легко отвлекается на мелочи. Все потому, что мозг выбирает мгновенное удовольствие, игнорируя долгосрочные последствия. В последние годы многие начали подозревать у себя синдром дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ). Но, по данным психологов, он встречается всего у 2,5% людей во всем мире. И это значит, что большинство людей могут научиться сохранять фокус на важном.
Пример. Руководитель отдела маркетинга Алексей должен был подготовить стратегию продвижения нового продукта. Но каждый раз, садясь за работу, он отвлекался на уведомления в телефоне, срочные письма от коллег или новости.
Алексей не замечал, как быстро уходил рабочий день. Когда он осознавал, что времени остается мало, задача становилась еще более пугающей и Алексей откладывал ее до завтра. В итоге презентацию он сделал впопыхах, начальник не оценил ее и запуск продукта сдвинулся на две недели.Причина № 5. Отсутствие мотивации
Когда задача кажется неинтересной или бессмысленной, человек откладывает ее в долгий ящик. Мы часто сопротивляемся, если мотивация внешняя, например когда с выполнением задачи подгоняет начальник. Если же мотивация внутренняя и человек сам заинтересован в том, что он делает, он реже откладывает работу на потом.
Пример. Менеджеру по продажам Дмитрию поручили составить отчет о работе с клиентами за квартал. Ему казалось, что это бесполезная формальность, которая ни на что не влияет. Начальник напоминал о сроках, но это только раздражало Дмитрия. Он откладывал работу над отчетом, занимаясь звонками и поиском новых клиентов.
Когда отчет пришлось сдавать, Дмитрий подготовил его в последний момент и сделал это поверхностно, упустив важные детали. Начальник отчитал его и объяснил, что анализ мог выявить недочеты в стратегии и помочь увеличить продажи. Только тогда Дмитрий осознал, почему эта задача была так важна.Причина № 6. Перфекционизм
Желание сделать все идеально может парализовывать. Перфекционисты часто стремятся к великолепному результату. Но он почти недостижим, ведь чтобы сделать задачу на высшем уровне, нужно много времени, а его часто не хватает. Стараясь довести все до совершенства, легко застрять на одном месте, так и не выполнить то, что нужно. Это намного хуже, чем сделать просто «достаточно хорошо».
Пример. Кондитер и владелица кафе Анна хотела добавить в меню авторские десерты, чтобы выделиться среди конкурентов. Она придумала необычные вкусы: муссы из облепихи с зеленым чаем, пирожные с карамельно-лавандовым кремом и тарталетки с цитрусовым курдом.
Анна бесконечно дорабатывала рецепты, придумывала новые подачи и каждый раз убеждала себя, что результат еще недостаточно хорош. Пока она искала «тот самый» вариант, конкуренты уже запустили похожие десерты и клиенты начали уходить в другие кафе.Как бороться с прокрастинацией
Привычку откладывать дела можно побороть — вот основные способы:
- Определите и назовите свои эмоции. Подумайте, почему вы медлите и избегаете работы — из-за тревоги, страха, сомнений? Помните: ругать себя бесполезно, это только усиливает чувство вины. Признать эмоции — первый шаг, чтобы выйти из ступора. Например, если перед вами сложный проект, скажите: «Я переживаю, что не справлюсь и меня раскритикуют, из-за этого я откладываю работу».
- Разделите большие задачи на мелкие. Например, если нужно подготовить отчет, сначала выберите шаблон, затем найдите данные, а только потом пишите текст. Главное — не закапываться на каждом этапе. Если будете часами выбирать шаблон, ни к чему хорошему это не приведет.
- Попробуйте технику помодоро. Метод борьбы с прокрастинацией прост: работаете в течение 25 минут, после этого делаете короткий перерыв на пять минут. Повторяете. После четырех таких помидорок можно отдохнуть 20-30 минут и, например, посмотреть серию «Друзей» Только по-честному — всего одну! . Когда используете метод помодоро, мозг не пугается, что сейчас придется работать три часа без остановки. Так вы плавно входите в режим.
- Сфокусируйтесь на одном деле. Привычка переключаться между задачами создает иллюзию продуктивности, но в итоге все важное остается недоделанным. Выберите одно дело и уберите все, что отвлекает. Например, включите режим «Не беспокоить» на телефоне. Или используйте браузерное расширение StayFocused — там можно выбрать сайты и заблокировать к ним доступ, пока вы работаете.
Отслеживайте прогресс. Часто мы медлим, потому что результат кажется далеким. Чтобы видеть прогресс, используйте таск-менеджеры, например Битрикс24. Платформа поможет укладываться в сроки и отслеживать эффективность.
Ставьте задачи в Битрикс24Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск‑трекере.Создать бесплатно- Договоритесь с собой. Пообещайте себе награду за выполнение задачи: прогулку, чашку вкусного кофе или любимый сериал. Это будет стимулировать завершить дело. Главное — награждайте только за выполненное, а не за попытку начать.
- Создайте рабочую атмосферу. Уберите со стола все лишнее, оставьте только нужные для работы вещи: ноутбук, блокнот, ручку. Настройте освещение так, чтобы оно помогало работать: холодный свет лучше подходит для концентрации, а теплый — для отдыха. Также позаботьтесь о мебели: с удобным креслом и правильной высотой стола вы будете меньше уставать. Если работаете из дома, создайте зону, где вас не будут отвлекать. Например, наденьте наушники с шумоподавлением или поставьте ширму, чтобы отделить рабочую часть комнаты.
- Грамотно распределяйте энергию в течение дня. Определите, когда вы наиболее продуктивны: если вы жаворонок, выполняйте все сложное утром, а если сова — ближе к вечеру. Обязательно делайте перерывы: после 90 минут интенсивной работы концентрация начинает снижаться. Потратьте 10-15 минут на прогулку, легкие упражнения или выпейте кофе, чтобы восстановить силы.
Где еще можно узнать о прокрастинации
Работа с прокрастинацией — постоянный процесс. Собрали полезные материалы, которые советуем изучить, — сможете лучше разобраться, почему мы откладываем дела, и научиться с этим справляться.
Книги
«Прокрастинация: почему мы все откладываем на потом и как с этим бороться прямо сейчас»
Исследователи Джейн Бурка и Ленора Юэн объясняют, откуда берется прокрастинация, выделяют разные виды причин и дают множество советов, как избавиться от привычки вечно откладывать все на завтра.
«Легкий способ перестать откладывать дела на потом»
Психолог Нил Фьоре делится несложными, но эффективными техниками, которые помогут вовремя начинать даже самые трудные дела.
Подкасты
«Не хочу, не могу, не буду: как мешает и помогает нам прокрастинация»
Выпуск подкаста «Go учиться!», в котором клинический психолог Татьяна Павлова объясняет, почему наш мозг склонен откладывать дела, рассказывает, что такое дофаминовая ловушка и как в нее не попасть.
«Будет сделано»
Интервью с российскими экспертами из разных сфер о том, как эффективно работать, достигать целей и выстраивать гармоничный образ жизни.
Частые вопросы
В современном мире человека может отвлечь очень много вещей — соцсети, видеоигры, онлайн-кинотеатры. Они работают как ловушки для мозга, предлагая быстрое удовольствие. В результате концентрироваться сложнее, задачи кажутся еще менее привлекательными. Мозг просто привыкает к легкому дофамину и перестает воспринимать долгосрочные цели как важные.
Чтобы не попадаться в эти ловушки, можно использовать таймеры, которые помогают сосредоточиться. Например, приложение Forest: пока вы работаете, растет виртуальное дерево, которое погибает, когда вы начинаете листать соцсети.
Когда человек чувствует, что не укладывается в сроки, он начинает работать и жить в режиме аврала. Со временем это может привести к хронической усталости и бессоннице, снизить иммунитет и вызывать постоянные головные боли.
Ученые выяснили, что прокрастинаторы более креативны, чем те, кто начал выполнять задачу сразу. Все потому, что когда вы откладываете задачу, мозг продолжает работать над ней в фоновом режиме. Так можно найти нестандартные решения. Главное — не забывайте вернуться к работе вовремя.
Даже любимые дела могут казаться сложными и непосильными, особенно если задача слишком масштабная. В таких случаях откладывание дел — защитный механизм, который помогает избежать перегрузки.
Рекомендуем действовать постепенно. Если нужно запустить масштабный проект, начните с простого: напишите план или проведите мозговой штурм. Еще полезно использовать канбан-доски — они помогают видеть прогресс и чувствовать контроль над ситуацией.
Сотрудники могут откладывать работу, когда перегрузились или запутались в целях. Чтобы исправить ситуацию, начните с разговора. Соберите команду и обсудите, какие задачи самые важные, а что можно перенести или убрать.
Четко распределите обязанности, чтобы каждый знал, за что он отвечает. Используйте таск-менеджеры, чтобы отслеживать прогресс. Когда все видят, что делать дальше и почему это важно, работать становится легче.
Что в итоге
- Привычка откладывать на потом тормозит работу и мешает бизнесу. Она портит отношения с клиентами, увеличивает расходы и приводит к выгоранию команды.
- Основные причины прокрастинации: страх неудачи, перфекционизм, отсутствие мотивации или даже депрессия.
- Прокрастинацию можно победить. Для этого есть разные способы борьбы: разбейте задачу на этапы, попробуйте технику помодоро, уберите отвлекающие факторы, сфокусируйтесь на главном и не забывайте поощрять себя за успехи.
- Не критикуйте себя за медлительность. Это не лень и не показатель слабости, а всего лишь привычка, которую можно изменить. С таким сталкиваются многие, и вы не одиноки.
- Помните, что изменения происходят постепенно. Маленькие шаги, осознанность и правильный подход помогут улучшить продуктивность и вернуть контроль над рабочими процессами.
