Как правильно оформить сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника

Порядок оформления на работу состоит из нескольких этапов. Что-то можно сделать до выхода сотрудника, что-то — закончить в первую неделю онбординга.

Вот что надо сделать, чтобы оформить специалиста.

Шаг 1. Запросите у кандидата документы. Сотрудник должен предоставить паспорт, СНИЛС, трудовую книжку. Если кандидат военнообязанный или призывник — также запросите военный билет.

В зависимости от должности могут понадобиться: медицинская книжка, справки от нарколога и психиатра, документ об отсутствии судимости, диплом об образовании.

Шаг 2. Получите согласие на обработку данных. Это надо сделать, если собираетесь передавать личную информацию третьим лицам. Например, бухгалтеру на аутсорсе.

Шаг 3. Проверьте соискателя. Новый сотрудник должен предоставить подлинные документы. А еще — не числиться в списках разыскиваемых за преступления. Важно, чтобы закон разрешал кандидату занимать позицию.

Шаг 4. Направьте на медосмотр. Работодатель отправляет сотрудника на предварительный медосмотр, если специалист попадает в определенную категорию. Например, если он будет работать с вредными и опасными условиями труда или в сфере общепита.

Шаг 5. Ознакомьте сотрудника с локальными нормативными актами. Также проведите инструктаж по охране труда.

Шаг 6. Заключите трудовой договор. Укажите в нем должность, обязанности, размер оклада и график работы. По согласованию сторон можно включить дополнительные условия. Например, испытательный срок или медицинскую страховку.

Шаг 7. Оформите приказ о приеме на работу. Закон не обязывает это делать. Но некоторые работодатели продолжают издавать документ для отчетности.

Шаг 8. Сообщите о новом сотруднике в Социальный фонд России, СФР. С 2023 года компании передают данные с помощью формы ЕФС‑1 в бумажном или электронном виде. Срок подачи — не позже рабочего дня, который идет после даты приказа о приеме на работу.

Шаг 9. Внесите запись в бумажную трудовую книжку. Если у сотрудника электронный документ, запись сделает СФР.

Оформление на работу по трудовому договору можно автоматизировать с помощью сервиса Битрикс24 КЭДО + Госключ. Работает так: сотрудник бесплатно подключает «Госключ» и получает электронную подпись. Работодатель отправляет специалисту электронный трудовой договор прямо в Битрикс24.

Работник получает уведомление в корпоративной системе, переходит в приложение «Госключ» и подписывает договор. Данные из сервиса поступают в Битрикс24. Работодатель получает подписанный договор. Быстро, по закону и без трат на электронные ключи для каждого сотрудника.

Далее подробно рассказываем, что должен сделать работодатель на разных этапах оформления приема на работу нового сотрудника.

Какие документы запросить у будущего сотрудника

Список бумаг зависит от специфики работы. Рассмотрим обязательные и дополнительные документы.

Основные документы

Если соискатель с опытом. Чтобы заключить трудовой договор, будущий работник должен предъявить паспорт, СНИЛС и трудовую книжку.

Если книжка электронная, нужна справка о трудовой деятельности. Кандидат может получить ее на «Госуслугах», в разделе «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».

Если соискатель без опыта. Работодатель запрашивает только паспорт и СНИЛС. Электронную трудовую книжку (ЭТК) заведет Социальный фонд России.

Дополнительные документы

Компания может запросить у будущего сотрудника дополнительные бумаги, если этого требует закон. Вот какие документы и от кого должен получить работодатель.

• Военный билет — от военнообязанных специалистов и призывников. (Статья 65 ТК РФ)
• Диплом об образовании — от врачей и других специалистов, которым для работы нужны специальные знания или подготовка. (Статья 65 ТК РФ)
• Справка о судимости или факте уголовного преследования — от преподавателей, водителей такси, сотрудников правоохранительных органов. (Статьи 351.1 и 328.1 ТК РФ, Федеральный закон от 30.11.2011 N 342‑ФЗ)
• Медицинская книжка — от продавцов, работников общепита. (Статья 213 ТК РФ)
• Согласие от родителей и справка о состоянии здоровья — от несовершеннолетних кандидатов. (Статьи 63 и 69 ТК РФ)
• Медицинский полис, разрешение на работу или патент, разрешение на проживание, вид на жительство — от соискателей с иностранным гражданством. (Статья 327.3 ТК РФ)

Работодатель не имеет права требовать документы, которые не касаются работы. Компания не может отказать в трудоустройстве бухгалтеру только потому, что он не предоставил водительские права. Эта специальность не предполагает вождение автомобиля. Соискатель может подать в суд на компанию.

Что проверить перед оформлением кандидата

Всегда есть вероятность, что человек приукрасил или скрыл информацию о себе. Поэтому многие компании проверяют соискателей. В крупных организациях это делает внутренняя служба безопасности или юридический отдел. В небольшом бизнесе — HR-менеджер или нанимающий руководитель. На что обращают внимание:

Законодательные ограничения. В некоторых случаях работодатель обязан отказать кандидату. Например, люди с тяжелыми заболеваниями не могут работать на вредных производствах.

Подлинность документов. С помощью официальных баз данных государственных ведомств можно убедиться, что паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом кандидата — не подделки. Документы граждан другой страны проверяют на сайте Главного управления по вопросам миграции МВД России.

Отсутствие долгов и алиментов. На сайте Федеральной службы судебных приставов есть база данных, где в открытом доступе лежит информация о должниках, сумме долга и его происхождении. Если будущий работник оказался в этом списке, часть зарплаты придется перечислять судебным приставам. Это добавит работы бухгалтеру.

Статус банкрота. Если человека признали банкротом, следующие три года он не имеет права занимать руководящие должности в юридических организациях. Проверить статус физического лица можно на «Федресурсе».

Как выдать направление на медосмотр

Порядок оформления документов при приеме на работу может включать этап предварительного медосмотра. За него отвечает отдел кадров. С 1 марта 2025 года формировать и подписывать направления можно в электронном виде.

Медицинский осмотр должны пройти специалисты, которые работают:

• На производствах с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе под землей.
• В сфере транспорта.
• В организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли.
• В медицинских и детских учреждениях.
• В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
• На объектах электроэнергетики.
• В ведомственной охране.
• В сфере железнодорожного транспорта.
• На объектах, где используют атомную энергию.
• На объектах по хранению и уничтожению химического оружия.
• На гражданской и муниципальной службе.

Также обследование обязательно проходят несовершеннолетние, претенденты на должность судьи и спасатели. Как направить работников на медосмотр:

1. Подготовьте и утвердите список сотрудников, которые должны побывать у врачей. Составить перечень можно в произвольной форме. Главное требование — включить должности работников и указать опасные производственные факторы.
2. Составьте направление на медосмотр для каждого сотрудника из списка. Единой формы этого документа нет. Можно использовать шаблон или собственный бланк.
   Главное, чтобы в бумаге были данные о работодателе и сотруднике, номер полиса ОМС и ДМС, сведения о медицинском учреждении, вид медосмотра, информация о месте работы, вредные производственные факторы.
3. Выдайте направления. Работники должны расписаться о получении в журнале учета.

Результаты медосмотра работодатель сообщает в СФР в составе формы ЕФС‑1. Если сотрудник не прошел обследование или врачи обнаружили противопоказания, а компания все равно допустила такого специалиста к труду, ей грозит штраф:

• На должностное лицо — от 15 000 до 25 000 рублей.
• На индивидуального предпринимателя — от 15 000 до 25 000 рублей.
• На юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей.

Как провести инструктаж по охране труда

Оформление на работу по ТК РФ требует, чтобы работодатель ознакомил кандидата с локальными нормативными актами, а также провел инструктаж по охране труда. Новые сотрудники должны проходить вводное и первичное обучение.

Удаленные работники проходят инструктаж, только если работодатель выдает или рекомендует им оборудование для работы. Например, компания предоставляет разработчику ноутбук. В этом случае руководитель должен рассказать сотруднику, как безопасно использовать компьютер.

Как проходит вводный инструктаж. Ответственные специалисты или руководители рассказывают новому сотруднику общие нормы труда и поведения в организации, напоминают об основах противопожарной безопасности и правилах оказания первой помощи. Перечень тем есть в постановлении Правительства.

Как проходит первичный инструктаж. В первый рабочий день прямой руководитель объясняет сотруднику процесс работы и правила безопасности. Например, начальник смены на производстве рассказывает новому мастеру, как по цеху перемещаются погрузчики.

Закон не указывает, в какой форме должен проходить вводный и первичный инструктаж. Можно рассказать все устно или показать видео. Главное — зафиксировать, что сотрудник прошел обучение, в журнале или индивидуальной книжке работника.

Вести электронный журнал нельзя. Даже если сотрудник работает из дома, он должен приехать и лично поставить роспись.

Как заключить трудовой договор

Трудовой договор можно заключить в бумажном или электронном виде.

Трудовой договор в бумажном виде оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

Для электронного договора понадобится кадровый электронный документооборот (КЭДО). Специалист по персоналу составляет документ и направляет его на подпись. Работодатель использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), работник — неквалифицированную (УНЭП). Более подробные правила работы через КЭДО можно найти в постановлении Правительства.

Обязательно нужно указать в трудовом договоре:

• Сведения о сотруднике и работодателе.
• Название организации или структурного подразделения.
• Условия и характер работы.
• Место и дату заключения договора.
• Трудовые функции.
• Дату начала работы.
• Условия оплаты.

Если случайно не включили одно или несколько обязательных условий, трудовой договор считается действительным. Чтобы документ отвечал требованиям законодательства, нужно указать недостающие сведения в приложении или оформить отдельное соглашение.

Дополнительно в договор можно включить испытательный срок, виды страхования, срок договора, основная ли это работа или совместительство, условие о неразглашении коммерческой или служебной тайны.

Если компании нужен сотрудник не в штат, а на определенный срок или проект, есть смысл оформить договор с самозанятым.

Как оформить приказ на работу

Работодатель не обязан издавать приказ о приеме на работу. Но с его помощью проще следить за сроками подачи сведений в контролирующие органы и заполнять отчеты.

Чтобы издать приказ, организация может разработать собственный бланк или использовать унифицированную форму N Т‑1.

Если составляете собственный приказ, учтите главное условие — содержание приказа должно совпадать с трудовым договором. Пропишите в документе условия и характер работы, продолжительность испытательного срока. Обязательно укажите код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций, ОКПО. Его можно проверить на сайте Росстата.

Если используете форму N Т‑1, обратитесь к Указаниям по применению и заполнению форм.

В ТК РФ нет строгого срока, в который нужно оформить приказ. Роструд рекомендует издать документ не позднее трех рабочих дней со дня начала работы нового сотрудника.

Как передать данные в Социальный фонд России

В 2023 году две службы: Фонд пенсионного и социального страхования объединились. Получился единый Социальный фонд России — СФР. Когда компания принимает на работу нового сотрудника, она обязана предоставить форму ЕФС‑1. Срок подачи — не позже рабочего дня, который идет после даты приказа о приеме на работу.

Если в штате менее десяти сотрудников, не считая самозанятых и ИП, подавать форму можно и в бумажном, и в электронном виде. Заявление на бумаге нужно отправить в территориальный орган Социального фонда России.

Если сотрудников больше десяти, сдавать ЕФС‑1 нужно в электронном виде. Сделать это можно через сервисы ЭДО или на сайте СФР.

Какую запись нужно внести в трудовую книжку

Если у сотрудника электронная трудовая книжка, работодатель ничего не заполняет. Когда он передает сведения о новом работнике в СФР, в трудовой автоматически появляется запись о приеме на работу.

Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, работодатель вносит запись на шестой день работы специалиста. Если человек ушел из компании раньше этого срока, информацию не вносят. Инструкцию можно найти в приказе Минтруда.

Как оформить специалиста: чек-лист

Чтобы принять нового сотрудника, нужно пройти много этапов. Закон обязывает работодателя выполнить все процедуры и указывает, в каком порядке. Собрали все шаги в одном чек-листе. Сохраняйте и делитесь с коллегами.