Вести деловую переписку в обычных мессенджерах неудобно и небезопасно — сообщения от друзей и родных отвлекают, а злоумышленники могут прислать фишинговую ссылку от имени коллеги или руководителя и украсть ценную коммерческую информацию.
Наладить коммуникацию и защитить служебные данные поможет корпоративный мессенджер. В статье рассказываем, как он упрощает бизнес-процессы и как его выбрать.
Что такое корпоративный мессенджер
Корпоративный мессенджер — это сервис для звонков, обмена файлами и сообщениями между сотрудниками компании.
Корпоративные мессенджеры отличаются:
По цене. Платные мессенджеры для бизнеса предлагают больше функций, чем бесплатные.
По размещению. Мессенджер для корпоративного общения размещают на облачном хранилище или используют on-premise-версию — то есть устанавливают ПО на собственных серверах.
По виду. Есть мессенджеры как отдельный продукт и как часть большого онлайн-пространства для совместной работы.
Зачем бизнесу корпоративный мессенджер
Компаниям больше всего подойдут бизнес-мессенджеры, интегрированные в рабочие онлайн-пространства. В таком случае не придется переключаться между несколькими вкладками или приложениями. Разберем преимущества таких мессенджеров для бизнеса.
Безопасно хранить данные. Корпоративный мессенджер, защищенный дополнительными системами шифрования, предлагает бизнесу хранить данные в облаке или на собственных серверах.
Публичные мессенджеры чаще всего хранят информацию в облачном хранилище. Их проще взломать, а еще в таком случае компания не контролирует, куда передается и на каких серверах находится корпоративная информация.
Защитите информацию от утечки или взлома с помощью функции управления доступом. Администратор дает, редактирует и удаляет доступ к мессенджеру для корпоративной сети. Внешние пользователи не смогут случайно прочитать рабочую переписку или скачать конфиденциальные документы, если их нет в штате компании. А еще сотрудники, которые уволились, будут удалены из всех чатов автоматически.
Настроить приложение под компанию и автоматизировать рутину. Выбирайте корпоративные мессенджеры, которые можно интегрировать с вашими инструментами: CRM-системой, календарем, почтой, бухгалтерией, таск-менеджером. Так вы увеличите производительность и создадите полноценную платформу для совместной работы. Сотрудникам не придется переключаться между разными окнами, чтобы поставить задачу коллеге после созвона, найти аналитику по определенному проекту или проверить расписание на сегодня.
Упорядочить чаты. Создавайте в мессенджере групповые чаты для каждого отдела. Чтобы не рассылать важные новости каждому работнику или отделу, публикуйте информацию в отдельном канале. Если работа специалиста связана с несколькими отделами, он получает доступ сразу ко всем нужным пространствам.
Повысить продуктивность команды. Когда мессенджер подключен к единому онлайн-пространству, коллективу проще отслеживать, как идет работа над целым проектом или задачей. Например, менеджер прикрепляет к карточке задачи расшифровку звонка с клиентом, назначает ответственного и ставит сроки. Сотрудник сразу видит, кого еще нужно привлечь к задаче, и может написать ему в личный чат.
Перейти на российское ПО. Многие зарубежные приложения и сервисы продолжают покидать российский рынок, а государственным органам и предприятиям, которые делают госзакупки, закон запрещает использовать иностранное ПО. Компании ищут отечественные аналоги.
Как работает корпоративный мессенджер: разбираем на примере Битрикс24
Мессенджер Битрикс24 — это платформа для общения с коллегами, где доступны аудио- и видеозвонки, обмен файлами и сообщениями. Она полностью интегрирована в пространство для совместной работы Битрикс24. Есть приложения для Android, iOS, Windows, macOS, Linux. Максимальное число сотрудников, которые могут работать в чат-мессенджере для бизнеса, — 1 млн человек. Есть облачная версия приложения, а еще можно купить лицензию и установить решение на собственные сервера.
Вся нужная информация в Битрикс24 есть на боковой панели чата:
- переписка с коллегами и руководителями;
- избранные сообщения и файлы;
- события календаря и задачи, которые создали в чатах;
- настройки.
Расскажем подробнее, какие функции есть у корпоративного мессенджера для бизнеса Битрикс24 и как они решают задачи небольших и крупных организаций.
Сообщения, групповые чаты и Каналы
В Битрикс24 сотрудники обмениваются текстовыми и голосовыми сообщениями в личных и групповых чатах. Чаты один на один конфиденциальные — у администраторов нет к ним доступа.
Сообщения можно закреплять, пересылать и добавлять в избранное
Помимо общих чатов есть Каналы, чтобы структурировать коммуникацию по проектам и отделам. Каналы делятся на открытые и закрытые, каналы для отделов и всей компании, тематические и авторские. Например, можно создать общий чат для отдела маркетинга, где сотрудники будут обсуждать задачи, и открытый Канал только с важной информацией.
Новости компании — это общий канал для всех, его нельзя покинуть
В облачной версии Битрикс24 в канал можно добавить сразу весь отдел — не нужно приглашать каждого человека отдельно. Новый сотрудник автоматически станет подписчиком всех нужных каналов.
В мессенджере есть функция «Права доступа»: укажите, кто сможет добавлять, исключать участников и публиковать посты
В Каналах есть треды — ветки комментариев под конкретным сообщением. С помощью отдельных веток сотрудники сразу увидят контекст задачи. Это позволит не засорять общий чат уточняющими вопросами.
Видеозвонки и конференции
Битрикс24 Синк — это платформа для видеозвонков прямо в бизнес-мессенджере. Видеозвонки есть в десктоп-приложении, в веб-версии и мобильном приложении Битрикс24. Всего в видеозвонке могут принять участие до 100 сотрудников.
Запускайте видеовстречи в один клик с компьютера или смартфона. Технология непрерывного аудиопотока уберет посторонние шумы
Обсуждение не прервется из-за превышения лимита по времени, а вся информация о видеозвонке автоматически сохранится в отдельном чате: история переписки, документы и резюме встречи.
Во время звонка доступны демонстрация экрана в HD-качестве и запись видеовстречи. Включите запись, чтобы не потерять важные тезисы или отправить коллегам, у которых не получилось подключиться к беседе.
Сразу несколько человек могут начать демонстрацию экрана
Мессенджер подойдет для ведения бизнеса с клиентами без Битрикс24. Создайте видеоконференцию и отправьте участникам сообщение со ссылкой и паролем.
Интеграция с другими инструментами
В мессенджере Битрикс24 есть другие модули платформы: CRM, календари, телефония, управление задачами и проектами, сайты. Быстрый доступ к нужным элементам позволяет управлять проектами, планировать встречи и отслеживать выполнение задач в едином интерфейсе. Например, в карточку задачи можно перейти сразу из чата.
Битрикс24 поддерживает привычные сервисы: онлайн-кассы, платежные системы, телефонию, СМС-провайдеров (SMS.RU, Twilio), соцсети. В каталоге Битрикс24 более 3 000 приложений и открытый API — связать мессенджер Битрикс24 с внутренними и внешними сервисами несложно.
Безопасность и защита данных
Информация клиентов на облачной версии корпоративного мессенджера Битрикс24 хранится на российских серверах в соответствии с законом №152-ФЗ «О персональных данных». Современные протоколы шифрования и двухэтапная авторизация с использованием личного смартфона сотрудника обеспечивают высокий уровень безопасности.
Мобильное приложение
Бесплатный корпоративный мессенджер Битрикс24 можно установить на смартфон. Это актуально для команд, которые работают удаленно или часто ездят в командировки.
AI-ассистент в мессенджере
В мессенджере Битрикс24 AI-помощник CoPilot. Он умеет писать тексты, ставить ТЗ и проводить мозговые штурмы. Чтобы сразу получить точный ответ, в запросе укажите формат, тональность и объем текста, приведите примеры.
Используйте готовые запросы, чтобы быстро начать диалог и посмотреть ответы CoPilot в конкретной роли
Доступ к ассистенту находится в боковой панели отдельно от чатов. К диалогу всегда можно вернуться и продолжить с того места, где остановились, — история и контекст переписки сохраняются.
Команда Битрикс24 подготовила гид по работе с CoPilot — сотрудники получат инструкцию, как составлять промты, работать и устраивать мозговые штурмы вместе с искусственным интеллектом.
Как выбрать корпоративный мессенджер
Чтобы выбрать подходящий мессенджер для корпоративного общения, важно учесть ряд критериев. Мы подготовили небольшую инструкцию.
Шаг 1: Определите требования к функциям
Проанализируйте, какие функции обязательно должен поддерживать мессенджер. Четкие критерии помогут уже на начальном этапе отсеять неподходящий сервис. Это могут быть:
- чаты и групповые обсуждения;
- аудио- и видеозвонки;
- обмен файлами и документами разных форматов;
- интеграция с другими инструментами: календарь, CRM, почта, таск-трекеры, облачный сервис, чат-боты, онлайн-подпись.
Важно, чтобы у чат-мессенджера для бизнеса были десктоп-приложение, веб-версия и мобильное приложение. Кросс-платформенность программы позволит оперативно решать срочные задачи и оставаться на связи в любом месте.
Шаг 2: Оцените безопасность
Проверьте, какие меры безопасности предлагает мессенджер. Если нужно полностью контролировать программное обеспечение, сети и системы безопасности, выбирайте мессенджер с on-premise-версией.
Если размещение ПО на локальных серверах не подходит, убедитесь, что бизнес-мессенджер поддерживает:
- шифрование данных;
- двухфакторную аутентификацию;
- управление правами доступа к информации.
Шаг 3: Убедитесь, что сервис подойдет
Выбирайте программу, которую легко адаптировать под потребности компании. В мессенджере для корпоративной сети должно быть легко добавлять новых пользователей, создавать чаты и каналы для разных отделов и проектов, настраивать права доступа.
Шаг 4: Проверьте интеграцию с вашими системами
Убедитесь, что корпоративный мессенджер интегрируется с нужными приложениями для бизнеса — почтой, календарем, интернет-магазинами, платежными системами, онлайн-банками. Это упростит рабочие процессы и объединит нужные инструменты в единое пространство.
Шаг 5: Изучите стоимость и условия использования
Сравните стоимость разных мессенджеров для бизнеса. Некоторые предлагают бесплатные тарифы. Условия платных подписок отличаются по функциям, поэтому убедитесь, что выбранное приложение соответствует бюджету и помогает решить ваши задачи.
Важно заложить в бюджет совокупную стоимость владения или TCO (на английском Total cost of ownership) — это затраты на внедрение, обучение работников, техподдержку.
Шаг 6: Ознакомьтесь с отзывами и рекомендациями
Изучите отзывы других компаний, которые уже используют мессенджер. Узнайте у партнеров, какие приложения для внутренней коммуникации они используют.
Шаг 7: Протестируйте
Многие разработчики мессенджеров предлагают пробный бесплатный период. Попробуйте приложение и оцените, удобно ли в нем работать. Простой и интуитивно понятный интерфейс поможет внедрить новый мессенджер и быстро освоиться сотрудникам.
Что в итоге
- Корпоративный мессенджер — это сервис, где сотрудники компании общаются, созваниваются, обмениваются файлами. Мессенджер для бизнеса помогает сконцентрироваться на работе и не отвлекаться на личные сообщения.
- Мессенджер для корпоративного общения надежнее, чем публичные приложения. Администратор компании определяет уровень доступа к чатам и документам. Сторонние пользователи не смогут прислать спам или фишинговую ссылку.
- Разница между платными и бесплатными корпоративными мессенджерами в наборе функций. Чтобы подключить дополнительные сервисы, нужно оплатить месячную или годовую подписку.
- Чтобы выбрать подходящий корпоративный мессенджер для бизнеса, нужно составить список требований к функциям и безопасности, посчитать стоимость внедрения и использования программы. Понять, подойдет ли выбранная программа, поможет пробный бесплатный период.
