Приоритизация задач: как не утонуть в море дел и достичь целей

Что такое приоритизация задач

Приоритизация задач — это процесс, который помогает определить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Ключевой момент: приоритизировать задачи не значит просто составить бэклог задач. Важно определить значимость каждой. Зачем это нужно:

1. Мотивирует фокусироваться на главном. Вы концентрируетесь на действительно важных делах.
2. Помогает больше успевать. Выполняя приоритетные задачи, вы достигаете больших результатов за то же время.
3. Снижает стресс. Когда вы точно знаете, что нужно делать в первую очередь, уровень тревожности снижается.

Какие есть методы приоритизации задач

Существует множество техник и методологий приоритизации задач. Рассмотрим самые популярные и эффективные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает оценить дела по двум параметрам: важности и срочности. Матрица делит все задачи на четыре квадрата:

A. Важные и срочные. Их нужно выполнить немедленно.
B. Важные, но не срочные. Их нужно запланировать.
C. Неважные, но срочные. Их можно делегировать.
D. Неважные и несрочные. От них можно отказаться.

Как использовать

1. Составить список всех задач.
2. Оценить каждую задачу по важности и срочности.
3. Распределить задачи по квадратам.
4. Начать с задач из квадрата A, затем B и так далее.

Метод ABC

Помогает разделить задачи на три категории по степени важности:

Удобнее всего использовать этот метод, когда речь идет об измеримых результатах, например доходе.

Как использовать

1. Составьте список задач.
2. Оцените вклад каждой задачи в достижение цели.
3. Распределите задачи по категориям A, B и C.
4. Начните с выполнения задач категории A.

Метод RICE

RICE — это аббревиатура от английских слов:

Метод часто используется в продуктовой разработке для того, чтобы повысить эффективность команды. Но его можно применять для приоритизации любых рабочих задач.

Как использовать

1. Для каждой задачи оцените:

• охват — сколько людей или процессов затронет задача;
• влияние — насколько сильно задача повлияет на цель;
• уверенность — насколько вы уверены в своих оценках (в процентах);
• затраты — сколько времени или ресурсов потребуется.

2. Рассчитайте показатель RICE по формуле:

3. Отсортируйте задачи по убыванию показателя RICE.

Метод MoSCoW

MoSCoW — это аббревиатура от английских слов:

Техника помогает расставить приоритеты, исходя из необходимости выполнения задач.

Как использовать

1. Составьте список всех задач.
2. Распределите задачи по категориям M, S, C, W.
3. Начните с выполнения задач из категории Must have.

Метод Айви Ли

Техника предлагает сфокусироваться на ограниченном количестве самых важных задач.

Как использовать

1. В конце рабочего дня составьте список из шести самых важных задач на завтра.
2. Расположите эти задачи в порядке их важности.
3. На следующий день начните с первой задачи в списке.
4. Работайте над задачей, пока не завершите ее.
5. Переходите к следующей задаче в списке.
6. В конце дня перенесите незавершенные задачи на следующий день и добавьте новые до шести штук.

Какой метод приоритизации задач наиболее эффективен

Универсального ответа на этот вопрос нет. Эффективность способа приоритизации задач зависит от многих факторов:

• специфики вашей работы;
• личных особенностей;
• текущих целей и задач;
• количества и характера задач.

Поэтому лучший способ — попробовать разные методы и выбрать тот, который подходит именно вам. Можно даже комбинировать несколько методов расстановки приоритетов.

Например, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы первично отсортировать задачи, а затем RICE — для более точной оценки. Главное — регулярно анализировать эффективность метода и корректировать его при необходимости.

Как приоритизировать задачи: пошаговая инструкция

Шаг 1. Соберите все задачи в одном месте

Запишите абсолютно все дела, которые вам нужно сделать. Не держите задачи в голове — это создает лишнее напряжение. Можно выписать их в блокнот или воспользоваться специальной программой со списком дел.

Шаг 2. Определите свои цели

Прежде чем расставлять приоритеты, важно понять, к чему вы стремитесь. Какие у вас долгосрочные и краткосрочные цели? Их тоже полезно зафиксировать. В потоке дел можно забыть о том, что действительно важно. А так цели всегда будут у вас перед глазами.

Шаг 3. Оцените каждую задачу

Проанализируйте каждую задачу по нескольким критериям:

• Насколько она важна для достижения ваших целей?
• Насколько она срочная?
• Сколько времени и ресурсов потребует?
• Какой результат принесет?

Шаг 4. Попробуйте метод приоритизации

Используйте один из методов или их комбинацию, чтобы ранжировать задачи. Можно воспользоваться и дополнительными техниками:

• Правило двух минут. Если задачу можно выполнить за две минуты или меньше, сделайте ее сразу. Это поможет избавиться от множества мелких дел, которые часто отвлекают и создают ощущение незавершенности.
• Принцип Парето (правило 80/20). 20% усилий дают 80% результата. Определите те 20% задач, которые приносят наибольшую отдачу, и сфокусируйтесь на них.
• Метод «швейцарского сыра». Если задача кажется слишком большой и сложной, начните с маленьких, легких частей. Постепенно вы «прогрызете» в задаче «дырки», как в швейцарском сыре, и работать с ней станет проще.
• Метод помидора (Pomodoro Technique). Работайте интервалами по 25-50 минут с короткими перерывами. Это помогает сохранять фокус на задачах с высоким приоритетом и не отвлекаться.

Шаг 5. Составьте план действий

Распределите задачи по дням недели или часам дня.

Шаг 6. Начните с самых важных задач

Приступайте к выполнению задач с высоким приоритетом, когда у вас больше всего энергии. Обычно это утренние часы или начало рабочей недели.

Шаг 7. Регулярно пересматривайте приоритеты

Ситуация может меняться, поэтому важно регулярно, например раз в неделю, пересматривать свой список задач и приоритеты.

Шаг 8. Учитывайте неожиданные задачи

Оставляйте в расписании время на непредвиденные дела — это поможет сохранить гибкость и не выбиваться из графика, когда появляются срочные и важные задачи.

Шаг 9. Делегируйте

Если задача не требует именно вашего участия, подумайте о том, чтобы передать ее коллеге.

Шаг 10. Анализируйте результаты

Регулярно оценивайте, помогает ли ваш метод приоритизации достигать целей. Если нет — пробуйте другие подходы.

Какие бывают инструменты приоритизации задач

Есть разные техники приоритизации задач. Рассмотрим некоторые популярные решения:

1. Таск-менеджеры

Программы для тайм-менеджмента позволяют не только составлять списки дел, но и присваивать им приоритеты, устанавливать дедлайны, отслеживать прогресс. Их обычно используют на рабочем месте, чтобы управлять командой. Но вы можете организовать таким образом и свои личные задачи.

2. Канбан-доски

Визуальный инструмент, который помогает наглядно представить все задачи и их статусы. Обычно доска разделена на колонки, представляющие разные этапы работы, например Сделать, В процессе, Сделано. Доской удобно пользоваться, когда задач много, — так сложнее о чем-то забыть или упустить дедлайн.

3. Календари

Цифровые календари помогают планировать встречи и рабочие звонки. Инструмент особенно полезен, если вы ежедневно общаетесь с большим количеством людей. Календарь пришлет уведомление, если время или место встречи изменилось. А также заранее напомнит о предстоящей планерке.

4. Приложения для создания интеллект-карт

Интеллект-карта выглядит как схема, которая по принципу ассоциации связывает между собой разные факты, идеи или явления. Ее также можно использовать для планирования задач, чтобы визуализировать их, видеть взаимосвязи и приоритеты. Можно составить карту в специальном приложении, обычной доске или даже листе бумаги.

5. Таблицы

Вы можете занести задачи в Excel или Google-таблицы и указать временные затраты и другие важные параметры, например проект, к которому они относятся. А затем воспользоваться сортировкой. Так можно приоритизировать задачи даже для больших и сложных проектов.

В Битрикс24 можно легко приоритизировать задачи с помощью функции «Важность задачи». Она помогает быстро определить, какие задачи требуют немедленного внимания. Также есть канбан-доска, чтобы визуализировать бэклог задач. И календарь ― там можно видеть все запланированные дела с дедлайнами.

Как приоритизировать задачи в команде

У приоритизации задач в команде свои особенности. Вот несколько рекомендаций:

1. Определите общие цели. Убедитесь, что все члены команды понимают и разделяют общие цели проекта или компании.
2. Используйте единую систему. Выберите метод приоритизации, который будет использовать вся команда, — так вы избежите разночтений и недопониманий.
3. Проводите регулярные встречи. Обсуждайте приоритеты на еженедельных собраниях. Это поможет всем быть в курсе ситуации и вовремя корректировать планы.
4. Учитывайте, как одни задачи влияют на другие. Важно понимать, как задачи связаны между собой и как выполнение одной влияет на другие. Например, сначала нужно защитить презентацию проекта, а затем переходить к выполнению.
5. Используйте инструменты для совместной работы. Выберите программу, которая позволит всем членам команды видеть общий список задач и их приоритеты.
   Например, в Битрикс24 есть функция «Проекты», где можно создавать общие списки задач, присваивать им приоритеты и назначать ответственных. Это помогает всей команде быть на одной волне и понимать, что сейчас наиболее важно.
6. Учитывайте компетенции и загрузку сотрудников. Когда распределяете задачи, важно учитывать не только их приоритет, но и то, кто лучше всего сможет их выполнить, насколько загружены сотрудники.
7. Будьте гибкими. Приоритеты могут меняться — будьте готовы оперативно пересматривать планы.

Где можно ошибиться при приоритизации задач

Даже опытные специалисты допускают ошибки при расстановке приоритетов. Вот некоторые из наиболее распространенных:

1. Путать срочное и важное

Не все срочные задачи действительно важны. И наоборот, действительно важные задачи не всегда срочные, но если их откладывать, это может привести к проблемам в будущем.

2. Пытаться сделать все сразу

Стремление выполнить все задачи одновременно снижает качество.

3. Игнорировать долгосрочные цели

Если вы фокусируетесь только на текущих задачах, легко потерять из виду стратегические цели. Ваш план действий должен помогать достигать краткосрочных и долгосрочных целей.

4. Не учитывать время на непредвиденные ситуации

Планируя день от и до, вы рискуете выбиться из графика, если появятся неожиданные задачи. Закладывайте время на случай, если появятся дополнительные задачи или что-то пойдет не по плану.

5. Переоценивать свои возможности

Будьте реалистичны, когда оцениваете, сколько задач вы и ваша команда действительно можете выполнить за день.

6. Не пересматривать приоритеты

Ситуация может меняться, поэтому важно регулярно анализировать и корректировать свои приоритеты. Задачи, которые вчера были очень важными, можно отложить, если возникла чрезвычайная ситуация.

7. Игнорировать мелкие задачи

Маленькие задачи могут накапливаться и превращаться в большую проблему, если их постоянно откладывать.