Выходите к онлайн-доске: почему это полезно и не страшно

Что такое онлайн-доски

Онлайн-доска — это специальный сервис, который заменяет офисный флипчарт на онлайн-встречах. По сути, это виртуальное пространство, где можно писать, рисовать, создавать таблицы, добавлять ссылки, видео и документы.

Онлайн-доски в первую очередь стали использовать в сфере образования. Со временем компании решили перенять опыт преподавателей и стали применять этот инструмент в бизнесе. Доски помогают оптимизировать рабочие процессы и делать больше задач онлайн.

С помощью онлайн-доски можно:

• визуализировать сложные концепции и делать информацию более доступной и понятной для остальных;
• обмениваться идеями в реальном времени;
• хранить все данные и материалы в одном месте;
• следить за прогрессом выполнения задач.

Благодаря этим функциям онлайн-доски повышают продуктивность и вовлеченность сотрудников.

Какие бывают онлайн-доски

Выделяют два вида досок для работы онлайн.

Со стикерами. Такие цифровые доски напоминают пробковый стенд с заметками и фото. Пользователи могут прикрепить стикеры, картинки, скриншоты, медиаматериалы и добавить текст. Те, у кого есть доступ к доске по ссылке, могут загружать и передвигать элементы по своему усмотрению.

Для рисования. Этот вид похож на школьную доску, где каждый пользователь рисует и пишет от руки. Сюда же каждый участник добавляет различные элементы: фигуры, файлы, картинки.

Большинство современных онлайн-досок совмещает обе функции: на них можно рисовать и создавать объекты.

Иногда в эту классификацию ошибочно добавляют интерактивные доски — это сенсорный экран, куда выводится изображение с компьютера. На таких досках можно рисовать или писать как на обычных, только без мела и маркеров, и пользоваться онлайн-сервисами. Например, сделать прототип сайта на Figma. Если онлайн-доска для совместной работы — это программа, то интерактивная доска — оборудование.

У современных досок есть базовые инструменты, которые помогают организовать работу над задачами онлайн. Сотрудники могут:

• Рисовать и создавать фигуры. Чтобы визуализировать идею или понятнее объяснить концепцию, можно строить схемы. Функция заливки цветом позволяет выделить важные элементы.
• Добавлять текст и стикеры. На доске можно оставлять заметки, писать комментарии или инструкции. Это позволит структурировать встречу или материалы по проекту. Цифровые стикеры помогут быстро записать короткую мысль или идею, к которой можно вернуться после обсуждения.
• Скачивать и загружать файлы. Материалы, схемы, документы, презентации — все, что пользователи создают на доске, можно скачать и использовать вне платформы. Это работает и в обратную сторону: на доску можно загружать изображения, документы, файлы. Некоторые онлайн-доски даже поддерживают аудиоформаты.
• Работать одновременно с коллегами. На онлайн-доске могут находиться сразу несколько человек и видеть все изменения в режиме реального времени. Благодаря этой функции удобно проводить мозговые штурмы или вносить правки в проект.
• Оставлять комментарии. Когда нет возможности созвониться и обсудить задачу, коллеги могут зайти на доску и поделиться мнением в виде комментариев.
• Восстановить данные. Платформа сохраняет историю всех действий, поэтому не страшно, если один из пользователей случайно что-то удалил. Достаточно открыть предыдущую версию и восстановить необходимый элемент.

Пандемия заставила многих разработчиков пересмотреть формат досок и добавить интеграции с другими онлайн-платформами и программами. В результате многие доски превратились в полноценные сервисы для совместной работы: теперь пользователи созваниваются, переписываются в чатах, редактируют документы, ищут информацию — все на одной платформе.

Кому нужны онлайн-доски

Онлайн-доски стали инструментом, который позволяет повысить эффективность совместной работы. Приведем примеры, кто и для чего их использует.

Продакт-менеджер

Что делает: планирует жизненный цикл продукта от идеи до запуска.

Как: составляет и визуализирует план развития продукта, подключает коллег из других команд на разных этапах и отслеживает сроки задач. Еще на онлайн-доске продакт может собрать идеи, как увеличить продажи или улучшить стратегию.

Маркетолог

Что делает: изучает целевую аудиторию и конкурентов, разрабатывает маркетинговые стратегии.

Как: составляет маркетинговые стратегии с помощью блок-схем. Интеллектуальные карты позволяют сегментировать целевую аудиторию и визуализировать портрет клиента. Информация на онлайн-доске доступна для работы в любой момент.

UX-исследователь

Что делает: анализирует результаты исследований пользовательского опыта.

Как: собирает отзывы пользователей после исследований, обсуждает с командой. На доске UX-исследователь может рисовать сценарии поведения клиентов и помечать стикерами проблемные места в интерфейсе.

Менеджер отдела продаж

Что делает: анализирует продажи и продумывает, как их увеличить.

Как: делает презентации, графики и диаграммы, с помощью которых показывает возможности продукта компании. На канбан-шаблоне менеджер отслеживает свою нагрузку.

Как применять доски для совместной работы

У досок есть множество шаблонов и полезных функций, которые могут упростить жизнь команды. Собрали несколько идей, как применять онлайн-доски для совместной работы.

Управлять задачами. Отслеживать количество и сроки задач и назначать ответственных поможет методология канбан. Это таблица, которая состоит из трех столбцов: что на очереди, что в работе и что уже готово. Рисовать канбан-доску не нужно — достаточно выбрать готовый шаблон таблицы. Если за одну задачу отвечают два человека, можно тегнуть коллегу, чтобы точно уложиться в срок.

Найти решение сложной задачи. Техника мозгового штурма помогает накидывать идеи и искать наиболее эффективный способ решить проблему. Чтобы ничего не упустить, важно фиксировать все, что предлагают коллеги. Если записывать идеи на онлайн-доске, их проще структурировать после обсуждения и к ним всегда будет доступ.

Найти способ увеличить продажи. Если число покупателей падает, важно найти причину. Для этого на доске можно составить CJM — карту пути клиента. Она наглядно покажет весь путь потенциального клиента к покупке, от первой рекламы до оплаты. Здесь же сотрудники могут предложить идеи, как упростить путь покупателя, удержать или подтолкнуть к повторной покупке.

Составить стратегию развития. Понять, в каком направлении нужно двигаться, чтобы компания росла, поможет SWOT-анализ. Метод заключается в том, чтобы найти сильные и слабые стороны, а также определить внешние факторы, которые влияют на бизнес. Шаблон SWOT-анализа — это таблица, которая состоит из четырех ячеек: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Сотрудники с помощью стикеров заполняют таблицу в удобное время или во время созвона.

Визуализировать план встречи. Чтобы участники собрания уложились в тайминг, необходимо подготовить план встречи. Это поможет не отвлекаться на посторонние вопросы и не затягивать созвон. Если вывести план на доску, все участники смогут его видеть и отслеживать процесс.

Изучить целевую аудиторию. Без анализа ключевых характеристик покупателей сложно выстроить коммуникацию или рекламные кампании. Структурировать информацию о клиентах помогает интеллектуальная карта, или mindmap.

Провести онбординг. Каждого нового сотрудника нужно ввести в курс дела. Чтобы не отвлекать остальных, основную информацию о компании, ее структуре и принципах работы можно разместить на доске в виде блок-схемы. Новичок самостоятельно все изучает и задает уже более точечные вопросы.

Продумать запуск нового проекта. Когда компания планирует создать новый продукт или услугу, не всегда понятно, с чего начать. Дорожная карта проекта поможет визуализировать все стадии разработки и запуска проекта и продумать стратегию продвижения. Стикерами или фигурами разных цветов можно изобразить этапы процесса, стрелками показать очередность. С помощью текста можно уточнить детали по срокам и задачам на каждой стадии.

Наладить отношения в коллективе. Бывает, что атмосфера в команде становится напряженной, особенно после сложного проекта. Восстановить эффективность работы помогут ретроспективы. Во время созвона участники пишут негативные события на красных стикерах, положительные — на зеленых, нейтральные, но важные, — на белых. Затем вся команда анализирует, что можно сделать лучше в следующий раз. Главная задача — разрешить участникам открыто высказываться. Шаблон можно адаптировать под конкретный отдел или проект. Например, добавить или переформулировать вопросы.

Как использовать Битрикс24 Доски

Битрикс24 Доски — это новый инструмент сервиса, который помогает создать единое онлайн-пространство для совместной работы над идеями, стратегиями и процессами. Рассказываем о функциях и особенностях Досок и как с ними работать.

Особенности Битрикс24 Досок

Дополнительная регистрация не нужна. Чтобы начать работать в Досках, не нужно регистрироваться в сторонней системе или вспоминать логин и пароль. Онлайн-доска — не отдельное приложение, а один из инструментов Битрикс24.

Защита данных. Все данные хранятся на российских серверах. Стабильность соединения не зависит от санкций и курса валют. Риск потерять доступ к аккаунту из-за санкций исключен.

Импорт из Miro. Если ранее команда работала на онлайн-доске Miro, все данные легко перенести в Битрикс24 бесплатно, в том числе таблицы, рисунки и интеллектуальные карты.

Права доступа. Битрикс24 Доски защищены от утечки информации: права доступа есть только у тех, кто получил ссылку. Если сотрудник увольняется, он автоматически теряет доступ к доскам и данным компании.

Открытый формат для досок. Помимо привычного способа поделиться доской по ссылке, все материалы платформы можно скачать в формате файла. Расширение .board позволяет открыть его в любом редакторе.

Как начать работу

На одной доске могут работать несколько человек одновременно. Пользователи создают и открывают доску сразу из чата, звонка или карточки с задачей.

Есть два способа начать работу.

1. Создать пустую доску. Такой вариант подойдет, когда нужно сделать объекты с нуля: рисовать фигуры, добавлять фреймы, писать текст, оставлять стикеры, загружать изображения и файлы. Продвинутые пользователи смогут работать со слоями, перетаскивать, накладывать или закреплять объекты и схемы, объединять в области.

2. Использовать шаблон. В каталоге готовых решений есть Fishbone, JTBD, MindMap, Kanban-доска, Roadmap, OKR, SWOT-анализ, Стратегический план, Стратегический радар, Почему и Как, За или Против, Профиль команды, Ретроспектива, Таблица, Блок Схема, Заметки о встрече, Календарь. Выберите нужный шаблон и начните заполнять его.

Когда потребуется обратная связь от коллег или внешней команды, достаточно отправить ссылку на доску. Они смогут оставлять комментарии, эмодзи и ставить реакции.

Если вы уже используете Битрикс24, Доски будут доступны на всех тарифах, в том числе и на бесплатном. Количество участников, досок и объектов не ограничено. Создавайте новое пространство или выбирайте готовые шаблоны внутри Битрикс24: в задачах, чатах или во время звонков.

Какие еще есть инструменты для совместной работы

Иногда команде для совместных задач могут потребоваться дополнительные онлайн-сервисы помимо доски. Подобрали три инструмента для командной работы.

Figma

Figma — это облачный инструмент для дизайна интерфейсов и прототипирования, который позволяет командам работать совместно в реальном времени. Программа подходит для дизайнеров, разработчиков и UX-писателей.

Функции. Работать в сервисе можно из браузера или приложения. Данные хранятся на облаке — члены команды могут видеть изменения и восстанавливать резервные копии. Какие возможности есть у Figma:

• Совместная работа: несколько пользователей могут одновременно заниматься одним проектом, видеть изменения, оставлять комментарии, назначать роли и права доступа.
• Прототипирование: можно создавать интерактивные прототипы сайтов и приложений, иллюстрации и графику. Это поможет заказчику оценить, как люди будут пользоваться продуктом.
• Фреймы: с их помощью можно создавать холсты с определенными отступами, направляющими, правилами выравнивания и масштабирования элементов. В Figma есть стандартный набор фреймов с размерами десктопных и мобильных устройств.
• Сторонние плагины: если не хватает функций, есть каталог дополнительных расширений.

Тарифы. Чтобы познакомиться с программой, есть бесплатный тариф с базовыми инструментами. У пользователя будет три файла, где он сможет работать вместе с коллегами, и неограниченное количество черновиков. На платных тарифах Professional Team, Organization, Enterprise набор функций и инструментов увеличивается.

Obsidian

Obsidian — это текстовый редактор с бесконечной доской для заметок и изображений. Напоминает Miro, но в офлайне и без совместной работы. Рисовать нельзя, но можно соединять заметки стрелками.

Функции. Программа работает на Windows, Mac, Linux и на смартфонах. Какие возможности есть у Obsidian:

• Связанные заметки: с помощью внутренних ссылок в Obsidian можно создавать связи между заметками. Это упрощает навигацию и помогает находить взаимосвязи между идеями.
• Плагины и расширения: если нужны дополнительные функции, можно установить плагины. Например, подготовиться к выступлению или создать интеллектуальную карту поможет плагин Canvas. Это бесконечная доска для заметок и картинок. Количество доступных расширений в Obsidian сейчас больше тысячи. Среди них есть канбан, календарь, чек-листы.
• Кастомизация: пользователи могут настраивать интерфейс под свои предпочтения: удалять ненужные элементы или добавлять новые темы.

Тарифы. Для личного использования есть бесплатный тариф. Если планируете использовать для работы, придется купить лицензию. За отдельные функции и плагины тоже надо доплатить. Например, за синхронизацию данных на разных устройствах или историю изменений.

Сервисы для совместной работы помогают не утонуть в потоке задач и заканчивать проекты вовремя. А победить многозадачность поможет чек-лист от команды Битрикс24.