Когда работать над проектом должны специалисты из разных областей, а отвлекать коллег из других отделов не хочется, нужна кросс-функциональная команда. В статье расскажем, что это, как ее собрать и управлять ей.
Что такое кросс-функциональная команда
Кросс-функциональная команда — это группа специалистов с разными навыками, которых достаточно, чтобы запускать проекты под ключ.
Пример кросс-функциональной команды. Агентство X занимается контент‑маркетингом: создает и продвигает контент, чтобы увеличивать не только спрос на продукты клиентов, но и продажи. Одна группа работает над проектом и не растрачивает внимание и силы на другие продукты.
В команде есть продюсер, маркетолог, главный редактор, редакторы, авторы, дизайнеры, SEO-оптимизатор — эти специалисты работают над стратегией продвижения и создают контент. Рабочими процессами управляет тимлид и проджект-менеджер: они следят за сроками, решают проблемы, согласовывают действия специалистов и презентуют решения заказчику.
Такая команда называется кросс-функциональной: в ней есть люди с разными навыками, и их хватает, чтобы решить задачу клиента.Нет четких правил, кто должен быть в кросс-функциональной команде. Состав и количество сотрудников зависят от задач. Если продукт нужно не только разработать, но и вывести на рынок, не обойтись без SEO- и контент-специалистов, маркетологов, SMM-менеджеров. Если же продвижением займется сам заказчик, необходимость в таких сотрудниках отпадает.
Обычно в кросс-функциональной команде есть:
- Тимлид — лидер. Отвечает за эффективность команды, следит за этапами и результатами проекта, поддерживает атмосферу в коллективе.
- Проектный менеджер — координатор команды. Распределяет задачи, определяет сроки, собирает обратную связь.
- Специалисты разных сфер — люди, которые решают задачи. Это могут быть дизайнеры, маркетологи, программисты, аналитики, юристы, верстальщики.
В одной команде над общим проектом могут работать и новички, и специалисты с опытом. Например, старший маркетолог исследует аудиторию, разрабатывает стратегию, выбирает рекламные площадки и отслеживает эффективность. А младший отвечает за контент и публикации.
В каких проектах нужны кросс-функциональные команды и в чем их преимущества
Кросс-функциональные команды подойдут для краткосрочных и долгосрочных проектов в сферах IT и диджитал. Задачи при этом могут быть любыми: выпустить приложение на рынок, создать сайт, обогнать конкурентов и привлечь пользователей.
Преимущества кросс-функциональной команды:
- Высокая скорость и самостоятельность. Не нужно согласовывать каждый шаг с другими отделами. Это помогает укладываться в сроки и добиваться лучших результатов.
- Гибкость. Команде проще определить график и подстроиться под задачи друг друга. А еще — исследовать рынок, изучать обратную связь клиента и на основе этого менять план работы.
- Результативность. В команде работают специалисты с разными навыками, взглядами, опытом. Так проще анализировать задачи и принимать решения.
- Креативность. Сотрудники с разными качествами, знаниями и умениями активнее предлагают идеи, как улучшить продукт. В таких командах есть творческий подход, они открыты новому.
Как собрать кросс-функциональную команду
Шаг 1. Поймите, зачем вам нужна такая команда
Например, неудобно работать над сайтом, когда все сотрудники из разных отделов: это занимает много времени, этапы согласования слишком сложные. Цель — упростить процесс, сократить время на разработку.
Шаг 2. Определите функции
Для работы над сайтом понадобятся:
- Фронтенд-разработка — специалист создает внешний интерфейс. Это та часть, которую видят пользователи — окна, блоки, кнопки и другие элементы.
- Бэкенд-разработка — программист работает над серверной частью. Это процессы, которые нужны, чтобы точно выполнять пользовательские запросы.
- Тестирование — QA-инженер проверяет, все ли работает корректно. Правильно ли отображается сайт в разных браузерах, все ли окна загружаются.
- UX — специалист изучает опыт пользовательского взаимодействия с продуктом и решает, как сделать сайт удобнее.
- Верстка — верстальщик переводит дизайн-макеты на язык браузера при помощи кода.
- Маркетинг — специалист изучает целевую аудиторию, выбирает креативы. Маркетолог определяет, как позиционировать продукт, с помощью каких фраз и визуалов привлекать клиентов. Иногда сам пишет тексты и готовит иллюстрации либо ставит задачи копирайтерам и дизайнерам.
- Управление — руководитель контролирует этапы проекта, общается с заказчиком, организует работу команды и распределяет задачи.
Шаг 3. Выпишите навыки
Определите, что должны уметь и знать специалисты, чтобы решить задачу, — это hard skills. В нашем примере:
Еще решите, какие личностные навыки (soft skills) помогут команде быстрее прийти к цели. Например:
- аналитические способности;
- внимательность;
- умение работать в команде;
- стрессоустойчивость;
- самоорганизованность.
Шаг 4. Выберите специалистов
Когда распишете навыки, определите, у кого из сотрудников они есть. Как это сделать:
- выбрать кандидатов из тех, кто уже справлялся с подобными задачами и умеет работать в команде;
- оценить их результаты — что получалось в прошлых проектах, а что не очень;
- провести интервью с каждым кандидатом и объяснить суть работы, выяснить, готов ли специалист стать частью кросс-функциональной команды;
- проверить компетенции — дать тестовые задания.
На этом этапе в первую очередь выбирайте управленца, то есть тимлида, чтобы делегировать подбор остальных специалистов. Ему предстоит работать с командой на протяжении проекта. Он в курсе всех ролей и нужных навыков, поэтому и должен решать, кого из исполнителей взять в проект.
Шаг 5. Обозначьте зоны ответственности и критерии оценки
До начала работы над проектом определите, кто из участников команды за что отвечает. Это поможет избежать споров и быстрее исправлять ошибки.
Устройте общее собрание, чтобы познакомить специалистов друг с другом и проектом:
- обозначьте цели и задачи;
- расскажите об этапах и сроках;
- определите, кто кому подчиняется;
- представьте каждого члена команды и выделите его обязанности.
На этом же этапе определите проектные KPI с качественными и количественными показателями — критерии, по которым будете оценивать работу. Например, у UX-дизайнера это количество опрашиваемых, частота ошибок пользователей из фокус-группы, шкала удобства использования системы, индекс удовлетворенности заказчика.
Как управлять кросс-функциональной командой
Недостаточно просто собрать команду. Руководитель должен сделать так, чтобы все понимали свои задачи, совместно работали над проблемами и согласовывали действия. Рассказываем, как этого добиться.
Обозначьте правила. Это поможет общаться без проблем. Они возникают, когда все члены команды используют разные способы коммуникации или беспокоят коллег в нерабочее время. Что должно быть в правилах:
- как часто и где проводить собрания, чтобы обсуждать и оценивать ход работы и результаты;
- через какие каналы связи передавать данные по проекту, обсуждать задачи и неформально общаться;
- каким должно быть рабочее время каждого, особенно если команда работает на удаленке из разных часовых поясов;
- как и в каком виде предоставлять информацию о результатах.
Дайте рекомендации, когда и к кому обращаться, если не работает программа, нашли ошибку в коде или не набрали фокус-группу.
Подготовьте инструкции. Создайте документацию проекта. Опишите ТЗ клиента, общие цели и задачи, этапы, сроки, стандарты работы и критерии оценки эффективности команды. Обсудите на общем собрании все пункты из документа, ответьте на вопросы. Дайте доступ команде, чтобы каждый мог с ним сверяться.
Выберите инструменты и методологию. Если у вас проект в IT, определитесь с фреймворками — платформами с готовыми шаблонами, чтобы создавать приложения и ПО. Примеры популярных: Scaled Agile Framework (SAFe), LeSS.
Определите методологию управления, чтобы координировать кросс-функциональную команду. Это может быть Scrum. По ней работу делят на этапы — спринты, каждый из которых длится в среднем две недели. Особенность — ежедневные встречи, чтобы обсуждать задачи и показывать итоги. Этот метод применяют для новых проектов.
Другой пример — Kanban. Весь процесс делят на стадии: планирование, разработка, тестирование и внедрение. Задачи помещают на доски — физическую или онлайн. Каждый этап отмечают своим цветом, чтобы показать стадию проекта. В колонках ставят статус: «Запланировано», «В работе», «На доработке». На стикерах записывают названия отчетных материалов и помещают под соответствующими статусами. Когда статус меняется, стикер переносят. Эта методология больше подходит для повторяющихся или похожих проектов.
В Битрикс24 есть разные системы планирования, в том числе Scrum и Kanban. Ставьте задачи и отмечайте важные, добавляйте в них файлы для работы, назначайте ответственных и редактируйте документы вместе с командой. Создавайте подзадачи и чек-листы, чтобы сделать работу прозрачной.
В задачи можно добавить счетчик, чтобы учитывать время выполнения. Так лидеру команды будет проще планировать сроки, видеть, где и у кого из сотрудников есть проблемы.
Поддерживайте атмосферу. Если в команде всем будет приятно работать, это увеличит шансы на успех проекта.
Чтобы сплотить сотрудников:
- рассказывайте на собраниях о достижениях каждого, чтобы члены команды понимали ценность коллег;
- решайте конфликты — обсуждайте проблемы, выслушивайте обе стороны и ищите выходы;
- собирайте отзывы, чтобы предотвратить разногласия, — спрашивайте, как идет работа, с кем из коллег сложнее общаться и почему;
- давайте обратную связь — отмечайте, что получается хорошо, спокойно указывайте на недочеты;
- поощряйте инициативу — избегайте негативных оценок, даже если идеи кажутся нелогичными.
Позволяйте сотрудникам в рабочих чатах общаться не только на тему проекта, а в начале планерки обмениваться личными новостями. Введите маленькие традиции: поздравления с днями рождения, «Тайный Санта», киновечера или лазертаг раз в месяц.
Частые вопросы
Кросс-функциональная команда состоит из специалистов разных областей — маркетологов, разработчиков, проектировщиков, аналитиков, дизайнеров — то есть представителей разных департаментов. Возглавляет их тимлид.
В функциональной же команде — иерархическая структура. Есть разные отделы: каждый работает над своими задачами, которые ставит руководитель.
Продуктовая команда развивает продукт — улучшает метрики. Сфера кросс-функциональных команд шире — они могут создавать продукт с нуля и отстраивать его от конкурентов.
Чтобы работать над проектом комплексно — не передавать задачи разным отделам, а организовать процессы внутри команды. Это особенно эффективно, если компания делает сайты или приложения, которые нужно создавать в течение нескольких месяцев.
Кросс-функциональность помогает не зависеть от других отделов, ускорить разработку, повысить качество, так как все участники глубоко погружены в продукт. Еще этот подход развивает креативность: так проще продумывать идеи, ведь у участников команды разные навыки, опыт и образование.
Что в итоге
- Кросс-функциональная команда проекта — это группа специалистов, которые объединяются для решения проблем клиента. Члены команды отличаются по навыкам и опыту: благодаря этому можно обойтись без помощи коллег из других отделов.
- Основное преимущество кросс-функциональных команд — высокая скорость работы. Обычно такие команды встречаются в сферах IT и диджитал.
- Чтобы собрать кросс-функциональную команду, определите задачи и навыки специалистов. Затем решите, кто из сотрудников справится с задачами. Для этого оцените их прошлые результаты, пообщайтесь, дайте тестовые задания.
- Перед стартом работы познакомьте команду, обозначьте зоны ответственности, погрузите в проект. Так координация кросс-функциональной команды будет проще.
- Создайте документацию с целями, задачами, этапами и правилами проекта. Подготовьте инструкции, выберите методологии и фреймворки. Проверяйте результаты на общих собраниях.
