Облачными хранилищами в мире пользуются 2,3 млрд человек. Пользователи обычно загружают в них фото и видео. А компании размещают конфиденциальные данные о клиентах и сотрудниках. Рассказываем, для чего бизнесу облачное хранилище и как безопасно в нем работать.
Что такое хранилище данных
Хранилище данных — место на сервере c документами компании. Это как огромная библиотека, где каждый том — досье о клиентах, сотрудниках и проектах.
Есть несколько классификаций корпоративных файловых хранилищ. По организации данных бывают такие:
- Блочное хранилище. Информация организована в виде блоков фиксированного размера, обычно до нескольких мегабайт. По сути это таблица, где у каждого блока есть уникальный набор цифр или наименование ― идентификатор, чтобы пользователи могли запросить данные из него или записать туда новые. Блочные хранилища используют, например, онлайн-магазины, чтобы обновлять данные о количестве товаров на складе в базе после каждой покупки.
- Файловое хранилище для офиса. Данные представлены в виде отдельных файлов: документов, презентаций, фотографий, видео. Найти информацию можно с помощью поисковой строки. Сотрудники создают и хранят файл не на своем компьютере, а на сервере, и к нему может получить доступ коллега из другого офиса, города или страны. Если над одним файлом в одно и то же время работают несколько человек, все изменения автоматически сохранятся. Это упрощает совместную работу над проектами. Примеры: Google Drive или Яндекс Диск.
- Объектное корпоративное хранилище. Обычно так хранят большие данные, например, видео или изображения. У каждого файла есть метаданные, которые описывают его, например, время и место создания. Метаданные помогают быстро находить объект. Скажем, компания продает товары через социальные сети. В хранилище лежат фотографии и описания товаров. Покупатель хочет посмотреть характеристики определенного продукта и заказать его через чат-бот в Telegram. Бот делает запрос в хранилище, находит объект и выдает нужные данные.
Хранилища данных также бывают локальными и облачными. Если компания выбирает первый тип, то размещает внутреннюю базу компании на собственном сервере. А если второй, то данные загружают на сетевой диск — пользователи могут использовать его везде, где есть интернет.
Локальное хранилище безопаснее ― получить к нему доступ можно только лично в организации. Но бизнес чаще использует облачные сервисы, потому что так удобнее. Локальные серверы нужно где-то хранить, а также поддерживать технически. Это сложно и дорого. Далее мы будем говорить именно об облачных хранилищах.
Примеры облачных хранилищ: Яндекс Диск, Google Drive, Облако Mail.ru, iCloud, Сбердиск, МТС Вторая память, Облако Билайн, TeraBox. Они доступны на компьютере и через мобильное приложение на Android или iOS.
Зачем компании хранилище файлов
Корпоративные облачные хранилища помогают бизнесу:
- Безопасно хранить данные. Чаще всего компании хранят в облаке персональные сведения о сотрудниках и клиентах, договоры и другие документы. Облачные провайдеры защищают данные с помощью шифрования и двойной аутентификации.
- Создавать резервные копии. Файловое хранилище для бизнеса позволяет создавать копии данных. Если база пострадает из-за хакерской атаки или программного сбоя, ее можно будет восстановить. Для этого настройте режим резервного копирования — например, раз в день или неделю.
- Совместно работать над проектами. Сотрудники могут вместе работать над проектом в едином пространстве. Например, редактировать, просматривать и комментировать документы онлайн, загружать файлы, скачивать фотографии и видео.
- Работать удаленно. С данными в облачном хранилище можно работать из любого места с интернетом. Это особенно важно для компаний с удаленными сотрудниками.
- Контролировать доступ. Компания может дать сотрудникам доступ к веб-версии базы данных и распределить права. Например, руководитель может удалять файлы и вносить в них изменения, а менеджеры — только скачивать заполненные документы.
- Подключить к хранилищу другие системы. Корпоративные облачные хранилища совместимы с инструментами, которые часто использует бизнес, — например, CRM, сервисами платежей и управления проектами, программами аналитики.
Как работает облачное хранилище документов
Посмотрим на примере CRM Битрикс24, как работает облачное хранилище и какие инструменты для бизнеса в нем есть.
Единая база данных. Все контакты клиентов, заявки, звонки, письма и сообщения в чате автоматически сохраняются в системе.
История каждой сделки. Менеджер заходит в карточку клиента и видит, через какой канал продаж он пришел, какие вопросы задавал сотруднику и чем закончилось общение. Если в CRM встроена IP-телефония, здесь же будет храниться запись и расшифровка телефонного разговора.
Документы по клиенту и сделке. Также в клиентской карточке хранятся договоры, выставленные счета и документы с персональными данными. Сотрудник может в любой момент уточнить условия работы с этим заказчиком, сумму и дату следующего платежа.
Также CRM может автоматически проставлять данные в документах. Например, система создает счет на оплату и отправляет его клиенту по электронной почте или в чате.
Совместная работа. Сотрудники могут обмениваться файлами и менять их во встроенном онлайн-редакторе. Корпоративные документы хранятся на защищенном облачном диске.
База знаний. Поместите в облачное хранилище должностные инструкции, памятки и обучающие материалы. Сотрудники смогут в любой момент открыть или скачать эти файлы.
Синхронизация. После того как вы загрузили документы, они появляются в общем хранилище и доступны тем, у которых есть права на просмотр, комментирование или редактирование.
Например, строительная компания использует Битрикс24, чтобы вести базу клиентов, управлять продажами и хранить данные. В системе находится информация о проектах: договоры, сметы, графики работ, контакты поставщиков. У менеджеров есть удаленный доступ к файлам, поэтому они могут работать из дома или во время командировки.
Как внедрить облачное хранилище
Как компании перейти на облачное хранение данных:
- Подумайте, для чего будете использовать облачное хранилище, какие типы файлов загружать, какой максимальный объем памяти необходим. Одни сервисы предлагают больше места, другие — надежное шифрование, третьи — бесплатный тариф. Распространенные облачные хранилища для бизнеса: Google Drive, Dropbox, Яндекс.Диск и Облако Mail.ru.
- Перенесите информацию в облачное хранилище. Это можно сделать вручную или при помощи инструментов для синхронизации данных. Если данных много, можно использовать, Microsoft SQL Server (SSIS) или Oracle Data Integrator.
- Протестируйте облачное хранилище в бесплатной версии на небольшом количестве файлов и оплатите платную версию, если все устроило.
- Обучите персонал работать с облачным хранилищем и настройте доступы. Проведите воркшоп, напишите инструкцию или создайте обучающие видео.
- Подключите двойную аутентификацию. Чтобы распознать пользователя, система будет запрашивать два подтверждения. Например, не только пароль, но и CMC-код. Когда есть несколько уровней защиты, злоумышленникам сложнее взломать аккаунты.
- Регулярно делайте резервные копии данных. Даже в самых надежных облачных хранилищах бывают технические сбои. Копия позволит восстановить все файлы.
Частые вопросы
Для хранения корпоративных файлов компании можно использовать такие хранилища:
- Локальное — на собственном сервере компании. Лучше защищено, но не подходит для удаленных сотрудников. А еще нужно тратиться на техподдержку.
- Облачное — на удаленном сервере. Безопасность зависит от провайдера: насколько надежно он шифрует и хранит данные. Зато это удобно: оплачиваете тариф и сразу пользуетесь.
Чтобы защитить документы:
- используйте сложные пароли и двухфакторную аутентификацию;
- включайте шифрование данных, если в сервисе есть такая функция;
- вовремя обновляйте приложения доступа к облаку — старые версии могут быть уязвимы для атак мошенников;
- не открывайте конфиденциальные данные и не отправляйте платежи по общественному Wi-Fi без VPN;
- установите и регулярно обновляйте антивирус.
1. Продумайте систему организации файлов в хранилище и выберите подходящую программу.
2. Включите двухфакторную аутентификацию.
3. Создайте папки, чтобы искать файлы было проще.
4. Пригласите пользователей в сервис и распределите уровни доступа. Одним можете разрешить только просматривать документы, другим — редактировать и удалять их.
5. Регулярно создавайте резервные копии данных, чтобы не потерять их.
6. Следите, чтобы у вас всегда было достаточно места для новых файлов. Удаляйте ненужные документы или архивируйте их.
Что в итоге
- Хранилище данных — место на сервере, где компания хранит информацию в электронном виде: договоры, счета, персональные данные клиентов и работников.
- Хранилища данных бывают блочными, файловыми и объектными — в зависимости от того, как организованы данные. А по месту хранения информации — локальными и облачными. Облачные файловые хранилища используют чаще, потому что они удобнее.
- Хранилище файлов нужно бизнесу, чтобы обезопасить данные, создавать резервные копии, работать с документами совместно и удаленно, контролировать доступ к информации, подключать разные бизнес-инструменты.
- Чтобы внедрить облачное хранилище, определите, какой объем вам нужен. Затем подберите подходящий сервис и протестируйте его на небольшом количестве данных. Если система вам подходит, загрузите документы в облако. Настройте права доступа для сотрудников и научите их работать в программе.
