Как техника помодоро повышает продуктивность

Что такое техника помодоро

Техника Pomodoro — это метод управления временем.

Его придумал и запатентовал Франческо Чирилло, коуч и основатель центра разработки программного обеспечения. В 1987 году Франческо учился в университете и со страхом ждал очередных экзаменов. Ему казалось, что он тратит на учебу слишком много времени, но это не дает результатов.

Студент задался вопросом: сможет ли он заниматься, не отвлекаясь, хотя бы две минуты? Чтобы не смотреть на часы, он завел кухонный таймер в виде помидора. Оказалось, что даже двух минут сосредоточенной работы достаточно, чтобы запомнить больше. Чирилло понравились результаты, и он начал экспериментировать с интервалами работы и отдыха. Так появилась классическая версия метода: 25 минут работы, затем 5-минутный перерыв — в сумме одна «помидорка». Цикл состоит из четырех «помидорок», после которых делают 30-минутный перерыв.

Франческо Чирилло продолжал учиться, а затем работать по собственному методу. Он пришел к выводу: если большую задачу разделить на короткие отрезки времени, справиться с ней будет легче. Итальянец и назвал метод в честь кухонного таймера — Pomodoro.

Как работает метод помодоро

Франческо Чирилло считает, что время ограничено. Никто не может его замедлить, остановить или увеличить Человека это пугает, и время начинает казаться врагом. Мозг пытается защищаться и подсказывает: «работай усерднее», «найди другое решение», «займись чем-нибудь другим». Но ни один из способов не срабатывает, и человек разочаровывается, чувствует усталость и вину. Сотрудник еще больше прокрастинирует и ругает себя за это. Получается замкнутый круг.

В научной среде не так много исследований, которые доказывали бы эффективность принципа помодоро. Одно из последних провели ученые из Сиднейского университета. Исследователи опирались на теорию когнитивных ресурсов и теорию восстановления внимания. Суть обеих в том, что перерывы на отдых между задачами снижают усталость и повышают энергичность.

Для эксперимента ученые отобрали 72 студента и разделили на две группы. Первая изучала новую тему по математике 50 минут без перерыва. Участники второй группы работали 25 минут, а затем делали 5-минутный перерыв и смотрели видео тропического леса. В конце обе группы решали контрольные задания.

Результаты исследования показали, что вторая группа на 40% лучше справилась с заданием. По мнению Пол Джиннс, одного из авторов исследования, эксперимент показал, что система помодоро помогает лучше справляться с задачами.

Кому подходит техника помодоро

Чтобы понять, подходит ли вам метод помодоро, Франческо Чирилло предлагает вспомнить, случалось ли с вами подобное:

• Вы работаете над задачей и внезапно решаете заняться чем-то другим. Например: выложить сторис в соцсети, проверить почту, поболтать с коллегой вместо того, чтобы сосредоточиться на текущем деле.
• Вы работаете над задачей и вдруг отвлекаетесь на мысли: «А я точно правильно все делаю?», «Я не забыл о чем-то срочном?», «Может быть, есть лучший способ сделать это?».
• Вы работаете в команде, и вас постоянно отвлекают коллеги. В итоге внимание рассеивается, и вы делаете больше ошибок.
• К концу недели нужно сдать несколько проектов, но не знаете, с чего начать.

Если вы регулярно сталкиваетесь хотя бы с одной из этих ситуаций, значит, вам сложно управлять временем. Чаще всего неважно, в какой сфере вы работаете: метод помодоро полезен и руководителю, и менеджеру по продажам. Важнее, чем вы занимаетесь сейчас.

Допустим, директор компании каждый понедельник разбирает почтовый ящик и выделяет на это два часа. С задачей можно справиться быстрее, если не отвлекаться. Поэтому он запускает таймер и работает интервалами 25 и 5 минут. В итоге справляется за час.

Как метод помодоро влияет на эффективность

Сам Франческо Чирилло и те, кто использует правила помодоро в тайм-менеджменте, отмечают такие преимущества метода.

Проще сосредоточиться на деле. Ученые считают, что мозгу не свойственна многозадачность. Когда вы пытаетесь справиться с несколькими делами одновременно, внимание рассеивается. В итоге — не получается сосредоточиться. В помодоро один рабочий интервал предназначен для решения только одной задачи. Такой подход учит фокусироваться и меньше отвлекаться.

Точнее планировать работу. Не все умеют правильно распределять время. Метод помодоро помогает посчитать, сколько часов нужно, чтобы справиться с той или иной задачей. Так вы сможете точнее планировать отдельные дела и проекты в целом. Например, определите, сколько «помидорок» нужно, чтобы подготовить отчет или составить ТЗ для дизайнера.

Меньше стресса. Важная часть техники помодоро — перерывы. Они позволяют расслабиться, а потом вернуться к задаче с новыми силами. Исследование университета Иллинойса в 2011 году доказало, что у людей, которые отдыхают между задачами, ниже риск переутомления.

Легче работать в команде. Если технику используют все участники, каждый понимает круг своих задач и уважает рабочее время коллег. Это позволит синхронизироваться, сделать планерки короче и реже.

Какие недостатки у метода помодоро

Метод помодоро — не волшебная таблетка, которая избавит от прокрастинации или научит управлять временем. И вот почему.

Слишком короткие рабочие интервалы. Бывает, что 25 минут слишком мало, чтобы сосредоточиться и погрузиться в задачу. Чтобы не переживать, что вы не успеваете, делайте перерывы реже. Например, 50 минут работы и 10 минут отдыха или 60 и 15 минут.

Приходится заставлять себя работать. Такое бывает у людей, которые не привыкли планировать дела, а работа зависит от вдохновения. Если они начинают следовать методу помодоро, они не могут решить задачу, потому что чувствуют себя в жестких рамках. В таких случаях техника не подходит. Попробуйте другие стратегии управления временем или вовсе обходитесь без них.

Как начать работать по помодоро

Преимущества техники в том, что не нужно готовиться, чтобы начать работать. Вам потребуется любой таймер и бумага или сервис, чтобы записывать задачи. Дальше действуйте по шагам.

Шаг 1. Составьте список задач

Объемные дела разделите на более мелкие, чтобы было проще каждое уместить в одну «помидорку». Планировать задачи можно где угодно: в ежедневнике, в электронной таблице или в специальных сервисах. Например, в Битрикс24 есть раздел «Задачи и проекты». Здесь можно выбрать, как будут отображаться ваши дела. «Мой план» работает как канбан-доска, а в «Списке» все задачи расположены в хронологическом порядке.

Шаг 2. Выберите таймер и установите период работы

Неважно, как вы будете измерять интервалы работы и отдыха. Можно использовать обычный таймер в телефоне или даже кухонный — как у Франческо Чирилло. Если работаете за ноутбуком или ПК, попробуйте десктопные приложения вроде Flow или браузерные версии, например, «Помидорковый таймер». А можно работать с помодоро трекером от создателя метода.

Если вас не отвлекает музыка и фоновый шум, включите видео на YouTube, например, звуки гостиной Гриффиндора или пианино. Правда, у таких записей есть недостаток: обычно они настроены на стандартные периоды 25 и 5 минут. Если нужно работать в другом ритме, придется поискать видео с подходящими интервалами и звуками.

Шаг 3. Отдохните

Если работаете 25-минутными периодами, отдыхайте между ними не меньше пяти минут. Если выбрали более длинные интервалы, опирайтесь на свое самочувствие. Например, можно работать 50–60, а отдыхать 10–15 минут. Как только прозвонил таймер, заканчивайте работу. Во время перерыва постарайтесь полностью отвлечься от рабочих дел, как бы ни хотелось дописать еще одну строчку отчета. Вместо этого разомнитесь, выпейте воды или перекусите, послушайте пару песен.

Шаг 4. Съешьте следующие три «помидора»

По такой же схеме отработайте еще три интервала и не забывайте между ними отдыхать. Возле задачи отметьте, что вам удалось сделать. Так вы будете понимать, сколько времени уходит на разные дела и в следующий раз спланируете день точнее.

Шаг 5. Сделайте большой перерыв

Он начинается, как только вы отработали четыре «помидорки». Если практикуете 25-минутные интервалы, отдыхайте не меньше 30 минут. Или подберите другое время, если работаете больше.

Шаг 6. Вычеркивайте задачу, как только закончили с ней работать

После большого перерыва продолжайте работать со следующим блоком «помидорок» по такой же схеме. Когда полностью справились с задачей, вычеркните ее из списка или перенесите в колонку «Готово» на канбан-доске — и переходите к следующей.

Поработайте в технике помодоро хотя бы неделю, чтобы понять, сколько времени требуют разные задачи. Когда в следующий раз будут похожие дела, грамотнее спланируете время.

Как адаптировать помодоро для себя

Франческо Чирилло считает, что польза помодоро в том, что метод можно подстроить под любую задачу и стиль работы — и это делает его универсальным инструментом. Не бойтесь отойти от традиционных 25 минут настроить интервалы так, как вам удобно.