Что такое КЭДО и зачем он компаниям

Что такое КЭДО

КЭДО — кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, обмен и хранение кадровых документов в цифровом виде. То есть трудовой договор или служебную записку можно не распечатывать и не ждать, пока сотрудник подпишет, а потом еще и отправлять в архив. Вместо этого используют систему КЭДО — облачный сервис или приложение для смартфона. Подписывают электронные документы буквально в один клик, юридический статус у них такой же, как у привычных бумажных приказов и заявлений.

В сервисе КЭДО создать и подписать документ получится за пару минут

Через программу КЭДО чаще проводят:

• документы штатных работников на удаленке;
• локальные нормативные акты, в том числе инструкции;
• приказы об отпусках и отгулах, заявления;
• документы, связанные с поощрениями или взысканиями;
• документы по командировкам.

Но по Трудовому Кодексу ряд кадровых документов нужно подписывать на бумаге:

• приказы об увольнении,
• акты о несчастных случаях на производстве,
• журналы инструктажей по охране труда.

Зачем бизнесу использовать КЭДО

Пока электронный кадровый документооборот не обязателен для компаний. Вы сами выбираете формат: полностью электронный, бумажный или смешанный. Какие есть преимущества:

Кадровое делопроизводство стало проще. Раньше, чтобы создать и подписать бумажные документы, специалистам отдела кадров нужно было от нескольких часов до нескольких дней. Сложнее всего приходилось компаниям с подразделениями в разных городах и тем, у кого в штате много «удаленщиков». Например, чтобы оформить трудовой договор, его нужно выслать работнику почтой и дождаться, пока тот подпишет и отправит документ обратно. Процесс растягивался на недели, а еще письма могли теряться и приходилось начинать все заново. С КЭДО можно подписывать документы, даже если сотрудники работают за тысячу километров от офиса.

Экономия времени. Чтобы ознакомить с графиком отпусков даже 100 сотрудников, кадровикам приходилось тратить не один день. В КЭДО это можно сделать за несколько минут. И не нужно контролировать каждого работника: сервис отправит им уведомления, в какой срок сдать подписанный документ. Сотрудникам тоже не придется тратить время, чтобы отдать заявление на отпуск или вернуть подписанный приказ.

Документы в безопасности. Если в компании принят только бумажный документооборот, есть риск потерять важные документы и получить штраф. С электронными такого не случится: они хранятся в облаке и к ним можно получить доступ в любой момент. Системы КЭДО надежно защищены от вирусов и хакерских атак, поэтому риск потерять документы минимален.

Позитивный имидж компании. Бизнес, который использует современные технологии, выглядит более привлекательно в глазах соискателей, клиентов и партнеров.

Экономия денег. Обычно компании не считают, сколько тратят на бумажный документооборот, и полагают, что КЭДО обойдется дороже.

У КЭДО есть и минусы. Например, такая система не подходит компаниям, где меньше 50 сотрудников и низкая текучка: электронный кадровый документооборот будет стоить дороже, чем бумажный. Не забывайте, что для КЭДО нужен смартфон, планшет или компьютер. Когда в штате есть сотрудники, у которых таких гаджетов нет, с ними приходится сохранять бумажный документооборот.

Как внедрить КЭДО

Чтобы начать использовать систему:

1. Соберите команду

Перевести организацию на КЭДО можно и в одиночку. Но так сложнее учесть все тонкости, поэтому подключите к переходу специалистов:

• Кадровики знают нормы трудового законодательства, разбираются, какие документы используют в компании, знакомы с маршрутами согласования, сроками создания.
• IT-специалисты убедятся, что система интегрируется с CRM или другими программами, которые используют в компании.
• Юристы помогут разработать необходимые документы, например, положение о КЭДО.
• Специалисты отдела обучения или маркетологи подготовят информационные материалы, чтобы рассказать сотрудникам о новой системе и развеять их страхи и сомнения.

Чтобы зафиксировать состав рабочей группы, ответственных, порядок и сроки, издайте приказ. Если работаете в таск-менеджерах или CRM, создайте там новый проект и распишите задачи. Так все участники будут видеть, кто на каком этапе находится, и не забудут о важных деталях.

2. Разберитесь в текущих процессах

Выясните, какие документы использует компания, кто их согласовывает и как это происходит. Затем оцените, от каких этапов получится отказаться за счет КЭДО и автоматизации процессов.

Подготовьте перечень документов, которые планируете перевести в цифровой формат. Затем определите, в каком объеме будете использовать КЭДО. Например, чтобы сотрудники освоили систему, сначала внедрите электронный документооборот только в одном отделе и только для документов, касающихся отпусков.

3. Определите критерии и выберите сервис

Только аккредитованные сервисы позволяют обмениваться электронными документами, сохраняя их юридическую силу. Есть три варианта, как организовать работу:

• в бесплатном государственном сервисе «Работа России»;
• в коммерческой программе, например, в Битрикс24 КЭДО + «Госключ»;
• в обеих системах.

Когда выбираете сервис, смотрите на следующие критерии.

Функции и интерфейс. Убедитесь, что в системе быстро разберутся и руководитель отдела кадров, и рядовой сотрудник. Изучите функции и описание КЭДО: можно ли редактировать документы, загружать готовые, оставлять комментарии или сообщения коллегам. Так руководители, кадровики и бухгалтеры будут видеть историю согласований на одном экране, а не в разных программах. Если у сервиса есть мобильное приложение, то подписывать документы смогут все сотрудники, у которых есть смартфон.

Ценообразование. В стоимость сервиса обычно входит стоимость лицензии и тариф: итоговая сумма зависит от количества сотрудников, которые будут подключены к КЭДО. Узнайте, входит ли выпуск ЭП в тариф.

Форматы электронных подписей. При выборе системы уточните, какие виды электронных подписей она поддерживает. В идеале это должны быть простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Интеграция с другими сервисами. Многие компании используют учетные системы, например, «1С:Зарплата и управление персоналом». Удобно, если в сервисе есть интеграция с 1С или аналогичными программами. Так специалисты отдела кадров и бухгалтерии будут работать в одном пространстве, а данные — быстрее перемещаться между сервисами.

КЭДО можно интегрировать не только в 1С, но и в CRM. В Битрикс24 уже есть такая система. Все этапы согласования автоматизированы. Когда сотрудник подпишет документ, кадровик получит уведомление. А если работник забыл, HR напомнит в чате.

4. Подготовьте документы

Вот минимальный список документов, которые нужно сделать:

• Положение о КЭДО. Сотрудников под роспись знакомят с ним до того, как организация перейдет на электронный формат. В положении указывают сведения о сервисе и порядке доступа к нему. Прописывают документы и категории сотрудников, которых переводят на новый формат.
• Уведомление о переходе. Вручают штатным работникам. В уведомлении пишут, что компания внедряет электронный кадровый документооборот, и упоминают о праве сотрудника не переходить на новый формат. Но, как правило, от КЭДО отказываются единицы.
• Согласие на использование КЭДО. Его подписывают новые сотрудники, у которых есть хотя бы минимальный стаж. Если оформляете новичков без официального стажа, их переводят автоматически.

5. Подготовьте сотрудников и выдайте им электронные подписи

Бывает, сотрудники негативно относятся к переходу на электронный документооборот. Одни в целом тяжело принимают нововведения, другие переживают за безопасность своих данных. Чтобы развеять сомнения, проводите встречи с сотрудниками. Объясняйте, как КЭДО упростит работу персонала. Например, подготовить служебную записку или заявление на отгулы можно удаленно: не придется искать кадровика или ехать в офис с другого конца города.

Сотрудникам, которые переживают за сохранность личных данных, расскажите, как поставщик вашей системы КЭДО обеспечивает безопасность. Объясните, что партнер состоит в реестре операторов персональных данных, хранит информацию на нескольких серверах и создает резервные копии. Только не забудьте проверить эту информацию, когда выбираете систему КЭДО.

Сотрудникам, которые подписали согласие на использование КЭДО, выдайте электронные подписи. Вид ЭП зависит от категории работника и документов, которые он будет подписывать. Например, специалистам отдела кадров, бухгалтерии, руководителям подразделений стоит оформить квалифицированную подпись, а всем остальным — неквалифицированную. Работодатель оформляет ЭП для сотрудников за свой счет. Бесплатную электронную подпись сотрудники могут сделать самостоятельно в приложении «Госключ».

Частые вопросы