Командный тайм-менеджмент: что это и как внедрить

Что такое корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент — это способ организации рабочего времени команды. Он помогает грамотно расставить приоритеты и превратить хаос в структуру.

Благодаря командному тайм-менеджменту каждый понимает, что он делает и в каком порядке, сколько времени он может потратить на каждую задачу и когда должен закончить, чтобы проект был готов вовремя.

Как командный тайм-менеджмент влияет на результаты

А точно ли стоит заморачиваться с командным тайм-менеджментом? Вот несколько главных плюсов:

Продуктивность растет. Если сотрудники распланируют день, перестанут прокрастинировать и распределят обязанности, то наладится рабочий процесс. Так работа будет сдана в срок — это в перспективе принесет больше довольных клиентов. А еще благодаря техникам, про которые мы расскажем ниже, удастся закрывать больше дел за меньшее время.

Команда креативит. Воображение начинает создавать новое тогда, когда мозг отдыхает. Совсем освободить сотрудников от рутины нельзя, зато можно помочь им «разложить все по полочкам»: прописать дедлайны, расставить приоритеты и назначить ответственных. Команде не придется держать все в голове — освободится пространство и появятся силы для творчества.

Стресса меньше. Основной принцип корпоративного тайм-менеджмента — упростить всем жизнь. Коллектив работает слаженно, потому что знает, что надо делать и когда. Продолжает качественно выполнять задачи на протяжении долгого времени, потому что не выгорает. Руководитель понимает, когда получит результаты, клиент радуется качественной работе.

Повышается ответственность. Сотрудники чувствуют ответственность за свои задачи и стремятся выполнить их вовремя. А еще понимают, что от их неорганизованности могут пострадать не только коллеги, но и бизнес в целом. Осознанность отдельного сотрудника положительно скажется на общем успехе компании.

Деньги тратятся эффективнее. Сотрудники работают в команде, слаженно и ответственно — от этого задачи закрываются быстрее и качественнее. Довольные клиенты повторно обращаются к вам за услугами и рекомендуют другим. Снижаются затраты благодаря тому, что большее количество задач делается за меньшее время. В компании с налаженным тайм-менеджментом сотрудники лучше понимают конечные цели бизнеса, а значит не будут тратить деньги на стратегии, которые не принесут пользы.

Сотрудники доверяют компании. Понятные обязанности, своевременные оплаты, интересные задачи и хорошие отношения в коллективе уменьшат текучку кадров. Это положительно скажется на качестве работы компании, ведь сотрудники будут набираться опыта, сохранять его внутри организации и передавать новым сотрудникам, которые будут с бОльшим желанием устраиваться к вам на работу.

Какие есть принципы командного тайм-менеджмента

Перед тем, как team станет dream, придется постараться. Сначала разберемся с основными принципами корпоративного внедрения тайм-менеджмента, которые помогут понять, с чего начать.

1. Определяем приоритеты. Для начала обозначим главные цели бизнеса, затем отделов и каждого сотрудника. Важно понять, к чему хотите прийти, и любое действие сопровождать вопросом «это поможет нам достичь главной цели?». Если ответ «да» — продолжаем начатое. Если «нет» или «не совсем», то откладываем идею в верхний ящик офисного шкафа. Возможно, когда-то она нам и понадобится, но пока действуем согласно плану.
2. Планируем рабочий день. Задачи можно распределить по видам, приоритетности, объему или сложности. Наиболее распространенный вариант: посвятить первую половину дня стратегически важным занятиям, пока человек бодр, а мозг находится на пике активности. Потом сотрудник уйдет на обед, немного отдохнет и будет готов уже к менее активной и монотонной, но все еще важной работе.
3. Делаем встречи полезнее. В среднем, работники тратят 31 час в месяц на созвоны. Не все из них, к сожалению, помогают ускорить и упростить работу. Лучший метод сделать встречи по-настоящему стоящими — подготовиться к ним заранее, пригласить тех, кто действительно важен, и собираться только тогда, когда это необходимо.
4. Распределяем задачи. Каждый должен заниматься своими задачами, иначе ответственность будет переходить из рук в руки, сотрудники будут жить в постоянном режиме многозадачности и чувствовать себя перегруженными.
5. Отдыхаем. У 22% людей, страдающих от переработок, есть проблемы с физическим и ментальным здоровьем. Необходимо давать сотрудникам время, чтобы переключить внимание и расслабиться. Есть разные механики балансирования между задачами и отдыхом — о них рассказываем ниже.
6. Показываем пример. Чтобы сотрудники вдохновились идеей, начните с себя. Команда поймет, что работать становится легче, а выполненных задач — больше, что созвоны могут быть полезными и что стресс — не обязательный спутник каждого дня.
7. Общаемся в одном месте. Чтобы по пути к важному документу в переписке с коллегой не свернуть на новый пост про котиков, общайтесь в корпоративных мессенджерах. Так у сотрудников будет чуть меньше соблазна отвлечься на рилсы, а поиск важных документов в переписках займет меньше времени. О том, как выбрать корпоративный мессенджер, рассказывали в этой статье.

Управлять командой и проектами проще в Битрикс24. Есть календарь, в котором легко планировать встречи, облачное хранилище для важных документов с разными уровнями доступа, автоматические напоминания о дедлайнах и отчетах, аналитика. А еще инструменты, которые помогут развивать сотрудников и делать коллектив сплоченным.

Какие элементы корпоративного тайм-менеджмента использовать

Поговорим про основные методы корпоративного тайм-менеджмента. Глобально их можно разделить на три группы: цели, приоритеты и управление временем.

Ставим цели

SMART

Система, которая поможет ставить достижимые цели. Она подойдет как для масштабного планирования бизнеса, так и для расчета KPI отдельного сотрудника.

Расставляем приоритеты

Метод Парето (Правило 80/20)

По правилам этого подхода 20% усилий приносят 80% успеха. Если говорить про тайм-менеджмент в системе управления организацией, то этот метод поможет руководителям и сотрудникам понять, на чем стоит сконцентрировать основные усилия.

Для начала необходимо понять, кто и что приносит вам основной доход. А затем бОльшую часть времени, денег и людей отправить на работу с этими клиентами и продуктами. Например, в Битрикс24 есть отчеты, которые составляются внутри системы. Они как раз помогают определить самые прибыльные проекты, на которые стоит потратить 80% ваших ресурсов.

Матрица Эйзенхауэра

Метод помогает расставлять приоритеты в задачах: что важно сделать немедленно, а что можно отложить или делегировать. Делим на четыре категории:

Например:

• Важные и срочные (сделать прямо сейчас) — отправить макет в печать, чтобы завтра получить готовые листовки.
• Важные, но несрочные (можно сдать в течение недели) — прописать контент-план на следующий месяц.
• Неважные, но срочные (делегировать) — встретить курьера.
• Неважные и несрочные (отложить, пока важное не будет сделано) — пройти опрос «Кто ты из смешариков?».

Канбан

Удобен, потому что визуализирует проекты. Вы создаете доску, которая состоит из колонок: «To Do» (надо сделать), «In Progress» (В процессе), «Done» (Выполнено). Каждая задача — это карточка с дедлайном, комментариями и ответственным, которую перемещают по доске в зависимости от этапа.

«Eat That Frog»

Начинаем рабочий день с поедания лягушки: сначала выполняем сложные, требующие особого внимания и концентрации задачи. А напоследок оставляем приятные, легкие или рутинные задачи, которые сможет осилить уже утомленный бурной деятельностью мозг. Если в to do-листе есть фраза «сдать отчет за месяц», то лучше сначала разобраться с ней, а уже после заняться поиском референсов для креативной съемки.

Управляем временем

Pomodoro

Метод помогает сохранять концентрацию во время работы. Так получилось, что человек не может сосредоточенно работать все 8 часов, делим день на тайм-слоты:

• 25 минут вовлеченной работы без отвлечения на гаджеты, кофе и сплетни;
• 5 минут на посмотреть в окошко, пройтись по коридору или попить чай;
• после четырех таких циклов «работа-отдых» длинный перерыв на полчаса.

Так сотрудники не будут переутомляться, а задачи будут выполняться качественнее и быстрее.

Getting Things Done (GTD)

Метод, который объединяет все вышеперечисленные. Он помогает оптимизировать день сотрудников и держать работу под контролем.

Основные шаги:

• Соберите все задачи, идеи и поручения в таск-менеджер.
• Определите, что требуется в каждой задаче — сделать сейчас, отложить, делегировать или отказаться от выполнения. Для этого используйте матрицу Эйзенхауэра.
• Организуйте задачи по важности и срочности. Тут помогут методы Парето, «Eat That Frog» и Канбан.
• Постоянно пересматривайте список задач, чтобы убедиться, что вы успеваете и не сошли с пути приоритетов.
• Выполняйте все постепенно согласно плану.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Рассмотрим основные этапы внедрения корпоративного тайм-менеджмента, которые помогут повысить продуктивность.

1. Проанализируйте, как все работает сейчас. Поговорите с сотрудниками, узнайте, на что им обычно не хватает времени и почему так получается. Проанализируйте скорость, найдите «перегрузы» и подумайте, что можно убрать, а что стоит добавить, чтобы прогнозировать результаты компании было проще.
2. Поставьте цели и задачи. Определите, куда движутся проекты. Сформулируйте цели по методике SMART и пропишите этапы достижения для каждого отдела. Благодаря такой системе работники будут понимать, что им нужно делать, чтобы прийти к результату.
3. Подберите новые методы и системы. Вернитесь к блоку про методы командного тайм-менеджмента, которые мы описывали выше, и поймите, что будет полезно конкретно вашему коллективу. Например, если в компании срывают дедлайны и сотрудникам не хватает ответственности, то стоит задуматься над внедрением сервиса для совместной работы.
4. Разработайте новый подход к работе. Разбейте процесс на этапы и расшифруйте каждый из них. Пропишите цели и задачи, обозначьте сроки и ответственных лиц.
5. Обучите сотрудников. Этому этапу стоит уделить особое внимание. Для начала важно донести коллективу, почему работать по стандартам корпоративного тайм-менеджмента организации удобно и полезно. Затем пригласите внешних специалистов или организуйте внутренние обучающие сессии. После этого необходимо составить подробные инструкции и отслеживать результаты.
6. Поддерживайте команду. Поощряйте сотрудников, которые приносят хорошие результаты, премиями или повышением. Анализируйте производительность команды и KPI, вносите корректировки.

Важно соблюдать последовательность этапов внедрения тайм-менеджмента, чтобы получить результат, вовремя заметить недостатки системы и исправить их.

Частые вопросы