Если хотите улучшить работу отдела продаж, уменьшить операционку и разгрузить менеджеров, наймите координатора. Он распределит задачи, будет следить, как их выполняют, и поможет сотрудникам закрывать больше сделок.
В статье разберем, какие обязанности выполняет координатор отдела продаж и как его найти.
Кто такой координатор отдела продаж
Координатор продаж — это специалист, который снимает с менеджеров часть однообразной работы и упрощает общение с клиентами и другими отделами.
Пример. Менеджеры компании, предлагающей рекламное сопровождение, привлекли много новых клиентов. Из-за этого текущие клиенты остались без внимания — им запоздало отправляли отчеты, вопросы оставались без ответа.
Хоть потенциальных клиентов и прибавилось, сотрудники не договорились, кто будет ими заниматься. Все разладилось и между отделами: маркетологи продумывали рекламные кампании и бонусные программы, но менеджеры не всегда знали об этом.
Директор компании нанял координатора Машу, чтобы решить проблемы отдела продаж. В ее обязанности входило:
- распределять заявки по менеджерам;
- отвечать на типовые запросы покупателей и передавать вопрос специалистам в сложных ситуациях;
- предлагать, как улучшить продукт, на основе отзывов от клиентов;
- готовить отчеты, коммерческие предложения и другие документы;
- следить за показателями менеджеров и собирать статистику;
- настраивать совместную работу маркетологов и продавцов.
Должностная инструкция координатора отдела продаж разнится от компании к компании. В нашем примере Маша занялась отчетами, заявками и запросами текущих клиентов. Но можно и по-другому: одним координатор помогает анализировать продажи, а другим — создавать презентации и скрипты.
Разберем подробнее, когда пора нанимать такого специалиста.
Менеджеров нужно контролировать, координировать, направлять, проверять и давать рекомендации по улучшению работы. Основные функции координатора включают эти пять ключевых действий, которые помогают достигать целей всего отдела.
Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»
Каким компаниям нужен координатор отдела продаж
Координаторов продаж чаще ищут для среднего и крупного бизнеса, чтобы работать с дорогими и сложными продуктами. Это может быть недвижимость, авто, образование, производство, IT, автоматизация бизнеса, бухгалтерское обслуживание. Обычно в таких компаниях:
- Долгий цикл сделки. Когда от знакомства с продуктом до покупки проходят недели и месяцы переговоров. У менеджера по продажам не всегда есть время заниматься коммерческими предложениями, отчетами, договорами и презентациями. Координатор может взять на себя часть нагрузки.
- Много менеджеров. В этой ситуации координатор распределяет заявки и клиентов, назначает ответственных, следит за планом продаж, готовит отчеты по показателям отдела для руководителя.
- Большая клиентская база. Менеджерам нужно продавать новым клиентам и держать связь с текущими: отвечать на вопросы заказчиков, писать и звонить тем, кто давно не покупал. Чтобы специалисты больше продавали, координатор работает с обращениями, будит рассылками «уснувших» клиентов, отправляет счета, выясняет, кто и почему ушел к конкурентам.
Координатор нужен компаниям, которые продают теплым и холодным клиентам. Он часто играет ключевую роль в отделах продаж B2C-сегмента, где успех сделки во многом зависит от качества первичного общения с менеджером. Это особенно важно в сфере услуг, здравоохранения, спорта, онлайн-образования.
Компания может обойтись без координатора, если в подразделении уже есть аккаунт-менеджеры и они работают с текущими клиентами.
Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»
Часть рутины, аналитику и отчетность можно доверить CRM-системе. Ведите клиентов по воронке в Битрикс24, сохраняйте обращения и сделки. CRM напомнит менеджеру написать или позвонить клиенту, а роботы вовремя отправят письмо, ссылку на оплату, добавят или удалят товарную позицию, поставят задачу.
Чем занимается координатор отдела продаж
Координатор нужен как в новых отделах продаж, так и в давно существующих.
- Помогает менеджерам с рутиной. Координатор делает коммерческие предложения, отчеты, договоры, акты, гарантийные талоны. Помогает подготовиться специалистам отдела к встречам с клиентами.
- Следит за показателями. Проверяет, поступили ли деньги от покупателя, внесли ли менеджеры информацию в CRM. Смотрит, кто выполняет план, а кто не справляется.
- Сотрудничает с другими отделами. У разработчиков координатор уточняет срок по проекту, передает ТЗ. У маркетологов узнает об акциях и рекламе. У отдела развития продуктов — о новых товарах, чтобы доработать презентации. Еще такой специалист улаживает конфликты: если отдел логистики задерживает доставку и менеджеры медленнее делают свои задачи из-за этого, они могут прийти за помощью к координатору.
- Следит за качеством продаж. Находит недочеты и подсказывает сотрудникам отдела, как их исправить. Помогает составлять скрипты.
Это административно-менеджерская позиция с функциями руководителя отдела продаж. Однако, в отличие от РОПа, координатор не разрабатывает план продаж и стратегию развития подразделения. Его основная задача — управлять ежедневными операциями отдела.
Рассмотрим на примере. В медицинской клинике координатор оценивает скорость обработки лидов, прослушивает записи разговоров и анализирует сделки, которые не привели к успешному исходу. Координирует администраторов, распределяет задачи между сотрудниками: кто будет обзванивать лист ожидания и пациентов, не подтвердивших прием, а кто — обрабатывать текущие заявки.
Координатор дает обратную связь: указывает на ошибки по скриптам или другие недочеты в работе. После этого он следит, как менеджеры исправляют замечания, разрабатывает дополнительные рекомендации, чтобы улучшить внутренние процессы. Например, меняет скрипты продаж и согласовывает их с руководством.
Дополнительно координатор может адаптировать новых сотрудников и обрабатывать обратную связь клиентов.
Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»
Как найти координатора отдела продаж
Разместите предложение на сайтах с вакансиями — например, hh.ru и SuperJob.ru. Обязанности координатора могут быть самыми разными. В вакансии укажите, чем именно будет заниматься специалист. На собеседовании честно расскажите о KPI координатора отдела продаж и мотивации: что повлияет на зарплату, как будут оценивать работу.
Примером KPI координатора отдела продаж поделился наш эксперт:
Чтобы достигать максимальных результатов и повышать показатели, структурируйте мотивацию. В основе такой системы может быть фиксированный оклад плюс процент от выполнения общего плана продаж. Например, если план составляет 1 млн рублей, то проценты начисляют с достижения минимального порога в 800 тысяч рублей. Это будет стимулировать координатора не только достигать базовых целей, но и стремиться к их превышению.
Включите количественные и качественные KPI. Пример количественного показателя, чтобы оценить объем работы — норма звонков в день, качественного — соблюдение скрипта общения с клиентами.
Регулярная корректировка KPI, например, каждый квартал, помогает адаптировать и улучшить систему мотивации. Например, когда меняется спрос или продуктовая линейка, цель компании.
Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»
На собеседовании проверяйте навыки кандидата. Важно, чтобы он умел управлять процессами и командами, быстро учился, не паниковал в стрессовых ситуациях. Координатор также должен быть готов работать с документами.
Как еще определить, подходит ли человек на роль координатора продаж:
- Посмотрите, как он расставляет приоритеты и планирует время. Для этого коротко опишите будущие задачи и попросите рассказать, в каком порядке и как он их выполнит. Хорошо, если кандидат распределяет проекты по важности и понимает, зачем это делать.
- Устройте ситуационное собеседование. Смоделируйте типичный конфликт: отдел маркетинга жалуется на менеджера по продажам. Подходящий кандидат не растеряется и уладит ситуацию.
- Расскажите о частых проблемах в отделе. Попросите соискателя подумать, как их решить. Например, что делать, если менеджеры не следуют скриптам продаж.
Координатора можно выбрать и из числа штатных менеджеров по продажам: должность подойдет тому, кто любит административные задачи, хочет вместе с руководителем управлять командой.
Плюс в том, что такой специалист знает компанию изнутри: не будет долго вникать в проблемы, процессы и продукты.
Частые вопросы
Координатор управляет ежедневными задачами отдела: распределяет нагрузку, проверяет, как сотрудники выполняют планы, сколько сделок заключают. Еще улучшает работу менеджеров — исправляет продуктовые презентации и скрипты, обучает техникам продаж и аргументации, погружает стажеров в специфику работы.
Если отдел продаж только строится, такой специалист поможет с документами, скриптами, распределит задачи между менеджерами.
Также координатор может наладить процессы и в компании, которая давно на рынке. Например, если менеджеры игнорируют скрипты, не отслеживают KPI, ругаются с маркетологами.
Что в итоге
- Работа координатора отдела продаж помогает командам больше продавать и увеличивать прибыль компании.
- Такой специалист нужен компании с большим отделом продаж, который тратит много времени на сделку.
- Координатор сокращает рутину, отслеживает показатели, строит связи между отделами.
- В мотивацию координатора отдела продаж важно включить количественные и качественные показатели, оклад и процент от выполненного плана.
