Как проводить one-to-one встречи, чтобы сотрудники долго оставались в компании

Что такое one-to-one встречи

One-to-one встречи — это личные беседы между руководителем и сотрудником, которые проходят в формате один на один.

«Ван ту ван» встречи помогают наладить доверительные отношения между сотрудником и руководителем, обсудить профессиональное развитие и решить личные вопросы, которые влияют на эффективность работы. На встречах можно обменяться обратной связью, понять мотивацию друг друга и узнать о трудностях и планах.

Встречи отличаются от совещаний и планерок, где обычно обсуждают проекты, сроки и конкретные задачи. One2one встречи создают пространство, где сотрудник может открыто говорить о себе, своих целях, ожиданиях и проблемах. Это формат, в котором внимание — на человеке, а не на рабочих процессах.

Регулярные беседы в формате один на один взращивают культуру открытого диалога, в которой каждый чувствует себя важным и ценным. Все это в итоге помогает сотрудникам развиваться, а руководителям — слышать и понимать людей, с которыми они работают.

Зачем говорить один на один с сотрудником

Психолог Наоми Уинстон провела исследование и выяснила, что вовлеченность людей, которые получают регулярную обратную связь от руководителей, на 12,5% выше, чем у тех, кто остается без нее. Специалисты, которым дают возможность выговориться, помогают разобраться с задачами или коллегами, работают лучше, чем те, кого оставляют один на один с корпоративной жизнью.

Вот как помогают разговоры 1 на 1:

Укрепить доверие и взаимопонимание. Если вы будете общаться наедине регулярно, проявлять интерес к успехам и потребностям сотрудника, то это поможет сформировать доверительные отношения. Это поможет человеку чувствовать себя ценным, повысит лояльность к коллегам, компании и руководителю, укрепит мотивацию. В результате формируется среда, в которой можно свободно обмениваться идеями, предлагать свое видение и обсуждать любые вопросы.

Поддержать сотрудника. На встречах руководитель может выступать в роли психолога, который готов обсудить проблемы своего подчиненного. Не важно, что это: противоречивые эмоции сотрудника, проблемы в семье или недопонимания с коллегами. Еще такие диалоги дают уверенность новичкам в компании.

Выявить и решить проблемы. Разговор помогает обнаружить личную или профессиональную проблему до того, как она дойдет до критической точки. Например, руководитель узнает, что дома у сотрудника проблемы, и не будет в этот период нагружать его новыми задачами. А если специалист не может работать с кем-то из коллег по личным причинам, то не будет ставить его в пару с ним. Открытое обсуждение помогает услышать человека и снизить уровень его стресса.

Повысить мотивацию. Сотрудники, которые регулярно получают обратную связь, чаще проявляют инициативу, стремятся к высоким должностям и активно участвуют в жизни компании. Они готовы брать новые проекты и уверены в своей работе.

Развить профессиональные навыки. Во время one-to-one можно определить области, в которых сотрудник хотел бы развиваться, и наметить план обучения. Руководитель может порекомендовать курсы, тренинги или наставничество, которые помогут работнику вырасти в должности.

Синхронизировать ожидания сотрудника и цели компании. Руководитель может рассказать о стратегических приоритетах организации, а сотрудник — о своих карьерных амбициях. Разговор все ставит на свои места: руководитель видит, что хочет сотрудник, а тот, в свою очередь, понимает, чего ждут от него. В итоге все договариваются на берегу и не строят лишних ожиданий.

Снизить текучку кадров и ускорить онбординг. Новички быстрее адаптируются, когда знают, что в любой момент могут прийти с вопросом или проблемой к своему руководителю. Опытным сотрудникам такие встречи помогают избежать выгорания, ведь они видят, что их вклад действительно ценят.

Как подготовиться ко встрече один на один

One-to-one встречи — мощный инструмент, но он работает только тогда, когда вы используете его осознанно. Важно не просто организовать беседу, а подготовиться к разговору. Собрали семь рекомендаций, которые помогут провести диалог продуктивно и с пользой для обеих сторон.

Правило 1. Ставьте и объясняйте цель встречи

Результат диалога зависит от того, насколько обе стороны понимают, зачем они собрались. Если этого не будет, есть шанс просто потратить время. У встречи one-to-one может быть две глобальные цели: обсудить самочувствие сотрудника или конкретные вопросы и проблемы.

Правило 2. Общайтесь регулярно

Устраивать такие встречи стоит регулярно: чаще всего это раз в две недели или раз в месяц. Если сотрудник проходит онбординг, перешел на новую должность и ведет тяжелый проект, то встречаться можно еженедельно. Если возможно, не ставьте встречи перед праздниками и выходными, потому что в это время люди уже меньше вовлечены в работу. Для этого сверяйтесь с производственным календарем на 2025 год.

Правило 3. Выделяйте достаточно времени

Ставьте встречу не меньше, чем на 30 минут, а лучше сразу выделяйте в календаре час. Разговор может идти и меньше, но лучше оставить запас, ведь есть шанс задеть больную тему. В этом случае важно выслушать сотрудника и не бросать его.

Правило 4. Готовьтесь

Если вы встретились, чтобы просто поговорить, можно особо не готовиться, достаточно придумать тему и сообщить о ней собеседнику. Если у вас есть конкретные вопросы друг другу — заведите общий список, чтобы ничего не упустить. Постарайтесь заранее изучить его — иногда может потребоваться тщательная подготовка. Например, нужно будет собрать данные, поговорить с другими сотрудниками, если речь об обратной связи, а иногда и морально настроиться на разговор.

Шаг 5. Соблюдайте приватность

Даже если в вашем офисе все работают в открытом пространстве, one-to-one должен проходить в закрытой комнате, прямо как на сеансе с психологом. Это поможет расслабиться и спокойно поговорить. Если встреча проходит онлайн, то не включайте запись экрана. Максимум — делайте заметки в блокноте.

Правило 6. Слушайте и задавайте вопросы

На встрече важно не просто присутствовать, но и слышать, что говорит вам человек, уточнять детали. Проявляйте интерес, не отвлекайтесь на другие дела и не работайте над задачами, пока разговариваете с подчиненным.

Правило 7. Записывайте итоги

Если в разговоре вы пришли к какому-то выводу или появилась новая задача, то сразу зафиксируйте ее. Потом по заметкам можно отслеживать прогресс — что уже выполнено, какие вопросы остаются открытыми и какие договоренности нужно обсудить на следующей беседе.

Назначить встречу, зафиксировать список вопросов и сделать заметки можно в Битрикс24. Здесь есть все, чтобы управлять делами в одном пространстве и поддерживать контакт с сотрудниками, даже если они работают удаленно. Еще вы сможете не только записать итоги беседы, но и назначить ответственных, поставить задачи и отслеживать по ним прогресс.

О чем говорить с сотрудником

Чтобы построить диалог, нужно создать атмосферу, где сотрудник сможет открыто делиться своими мыслями, проблемами и идеями. Например, в своем блоге Майкл Лопп, который руководил разработчиками в Apple, делит разговоры один на один на три категории:

1. Рассказать новости. Это стандартная встреча, где вы можете обсудить, как устроены рабочие процессы, чего удалось достичь за последние недели, и просто поговорить о чем-то интересном. Например, можно поделиться обратной связью, которую вы получили после оценки по методу 360.
2. Выслушать. Это уже более серьезный формат диалога: здесь сотрудник жалуется на процессы, свое состояние или коллег. Главное — дать ему выговориться и понять его. Предложите решение проблемы и дайте знать, что он не останется один со всеми этими переживаниями.
3. Потушить пожар. Здесь, вероятнее всего, сотрудник переживает, что задач слишком много или они не соответствуют его должности. Возможно, злится и думает об увольнении, не хочет слышать, что проблему можно решить. Тут стоит сначала выслушать и дать понять, что вы на его стороне. Затем аккуратно предложите решение: например, передать его задачи коллегам или взять отпуск через пару недель.

Во всех этих ситуациях важно сосредоточиться на человеке и на том, как он воспринимает работу и свои задачи, как себя чувствует в компании. Главное — не вдавайтесь в детали его проектов. Если вам нужно уточнить статус по конкретным задачам, то просто напишите об этом в личные сообщения или поставьте новую встречу в календаре.

Для разговора 1 to 1 стоит выбирать другие темы. Они зависят от квалификации и мотивации сотрудника. Если это новичок, то разговор лучше направить на его ощущения, а если опытный сотрудник — обсудить конкретные проекты. Вот список того, что можно обсудить:

• Поговорить о человеке. Хорошо подходит для новичков в компании или отделе, чтобы выяснить их мотивацию, методы работы и предпочтения.
• Узнать, как проходит онбординг. Уточните, как человеку на новом месте, все ли процессы понятны, хватает ли ресурсов для того, чтобы он выполнял свою работу.
• Дать или получить обратную связь. На такой встрече вы можете обменяться мнениями и узнать, что можно улучшить.
• Обсудить рабочие процессы. Поговорите с человеком и выясните, комфортно ли ему работать над проектами. Может быть так, что сотрудник перерос или, наоборот, не дорос до нынешних задач.
• Обсудить идеи. На встречах можно узнать, что ваш специалист придумал новый проект или нашел способ облегчить работу всему отделу. А вы можете помочь ему это реализовать. Обсудите, какие ресурсы нужны, на какую поддержку от вас он может рассчитывать, кто еще кроме него может в этом поучаствовать.
• «Диагностировать» выгорание. Если вы заметили, что показатели работника сильно упали, то поговорите с ним и выясните, что произошло. Может быть, он устал от своих задач или не справляется с личными проблемами.
• Поболтать. Нет ничего плохого в том, что вы просто поговорите на отвлеченные темы. Иногда это нужно, чтобы выстроить доверие и увидеть друг в друге обычных людей, а не только коллег.

О чем не стоит говорить

One-to-one — инструмент, который помогает укрепить доверие и выстроить диалог. Но есть темы, которые могут разрушить эту атмосферу или сделать встречу неэффективной. Собрали табу на one-to-one встречах:

• Сплетничать о коллегах. Не стоит обсуждать чужие ошибки, поведение или личную жизнь. Это создает токсичную атмосферу и подрывает доверие не только между вами и сотрудником, но и в команде.
• Критиковать без предложений. Если вы заметили проблемы в работе сотрудника, то обсудите их и предложите решения. Например, вместо «Ты плохо справляешься с дедлайнами» лучше спросить: «Как я могу помочь тебе спланировать время?» или предложить доступ к внутреннему курсу по тайм-менеджменту.
• Обсуждать личные темы без согласия. Не все люди готовы обсуждать личные вопросы, даже если они влияют на работу. Если хотите поднять такую тему, сначала уточните, комфортно ли это для человека.
• Рассказывать о карьерных перспективах других сотрудников. Не стоит упоминать, что кто-то другой получил повышение или выполняет задачи лучше. Это с большой вероятностью обидит и снизит мотивацию, а не повысит, как считают те, кто приводит других людей в пример.
• Задевать политические или религиозные темы. Это табу не только на светских мероприятиях, но и на работе. Вы не знаете, о чем думает человек и во что он верит, поэтому такие темы лучше не затрагивать.

Вопросы для встречи 1 на 1 с сотрудниками

Когда вы определили тему и цель, выбрали время и нашли тихий кабинет, нужно составить вопросы. Вот примеры, что можно обсудить на встрече.

С какими проблемами можно столкнуться

Иногда даже при самых благих намерениях one-to-one встречи не дают ожидаемого результата. Сотрудники могут воспринимать их как лишнюю формальность, избегать откровенности или вовсе игнорировать. Такие ситуации не редкость, и их важно распознать, чтобы вовремя решить проблему.

Причина №1. Сотрудник считает встречи бесполезной тратой времени. Это одна из самых частых проблем, особенно если встречи проводятся нерегулярно или без четкой цели. Сотрудник может не понимать, зачем ему тратить время на «пустую болтовню», если все вопросы можно обсудить в переписке или на общих собраниях. Разочарование усиливается, если в результате бесед ничего не меняется: договоренности забываются, задачи остаются нерешенными.

Как решить. Объясните сотруднику, зачем нужны встречи, и покажите конкретную пользу, которую они приносят. Например, расскажите, что эти беседы помогают обсудить не только рабочие задачи, но и его личные цели. Важно показывать результаты — фиксируйте договоренности и делайте то, о чем вы договорились, чтобы сотрудник видел, что его мнение учитывается.

Причина №2. Сотрудник не хочет делиться своими мыслями и проблемами. Многие люди боятся открыто говорить о своих переживаниях или трудностях, думают, что это может привести к негативным последствиям. Это хорошо заметно в компаниях, где нет культуры обратной связи или где критика воспринимается как угроза. В результате встреча превращается в формальный диалог, где сотрудник просто соглашается с руководителем, избегая любых откровений.

Как решить. Создайте безопасную атмосферу, где сотрудник почувствует, что его мысли важны и не будут использованы против него. Начните с малого — задавайте простые и нейтральные вопросы, проявляйте эмпатию и интерес. Поделитесь положительной обратной связью, чтобы снизить напряжение. Со временем, если встречи станут регулярными и доверительными, сотрудник начнет говорить более открыто.

Причина №3. Сотрудник уверен, что такие встречи — инструмент для критики. Если one-to-one использовались в прошлом только для того, чтобы обсуждать ошибки, то сотрудник может начать воспринимать их как что-то негативное. Поэтому каждый раз, когда человек будет приходить на встречу, он будет ожидать очередной порции критики. В такой атмосфере точно не получится наладить доверительные отношения.

Как решить. Измените подход и сделайте акцент на хорошем. Похвалите сотрудника, обсудите его успехи и вклад в работу отдела. После этого можно обсудить трудности, главное — предложите варианты, как это можно решить. Важно, чтобы обратная связь была сбалансированной: сотрудник должен видеть не только свои недостатки, но и сильные стороны.