Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот

Что такое КЭДО

КЭДО — это информационная система, которую можно установить на компьютер, смартфон или планшет. Она позволяет оформлять и подписывать документы дистанционно. Они обладают той же юридической силой, что и бумажные, если подписаны с помощью электронной подписи.

В электронном формате можно хранить любые документы. Исключения:

• приказ об увольнении — для удаленных сотрудников;
• приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда — для всех остальных.

Порядок КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового законодательства.

С какого года КЭДО станет обязательным, пока не ясно. Само понятие существует в России с 2013 года. Тогда в Трудовом Кодексе РФ появилась глава 49.1, посвященная дистанционным работникам. Она описывала, как правильно обмениваться документами в цифровом формате.

Но фактически компании начали переходить на КЭДО в 2020 году, когда началась пандемия. Тогда удаленно работали многие компании ― им нужно было нанимать сотрудников, согласовывать больничные и отпуска.

С 1 июня 2023 года некоторые госучреждения в России перешли на КЭДО. Эксперимент закончится летом 2024 года. Тогда решится, будет ли обязательный переход на кадровый электронный документооборот в госструктурах. Бизнесу переходить пока не обязательно, но можно.

Как подписать электронный документ

Чтобы электронный документ был действительным, нужна электронная подпись (ЭП) — аналог рукописной. Она формируется в цифровом виде и индивидуальна для каждого человека. Поэтому с ее помощью можно определить подлинность документа.

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

• Простая ЭП позволяет распознать человека с помощью уникальной комбинации букв и цифр. Она подтверждает, что документ подписали, но не гарантирует, что его не редактировали после. ПЭП можно использовать, чтобы подписать внутренние документы компании. Для более важных документов, например договора о приеме на работу, нужна НЭП.
• Неквалифицированная ЭП более надежна — ее создают с помощью шифрования. Такую подпись можно проверить с помощью специального сервиса Госуслуг — для этого надо загрузить файлы в систему. Если после подписания в документе изменили хотя бы один символ, подпись не пройдет проверку подлинности. НЭП выпускают для линейных сотрудников, чтобы подписывать любые документы.
• Квалифицированная ЭП — самая надежная. Чтобы она работала, нужно установить дополнительную программу. Это как сертификат качества, который доказывает подлинность вашей подписи. Благодаря усиленному шифрованию такую подпись сложнее подделать. А еще такая подпись защищает документ от дальнейшего редактирования. КЭП выпускают для руководителей и сотрудников отдела кадров.

Чтобы получить квалифицированную ЭП, нужно обратиться в ближайший МФЦ или ФНС лично или через Госуслуги. Получить простую или неквалифицированную ЭП можно самостоятельно. ПЭП для Госуслуг можно получить в личном кабинете.

НЭП тоже можно получить самостоятельно на сайте налоговой или в МФЦ — она хранится либо на специальной флешке, либо в облаке. Также выпустить неквалифицированную ЭП можно с помощью сервиса КЭДО, который вы используете в работе.

Зачем компании вводить КЭДО

Есть несколько причин, почему бизнесы переходят на КЭДО в 2024 году.

Сэкономить время

Когда документы можно подписать или согласовать в электронном виде, это удобно всем:

• Сотрудник заполняет документы на своем компьютере в удобное время, будь он в офисе или на удаленке.
• Руководитель может подписать и заверить большое количество бумаг разом.
• HR может найти нужные документы в архиве с помощью фильтров и поиска за пару секунд.

Сэкономить деньги

Расходы на бумагу, картриджи и доставку небольшие, если в компании работает около десятка человек. Но если это корпорация с сотнями или тысячами сотрудников, КЭДО выгоднее.

Снизить нагрузку на кадровый отдел

В КЭДО можно настроить автоматические напоминания для сотрудников и маршруты согласования документов. В больших компаниях часто требуются подписи нескольких человек и менеджеру приходится контролировать, чтобы бумага попала к правильным руководителям в нужном порядке. В КЭДО можно просто создать цепочку участников и загрузить документ.

Прокачать HR-бренд

Если компания пользуется КЭДО, потенциальные сотрудники могут расценить это как преимущество, особенно если работают удаленно. Так вы создаете имидж технологичной компании ― это важно, если вы работаете в IT или диджитале.

Защитить документы

По закону компании должны хранить кадровые документы от года до 75 лет. За это время бумаги могут потеряться, например во время переезда в новый офис. А за потерянный документ можно получить штраф во время трудовой инспекции. Хранить документы в облаке или на диске более надежно.

Сохранить природу

Выше мы уже писали о том, как много бумаги тратит даже небольшая организация. КЭДО позволяет работать с документами без вреда для окружающей среды.

Сколько компаний перешли на КЭДО в 2024 году

По оценке компании «Тензор», уже три — четыре тысячи российских компаний перешли на кадровый электронный документооборот. Всего в России около 65 тысяч компаний от 50 сотрудников ― им наиболее выгодно переходить на новую систему.

КЭДО: когда будет обязательным

Бизнесам необязательно переходить на КЭДО в 2024 году. Однако такая система упростит работу компаниям, которые работают с фрилансерами или удаленными сотрудниками. А еще если у вас несколько филиалов в разных регионах или странах и сотрудники часто перемещаются между ними.

Как внедрить КЭДО

Шаг 1. Выбрать систему

Можно воспользоваться бесплатным государственным сервисом «Работа в России», готовым решением или написать собственное. Проанализируйте, что нужно вашей компании:

• Что для вас приоритет? Сэкономить деньги поможет госсервис. Еще есть множество коробочных решений, которые покрывают все потребности, но могут быть дорогими. Если вам важно, чтобы продукт полностью вписывался в процессы именно вашей компании, то можно написать сервис с нуля самостоятельно или обратившись к компании-разработчику.
• Какие функции вам нужны? На рынке есть множество сервисов: какие-то больше подходят для диджитал-компаний с удаленными работниками, а какие-то, наоборот, для производств, где сотрудники работают на месте. Подумайте, какие функции вам нужны. Обращайте внимание на интуитивный интерфейс, возможность подписывать документы со смартфона, поддержку разных видов электронных подписей.
• Как складывается цена? За некоторые платформы достаточно заплатить один раз. А другие списывают абонентскую плату каждый месяц. Изучите, как формируется цена: входит ли в стоимость выпуск подписи для каждого сотрудника, интеграция оплачивается один раз или включена в ежегодное обслуживание. Оценивайте свои затраты в течение трех — пяти лет: КЭДО окупится не сразу, а через какой-то период.

Шаг 2. Составить план действий

Определите, кто будет отвечать за новую систему, в какие сроки нужно перейти на КЭДО и что именно автоматизировать.

На этом этапе полезно провести аудит кадровых процессов. Он поможет выяснить, как создают и подписывают документы в компании, кто и за что отвечает и можно ли упростить процесс.

Например, схема согласования заявлений на отпуск может выглядеть так:

Когда этапов много, больше вероятность, что что-то пойдет не так. На то, чтобы получить подписи всех начальников, может уйти пара недель.

Когда вы переходите на КЭДО, учитывайте и исправляйте недочеты существующей системы. Например, сделайте так, чтобы глава подразделения был последним звеном, которое согласовывает отпуск подчиненных. Так можно не только перенести документооборот в онлайн, но и оптимизировать процессы.

Шаг 3. Выделить команду

Еще важно создать команду, которая будет переводить компанию на КЭДО. В нее можно пригласить:

• HR-специалиста, который понимает, какие документы сейчас будут в приоритете. Например, новых сотрудников можно оформить онлайн сразу же, а документы остальных перенести позже.
• Специалиста из IT-отдела, чтобы интегрировать новую систему с уже существующими, например с CRM.
• Юриста, который составит положения о переходе и подготовит согласие на обработку данных.

Подписать документы, выпустить ЭП и перейти на КЭДО без потери данных поможет Битрикс24. К системе подключен «Госключ» — мобильное приложение от Минцифры РФ, в котором можно бесплатно получить сертификат усиленной электронной подписи.

Согласовать план

В вашем плане должны быть сроки перехода на КЭДО, а также инструкции и правила для сотрудников. Согласуйте его с руководителями компании и отделов.

Интегрировать систему

Новую систему нужно настроить так, чтобы она могла взаимодействовать с другими системами компании. Например, встроить ее в бухгалтерские программы, CRM-системы и другие инструменты, которые вы используете для управления бизнесом. Так отделам будет проще обмениваться данными.

Сообщить сотрудникам

Подготовьте сотрудников к работе в КЭДО. Нужно объяснить, чем он будет отличаться от привычных процессов и почему это выгодно самим сотрудникам. Сотрудники должны разрешить использовать свои персональные данные. Для этого подписывают специальное соглашение.

Выдать электронные подписи

ЭП работодатель обычно оформляет за свой счет. Определите, какая подпись подходит для вашей компании, и создайте ее для каждого сотрудника. После этого объясните, как пользоваться сервисом.

Частые вопросы