Какие приложения нужны для автоматизации бизнеса

Что такое автоматизация

Автоматизация бизнеса — это использование инструментов для повседневных задач, которые сотрудники иначе делали бы вручную.

Даже в небольшой компании можно автоматизировать до 80% бизнес-процессов — от общения с потенциальными клиентами и документооборота до контроля качества услуг и сбора аналитики.

Сравните:

Зачем нужна автоматизация

Есть стереотип, что автоматизация нужна только крупному бизнесу с внушительной клиентской базой, а малые и средние компании могут обойтись и без этого. В реальности это вовсе не так. Автоматизация полезна независимо от сферы и масштабов деятельности. Она позволяет упорядочить процессы, сократить расходы и повысить конкурентоспособность.

4 причины автоматизировать бизнес:

1. У команды будет больше времени на другие дела. Поскольку простые повторяющиеся действия будут выполнять машины, у сотрудников останется время на стратегические и креативные задачи.
2. Снизится количество ошибок. Программы для автоматизации бизнеса обычно лучше справляются с монотонными задачами, чем люди. Они производительнее: быстрее обрабатывают большие объемы данных, точнее считают и не устают.
3. Повысится скорость работы. Программы складского учета, управления проектами, электронного документооборота автоматически обрабатывают большие объемы данных и мгновенно уведомляют сотрудников об изменениях.
4. Сократятся расходы. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обойтись небольшим штатом квалифицированных специалистов — это сэкономит зарплатный фонд. ПО почти не допускает ошибок: не придется выделять дополнительные деньги на изменение рекламной стратегии или интерфейса сайта.

Лучшие приложения для автоматизации бизнеса

Программы, которые пригодятся для автоматизации малого, среднего и крупного бизнеса:

• 1С. Группа приложений, которые подойдут для разных задач: от обучения и управления персоналом до организации производства. Самая популярная конфигурация в России — «1С:Бухгалтерия», с помощью которой можно вести бухгалтерский и налоговый учет. Платформа 1C содержит конфигурации, которые можно подобрать под сферу деятельности и потребности бизнеса. Примеры: «1С:Управление небольшой фирмой» или «1С:Розница».
• CRM. Системы управления взаимоотношениями с клиентами (от англ. Customer Relationship Management) позволяют автоматизировать продажи и управлять каналами коммуникаций. В них можно настраивать воронки продаж для каждого сегмента, хранить историю обращений. Это поможет составить подходящую подборку товаров для рассылки или продумать условия обслуживания. А значит — увеличить количество сделок и прибыль предприятия.
  При выборе CRM ориентируйтесь на возможности системы. Например, CRM Битрикс24 используется для самых разных целей: от ведения клиентской базы до контроля работы менеджеров по продажам. Система интегрируется с другими инструментами автоматизации — IP-телефонией, мессенджерами, платформой 1C.
• Сервисы аналитики. Бесплатный сервис веб-аналитики, который считает посетителей сайта компании и показывает, как они себя ведут, — Яндекс.Метрика. Это российский аналог зарубежного Google Analytics, с помощью которого отслеживают эффективность рекламных кампаний. Сервис покажет, сколько клиентов пришло из социальных сетей, мессенджеров или со страниц Яндекса.
  С Яндекс.Метрикой не нужно вручную составлять портрет аудитории. Приложение соберет, проанализирует и предоставит информацию в наглядном формате.
  Сервис сквозной аналитики Calltouch собирает статистику продаж в одном экране. На ее основе оценивают окупаемость рекламы.
• SEO- и SMM-инструменты. Чтобы автоматизировать поисковую оптимизацию, используют KeyCollector для сбора семантического ядра и ComparseR для изучения индексации сайта. А Google Search Console помогает обнаружить неполадки на сайте и изменить контент под запросы пользователя. Для продвижения ВКонтакте, в Одноклассниках и других социальных сетях используют SMMplanner, Supa, DataFan. Они нужны, чтобы планировать отложенные публикации, создавать видеоролики, анимацию и мультиссылки по шаблонам.
• Сервисы email-рассылок. Бизнес использует онлайн-конструкторы, чтобы создавать, настраивать и автоматически отправлять письма. Примеры сервисов: SendPulse, DashaMail, Unisender, GetResponse.
• Конструкторы сайтов. Онлайн-конструкторы позволяют создать сайт за два–три дня. Опыт не нужен — программы содержат подсказки и шаблоны. Программы-конструкторы лендингов, сайтов и интернет-магазинов — Nethouse, Ukit, Tilda, Mottor.
• Виртуальная ATC и IP-телефония. Они заменяют колл-центр и имеют дополнительные возможности: автоматический перезвон, проведение аудио- и видеоконференций, распределение входящих обращений. Программы АТС и IP-телефонии — Zoiper, Mango-Office, «Телфин», «Гравител».
• HRM-программы. Задачи по поиску и отбору сотрудников тоже можно автоматизировать. Например, Talantix собирает единую базу кандидатов по одной, нескольким или всем вакансиям, открытым в компании. А при необходимости — распределяет их по региону проживания, зарплатным ожиданиям, типу занятости.
  Hurma Work анализирует резюме на соответствие требованиям вместо кадровиков. Можно в любой момент получить доступ к HR-аналитике, автоматизировать запросы сотрудников и провести онбординг.
  Отечественный сервис для поиска сотрудников, ведения кандидатов и формирования отчетов — СберПодбор. С ним можно связываться с кандидатами, отслеживать результаты рекрутинга, управлять базой резюме и портфолио.
• Разработка чат-ботов. В конструктарах можно создать чат-ботов, которые будут отвечать на частые вопросы клиентов, оформлять заявки на покупки, принимать платежи или перенаправлять запросы операторам. Популярные конструкторы — Salebot, Aimylogic, Flow XO, BotHelp.

С чего начать и как внедрить автоматизацию

Сначала выберите и внедрите CRM-систему, чтобы:

• собирать и хранить информацию о клиентах в одном месте;
• автоматически перемещать клиента по воронке продаж;
• автоматизировать сделки — создавать задачи и документы, формировать заказы.

Затем автоматизируйте маркетинг, отбор соискателей, аналитику. Удобно, если все бизнес-сервисы вы интегрируете с CRM-системой. Создайте единое рабочее пространство. Сотрудникам не придется переключаться с одного инструмента на другой, что сэкономит время и силы.

Например, с Битрикс24 можно интегрировать:

• мессенджеры;
• 1С;
• сервисы аналитики — Яндекс.Метрику, Calltouch;
• виртуальную АТС и IP-телефонию;
• системы электронного документооборота;
• инструменты для email-рассылок.

Благодаря интеграциям можно автоматизировать все рутинные бизнес-задачи.