Чтобы подтвердить, что продавец отправил десять единиц товара, а покупатель принял его, компании оформляют и подписывают товарные накладные. Подписи в документе означают, что обе стороны получили свое — деньги за продукцию или заказ в нужном количестве. Позже накладные используют в инвентаризации и отчетности. Поэтому важно, чтобы в них фиксировались все нужные данные и не было ошибок или расхождений. Иначе есть риск финансовых потерь, проблем с налоговой и конфликтов с партнерами.
Расскажем, что такое товарная накладная по форме ТОРГ-12, что в ней нужно указать, как оформить онлайн-накладную на товар и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое товарная накладная
Товарная накладная (ТН) — это документ, который подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю. В основном его использует средний и крупный бизнес. Например, когда завод отгружает товары в магазины. Если продают физическому лицу, товарную накладную обычно не оформляют — хватает кассового чека.
В России распространена товарная накладная по форме ТОРГ-12, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132. Но компании имеют право изменять этот шаблон, если в своем варианте выполнят все требования законодательства. Так можно создать товарную накладную (ТН), которая полностью соответствует особенностям бизнеса.
Накладную по форме ТОРГ-12 чаще всего оформляет продавец. Документ может быть в бумажном и электронном вариантах — они имеют одинаковую юридическую силу. Бухгалтер или кладовщик должны составить товарную накладную по форме ТОРГ-12 в двух экземплярах: один для себя, другой — покупателю.
Ситуации, когда нужна товарная накладная, всегда касаются покупки или продажи товаров и других материальных ценностей. Примеры:
- Передать товар от поставщика к покупателю. Например, если молокозавод отправляет 10 000 упаковок йогурта в продуктовый магазин.
- Зафиксировать отгрузку. Чтобы подтвердить, что магазин-покупатель принял все 10 000 упаковок нужного йогурта.
- Вернуть товар. К примеру, если магазин нашел среди всей поставки три коробки со вздутыми упаковками йогурта и решает отправить их обратно.
- Провести инвентаризацию. По накладным молокозавод подсчитывает, сколько всего йогуртов продано и сколько должно остаться.
- Учитывать продажи. Бухгалтеры или владельцы завода смогут посчитать, какую прибыль принесли продажи йогуртов за отдельный период.
Кроме товарной, можно встретить еще два вида накладных — расходную и на оплату. Все они относятся к передаче товара от продавца к покупателю, но выполняют разные функции. Чтобы не запутаться, их сходства и различия собрали в таблице.
| Название накладной | Зачем нужна | Когда используется |
| Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (ТН) | Подтверждает факт передачи товаров | Когда нужно подтвердить, что продавец отправил, а покупатель получил нужный товар |
| Расходная накладная | Подтверждает, какие товары вывезли со склада, когда и в каком количестве | Оформляется при отгрузке товара, помогает отследить остаток на складе |
| Накладная на оплату | Содержит информацию о сумме, которую необходимо заплатить за определенные товары или услуги | Выдается покупателю после заключения сделки, чтобы зафиксировать, сколько нужно заплатить за товар |
Чтобы товарные накладные и другие документы не терялись и хранились в одном месте, работайте в единой системе управления продажами. CRM Битрикс24 хранит архивы документов по каждому клиенту отдельно, помогает отслеживать всю историю взаимодействия, фиксировать договоренности и автоматически выставлять счета. Такая система сама создает договор, доверенность и счет по вашему шаблону или готовым формам — это поможет в один клик направить счет и товарную накладную клиенту онлайн.
Что указывают в накладной ТОРГ-12
Если в накладной по форме ТОРГ-12 не будет хватать данных, то документ будет считаться недействительным. Налоговая может не принять его и запросить объяснения — например, почему количество товаров и финансовые отчеты не соответствуют друг другу. Чтобы этого избежать, следите, чтобы в накладной по форме ТОРГ-12 были следующие пункты:
- Номер и дата накладной. Это уникальный номер документа и дата, когда его составили.
- Информация о продавце и покупателе. Здесь укажите названия обеих компаний, их ИНН, КПП и юридические адреса.
- Список товаров и информация о каждом. Укажите артикул, полное наименование, количество, единицы измерения, цену и сумму. Например: «Телевизор 32 дюйма, ед. измерения — штуки. Количество — 5, цена — 15 000 рублей, сумма — 75 000 рублей».
- Общая сумма к оплате. Пропишите общую сумму по накладной за все товары в цифрах и прописью. Укажите НДС, если он применим к этим товарам.
- Подписи. Ответственные лица обеих компаний должны поставить подпись от руки или электронно. Обратите внимание: в бумажной форме нельзя использовать факсимильную подпись — штамп с подписью.
Вы можете использовать и унифицированную товарную накладную по форме ТОРГ-12. С ней не упустите важные данные — все пункты есть в шаблоне.
Чтобы скачать унифицированную форму накладной ТОРГ-12, перейдите по ссылке
Если в пунктах унифицированной формы нет тех, которые вы хотели бы зафиксировать, можно оформить шаблон самостоятельно. Например, добавить в форму инструкции по условиям перевозки, хранения и страхования товара, сертификаты и паспорта.
Как выписать накладную онлайн
Чтобы сформировать накладную ТОРГ-12 онлайн, можно использовать специальные программы или онлайн-сервисы ЭДО. В них можно создать уникальный шаблон или использовать унифицированный.
Оформляется простая товарная накладная онлайн так же, как и бумажная версия. Но есть приятное отличие. Все данные о поставщиках или покупателях можно сохранить — данные будут добавляться автоматически. Это ускорит процесс подготовки товарной накладной онлайн, потому что останется только изменить номер, дату, информацию о товарах и их стоимость.
Подписать электронную товарную накладную онлайн можно квалифицированной электронной подписью. В некоторых компаниях — даже упрощенной. Когда подпишете со своей стороны, отправьте накладную вашему заказчику и дождитесь ответной подписи.
Все выписанные и принятые товарные накладные сохранятся в облаке. Так они не потеряются в пыльных архивах и к документам будет постоянный доступ.
Какие ошибки допускают, когда заполняют накладную
Любая ошибка в накладной на товар может привести к вопросам со стороны налоговых органов или конфликтам между покупателем и поставщиком. Вот несколько распространенных ошибок:
Неверный номер накладной. Так бывает, если создавать новые накладные на основе тех, которые вы использовали раньше.
Как избежать. Ведите журнал накладных. Фиксируйте в нем уникальные номера и даты, когда выписывали накладные. Так вы вовремя заметите ошибку.Неправильные данные о компании. Ошибку можно допустить в ИНН, названии, должности человека, на которого выписываете накладную. Например, пропустить цифру, опечататься или спутать юрлицо.
Как избежать. Проверьте данные на сайте ФНС и сверьтесь с уставными документами. Так налоговая сможет определить поставщика или покупателя.Неправильные единицы измерения. К примеру, вы указали «л» вместо «кг».
Как избежать. Используйте единицы измерения из договора поставки, иначе документ будет считаться недействительным, а вы не сможете списать товары со склада.Неправильная цена по накладной. Например, вы с покупателем договорились об оптовой скидке за объем и снизили цену до 100 рублей за штуку, что прописали в договоре. Но в накладной это не учли и оставили цену 110 рублей.
Как избежать. Проверяйте, сходятся ли цены в накладной и договоре. Если сумма будет указана неверно, налоговая может запросить дополнительные пояснения. Если ошибки повторятся, это могут посчитать соглашением сторон изменить цену товара, не фиксируя ее в документах.Неправильно указано количество товара. Ошибка может быть и в большую, и в меньшую сторону. Например, в накладной указано 100 штук, а доставили только 90 — и наоборот.
Как избежать. Внимательно проверяйте количество отгруженного или полученного товара, чтобы не было проблем при учете. Излишек товара стоит вернуть поставщику — новый документ оформлять необязательно. Но если привезли меньше, продавец должен оформить верную накладную и отправить покупателю недостающее количество товара.Нет обязательных данных. Например, не указано основание для поставки товара.
Как избежать. Сделайте контрольный список требований к накладной и перепроверяйте документ по нему.
Ошибки в накладных чаще всего допускают из-за невнимательности или усталости. В таком состоянии легко пропустить опечатку или забыть поменять единицу измерения. Повысить продуктивность можно за семь шагов — собрали их в чек-листе. Переходите в наш телеграм-канал, сохраняйте чек-лист и подписывайтесь, чтобы не пропускать полезные лайфхаки.
FAQ
Наименование компаний продавца и покупателя, их ИНН, КПП и юридические адреса в соответствии с уставными документами.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 нужна, чтобы подтвердить передачу товара от продавца к покупателю. Расходная накладная используется, когда оформляют только списание товаров со склада.
В отдельных случаях можно использовать общий документ, в котором указаны данные как счета, так и накладной. Но лучше их разделять, чтобы упростить учет товаров и финансовую отчетность.
Онлайн-накладные, которые оформлены по установленной форме и без ошибок, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы.
Накладную по форме ТОРГ-12 можно подписать электронной подписью через онлайн-сервис, который поддерживает ЭДО. В большинстве случаев потребуется квалифицированная электронная подпись.
Инструкция будет нужна всем, кто как-либо использует товарную накладную (ТН). Например, предпринимателям и владельцам компаний, бухгалтерам для учета налогов, менеджерам по закупкам и продажам, сотрудникам логистики.
Что в итоге
- Товарная накладная — документ, который подтверждает передачу товара от поставщика к покупателю. Можно составить документ самостоятельно, если нужно указать дополнительные данные, или пользоваться унифицированной ТОРГ-12.
- Есть три вида документа: товарная накладная, расходная накладная, накладная на оплату. Их можно оформить и подписать онлайн.
- Оформлять накладные по форме ТОРГ-12 можно вручную в текстовых редакторах или в специальных программах с шаблонами.
- Если подписываете бумажный документ — обязательно должна быть живая подпись и печать. В накладной, которую оформили онлайн, нужно использовать квалифицированную или упрощенную электронную подпись.
- Чтобы не допустить ошибок, проверяйте данные на сайте ФНС перед заполнением и сверяйтесь с уставными документами.
