Учет продаж — сложная задача, требующая внимания и точности. Среди ключевых проблем учета руководители часто выделяют кражу, ошибки, связанные с человеческим фактором, а также проблемы с контролем недостач и излишков товаров. Кроме того, сотрудничество с поставщиками также может сопровождаться трудностями и недоразумениями — срывы сроков и пересорт продукции, к сожалению, частые явления.
Такая неразбериха может привести к серьезным потерям, как финансовым, так и репутационным. Автоматизация учета продаж поможет преобразовать этот хаос в упорядоченный и контролируемый процесс. Как это работает? Расскажем далее в статье.
Зачем нужен учет продаж
Учет продаж — инструмент управления, который отвечает за систематизированную фиксацию и анализ всех продаж компании, следит за прибыльностью бизнеса и контролирует движение товаров.
Учет продаж помогает отслеживать всю цепочку операций с товаром:
- Регистрация товара при поступлении от поставщика по накладной.
- Учет суммы, которую заплатили поставщику за товар.
- Контроль за перемещением товара между складами и магазинами.
- Фиксация момента продажи товара на кассе.
- Расчет полученной выручки и прибыли от продажи товара.
- Определение размера налоговых обязательств перед государством.
Также учет продаж необходим не только для отслеживания пути товара от приемки до реализации, но и для общей оптимизации бизнеса. Например, учет помогает устранить финансовые потери из-за кражи, так как программа отслеживает действия каждого сотрудника. В случае недостачи владелец магазина сможет быстро выявить проблемы и компенсировать убытки.
С помощью учета можно эффективно организовать закупки. Современные системы учета автоматически показывают остатки товаров. Ассортимент не нужно контролировать вручную, а предприниматель точно знает, что и в каком количестве заказывать дальше.
При учете владелец бизнеса не будет закупать неактуальные товары, которые будут лежать на складе и «замораживать» прибыль. С помощью программы будет видно, что и в каком количестве продается в магазине, и оборот денежных средств не застопорится. Это позволяет управлять доходами эффективнее и рациональнее.
Автоматизированный учет поможет передать часть функций персонала — управляющих, кладовщиков или товароведов — ПО. С помощью программы легко контролировать остатки, следить за работой кассиров и устанавливать цены, снижая нагрузку на бухгалтерию.
Наконец, учет продаж помогает подготовиться к обязательной маркировке товаров. Если учет в магазине уже налажен, то приспособиться к новым требованиям будет значительно проще.
Таким образом, учет продаж необходим не только для оборота товара, но и для грамотного планирования, прогнозирования и оптимизации бизнес-процессов.
Основные операции учета продаж
Каждый из товаров проходит множество этапов перед тем, как попасть в руки покупателю. Опишем основные манипуляции с ассортиментом магазина, при которых без учета продаж не обойтись.
Приемка товаров. Товарные накладные, которые приходят с товаром, содержат информацию о поставщике, стоимости закупки, НДС и самом продукте. В розничной торговле зачастую проводят учет исходя из отпускных цен, а при приходе товара на него устанавливаются наценки. Далее вся собранная информация заносится в тетрадь или базу данных. Важно установить такую наценку, чтобы избежать продажи товаров с убытками. Для этого нужно четко разделять понятия закупочной стоимости и себестоимости, потому что они не идентичны.
Закупочная стоимость — это стоимость товара вместе с наценкой на дополнительные затраты, а себестоимость — это цена от производителя до того, как товар попал в магазин. Сосчитайте минимальную торговую наценку для каждого товара, чтобы избегать продаж в убыток и обеспечить возврат инвестиций.
Перемещение товаров. Полученный товар не всегда сразу выставляется на прилавки магазина, часто его перемещают на склад для хранения. В этом случае регистрируются данные о товарах на складе, их количестве и стоимости. Эти данные можно заносить в специальную книгу складского учета при ручном методе учета или вводить в складскую программу — при автоматизированном. Здесь все зависит от размера бизнеса и привычки.
Продажа и возврат товаров. Учет списания товара происходит при его продаже, краже, повреждении, списании из-за срока годности или при возврате продукции. С момента продажи товара выдается кассовый или товарный чек. Дневная выручка оформляется кассиром в конце рабочей смены, который подготавливает соответствующий отчет и вносит информацию в приходный кассовый ордер. С использованием данных из отчета ежедневно проводятся бухгалтерские операции, отражающие объемы выручки.
Остатки на складе. По итогам каждой рабочей смены происходит учет остатков товаров, который включает подсчет, корректировку и регистрацию данных. Рекомендуется периодически проводить инвентаризацию, предусматривающую подсчет реального количества товаров на складе, а затем сравнивать данные инвентаризации. Если используется ручной метод учета, это лучше делать ежедневно, так как вероятность ошибок велика. Учет остатков помогает выявить различные нюансы. Если обнаруживается избыток товара, он фиксируется, если недостаток — также фиксируется. Также возможна ситуация, когда общее количество товаров верное, но некоторые товары перераспределены: одних меньше, других больше — это называется пересортицей.
Крайне важно, чтобы каждый этап был сопровожден соответствующими документами, такими как накладные, ведомости, приходно-расходные ордеры, кассовые чеки. Это позволяет подготовить бухгалтерский отчет, который затем не вызовет вопросов у налоговой инспекции.
Способы ведения товарного учета
Подход к учету может варьироваться в зависимости от размера бизнеса, отрасли и конкретных потребностей компании. Рассмотрим три основных способа ведения товарного учета: ручной, табличный и с использованием специализированного программного обеспечения (ПО).Подход к учету может варьироваться в зависимости от размера бизнеса, отрасли и конкретных потребностей компании. Рассмотрим три основных способа ведения товарного учета: ручной, табличный и с использованием специализированного программного обеспечения (ПО).
- Ручной учет — это простейший и наиболее традиционный подход к управлению запасами. Обычно он включает в себя запись информации о товарах вручную с использованием бумажных документов и форм. Хотя этот метод может быть трудоемким и неточным, он может быть оптимальным для небольших предприятий с ограниченным ассортиментом товаров.
- Табличный учет подразумевает использование электронных таблиц для отслеживания запасов, например, в Excel. Такой подход может упростить процесс учета и увеличить его точность. Электронные таблицы позволяют автоматизировать некоторые функции, такие как подсчет общего количества товаров, их стоимости и многое другое. Этот метод подходит для средних предприятий с более широким ассортиментом товаров.
- Специализированное ПО для ведения товарного учета – это наиболее автоматизированный и точный способ управления ассортиментом. Обычно для таких целей используют CRM-системы, которые предлагают целый ряд функций, включая автоматическое отслеживание запасов, анализ продаж, прогнозирование спроса и многое другое. Этот подход для учета товаров обычно используется крупными предприятиями — почитать об опыте внедрения CRM-системы оптовым бизнесом можно в нашем материале.
Таким образом, выбор способа ведения товарного учета зависит от многих факторов, включая размер и тип бизнеса, а также индивидуальных потребностей.
Зачем бизнесу программа для учета продаж
Ведение точного учета товаров — ключевой элемент розничной торговли, независимо от масштаба бизнеса. Сегодня доступно множество автоматизированных систем, и их использование вместе со специализированным торговым оборудованием позволяет автоматизировать учет товарооборота.
С помощью автоматизированного учета товаров не только экономится время и снижается количество ошибок, но и решается большое количество других задач. Товарооборот контролируется на каждом этапе — от поставки до продажи, а инвентаризация упрощена как на складах, так и в магазинах. Также легко управлять электронными данными — можно быстро сохранить, отредактировать и затем отправить файлы, например, в ЕГАИС или Честный Знак прямо из приложения.
С программой для учета продаж закупайте только те товары, которые точно не залежатся на складе, ведь на основе данных можно провести анализ торговли и спрогнозировать спрос. Также автоматически можно отрегулировать цены, опираясь на товарные накладные от поставщиков, запускать акции, предлагать скидки и подарочные сертификаты.
Регистрация оптовых и розничных продаж через программу также анализирует работу каждого продавца и торговой точки в целом, тем самым дает объективную оценку труда сотрудников.
Исходя из возможностей программы, выделим основные преимущества учета продажи товаров:
- Увеличение прибыли на 20-30%;
- Экономия времени на инвентаризации;
- Точность в расчете конечной цены;
- Подбор ассортимента для торговой точки на основе реального спроса;
- Исключение пропажи товара, случаев воровства и пересорта.
Многие малые предприятия все еще используют ручной учет с помощью записной книжки и калькулятора. Хотя такой подход может быть приемлем для микробизнеса, но для большинства предприятий наиболее эффективной стратегией будет использование товароучетной системы. Некоторые компании управляют своими запасами и ведут торговлю с помощью таблиц Excel, но это может привести к ошибкам и неточностям.
Автоматизированный учет розничных продаж позволяет сократить время, затрачиваемое на ввод данных, и минимизировать ошибки, которые могут возникнуть при ручном вводе. Товароучетные программы предоставляют точную информацию за любой временной интервал по запросу, обеспечивая удобство и точность учета товаров. Также точный учет продажи в оптовой торговле может повысить прибыльность и пропускную способность, как и при розничных продажах.
Как выбрать программу для учета продаж
Как мы убедились ранее, многофункциональная программа для товароучета облегчает управление бизнес-процессами, снижает влияние человеческого фактора и упрощает торговлю в различных сферах: от розницы до крупных оптовиков. Однако стоит помнить, что программа сама по себе не заменяет продавца или менеджера — она лишь сокращает количество ручного труда и минимизирует вероятность ошибок.
При выборе оптимальной программы по учету товаров обращайте внимание на наличие следующих функций:
- Импорт и обработка прайс-листов поставщиков с возможностью работы с форматами csv и xls, обновлением актуальных данных онлайн и исключением дубликатов;
- Отслеживание товаров и составление отчетов о запасах;
- Синхронизация с онлайн-кассами и обновление базы данных в реальном времени;
- Обработка возвратов, включая частичные, с отслеживанием местонахождения возвращаемой продукции;
- Автоматизация сбора заказов, что особенно полезно для компаний с несколькими складами или поставщиками;
- Интеграция с другими сервисами, включая CRM-системы и оборудование для сбора данных;
- Услуга по автоматической корректировки цен с сегментацией данных.
При выборе ПО со всеми перечисленными возможностями развивайте бизнес с минимальными затратами и получайте максимальную прибыль, а всю рутину программа заберет на себя.
Пример использования
За внедрением Битрикс24 к нашему партнеру обратилась компания по продаже детской мебели «Карлсон» из Смоленска, которая специализировалась на изготовлении кроватей разного формата: от двухъярусных до кроватей-чердаков.
До интеграции работа компании велась хаотично, все данные клиентов и заказы записывались в блокнот или табличку в Excel. Также менеджеры общались с заказчиками в разных каналах, приходилось постоянно заходить в аккаунты соцсетей, что было очень неудобно. Какая-то часть информации забывалась, а клиенты уходили — все это не устраивало руководство. Они хотели централизировать обращения заказчиков на едином портале, чтобы все лиды были на виду и велся учет товаров.
Интеграторы провели большую работу — для начала был установлен портал с первичными настройками и выбран подходящий тариф. Далее были подключены почтовые ящики сотрудников, интегрированы соцсети. Также были созданы и подключены к Битрикс24 чат-боты Телеграм, WhatsApp и Вайбер. В приложение к чат-ботам был разработан регламент по созданию чатов и правилам общения в них, чтобы коммуникация менеджеров с клиентами отражала tone of voice компании.
Еще одной важной интеграцией стало подключение телефонии, по работе и настройке которой было проведено обучение. Теперь сотрудники всегда могут вернуться к звонку с клиентом и уточнить информацию, а руководители — проверить качество работы менеджеров.
Отдельного упоминания требует работа по созданию корпоративной Базы знаний. Интеграторы не только провели множество обучений по работе с лентой новостей, с подключением будущего сайта к порталу и работой со сделками в CRM, но и сохранили видеозаписи уроков в Базе знаний. Теперь любой сотрудник может зайти и посмотреть инструкцию, не отвлекая коллег и руководство от дел.
Также наши партнеры импортировали файлы с товарами в каталог Битрикс24 и внедрили инструмент «Складской учет». По этому инструменту тоже было организовано обучение, запись которого далее была сохранена в Базе знаний.
После внедрения портала Битрикс24 компания Карлсон получает все заказы в одном месте, лиды не теряются, а менеджеры правильно ведут сделки. Также ведется точный учет товаров, исключающий недостачу и человеческий фактор за счет автоматизации процесса. А множество видеоуроков, инструкций и регламентов помогли в адаптации к CRM-системе и оставили приятное впечатление. Прочитать полный кейс можно по ссылке.
Частые вопросы об учете продаж
CRM-системы помогают вести учет продаж, управлять клиентской базой и оптимизировать взаимодействие с клиентами. Но как это работает? Вот несколько часто задаваемых вопросов об учете продаж в связке с CRM.
Учет продаж в связке с CRM — это процесс отслеживания и анализа всех этапов продаж с помощью ПО. Система автоматизирует переход клиента от одной стадии к другой, хранит данные по сделкам в единой карточке заказчика и помогает быстрее закрыть продажу с помощью готовых шаблонов договоров.
CRM-система централизованно хранит данные клиента — менеджеру не нужно искать полное ФИО, название компании, почту и номер телефона по ежедневникам и Excel-табличкам. Вся история покупок, переписок и общения по телефону записывается и хранится в одном месте. Это удобно для всех: клиенту не нужно по нескольку раз повторять свои данные, менеджеру — переспрашивать и искать их, а руководитель может быстро проверить качество работы подчиненного.
Системы CRM обычно предлагают множество функций, которые помогают в учете продаж — это отслеживание лидов и сделок, управление контактами и клиентами, а также аналитика и отчетность по продажам. Также к порталу можно подключить специализированную программу по складскому учету.
Интеграция для Битрикс24 так и называется — Складской учет. Это программа с простым интерфейсом, которая идеально подходит для малого бизнеса. В едином окне можно собрать информацию о всех товарах со всех складов, в один клик добавить фотографии, отследить путь товара и проверить наличие остатков в магазинах.
CRM поможет повысить количество продаж — например, с помощью сквозной аналитики видно, какие рекламные кампании привлекают целевую аудиторию, а какие — нет. Отчеты по работе рекламы в социальных сетях можно посмотреть на любом этапе и быстро откорректировать воронку, а также спрогнозировать возможный результат.
Да, многие CRM-системы могут быть интегрированы с другими программами — облачная телефония, смс и e-mail рассылки, чат-боты и единое окно соцсетей доступны для настройки в случае, если у них открыт API-код.
Несмотря на все плюсы системы, при ее внедрении можно столкнуться со множеством проблем. Нужно понимать, что хорошая программа не будет стоить дешево, и за внедрение, обслуживание и донастройки надо платить. Также некоторые сотрудники могут сопротивляться переменам, что тоже нормально, ведь на адаптацию нужно время. Также при интеграции ПО и после скачивания обновлений команде нужно будет проходить обучения по работе с программой, поэтому будьте готовыми к постоянному обучению и возникающим вопросам.
Важно помнить, что CRM — это только инструмент. Его эффективность зависит от того, как он используется. Чтобы получить максимальный результат от своей CRM-системы, команде необходимо непрерывно обучаться техникам владения ПО, вовремя обновлять систему и понять, что это не волшебная таблетка, которая полностью заменит собой менеджера.
Что в итоге
Программа для учета продаж — это важное подспорье для успешного ведения бизнеса. С помощью учета можно следить за передвижением товаров по воронке продаж, устранять воровство и обеспечивать оборот денег, а также сокращать расходы. Учет продаж можно приобрести в связке с CRM-системой и тем самым следить не только за товарами, но и совершенствовать бизнес в целом.
