Кадровики и руководители должны понимать, как рассчитывается отпуск по дням. Это позволит избежать штрафов, если подчиненный отгуляет меньше дней, чем положено по закону. Расчет количества дней отпуска также понадобится, когда кто-то из сотрудников будет увольняться. От количества оставшихся дней будет зависеть и то, сколько денег сотрудник получит при увольнении. В статье разберем, сколько дней отпуска полагается персоналу и как их посчитать в разных случаях.
Что такое график отпускных дней
Ежегодный оплачиваемый отпуск — обязательная часть рабочего процесса. На него имеют право все сотрудники. А чтобы они не ушли в отпуск одновременно, нужно зафиксировать очередность. Для этого разрабатывают график отпускных дней.
График отпусков — документ, в котором расписано, кто из сотрудников и в какие даты идет в отпуск в течение всего года. График отпусков обязательно должен быть в каждой организации, кроме микропредприятий и некоммерческих организаций. Они могут закрепить условия отпуска в договоре.
Обычно подсчетом отпускных дней занимается специалист по кадрам. Чтобы составить график отпусков, кадровик может воспользоваться единой формой Т-7 или взять ее за основу и дополнить под организацию. Но это еще не все: руководитель утверждает график отпусков. Сделать это он должен за две недели до 1 января следующего года. График отпусков на 2025 год нужно составить до 15 декабря 2024-го.
Сотрудники должны ознакомиться с графиком и подписать его. Закон никак не регулирует этот процесс, поэтому работодатель самостоятельно выбирает удобный формат.
Статья 123 ТК РФ обязывает руководителей письменно предупредить работника о начале его отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за две недели. Если в штате немного людей и все находятся в офисе, получить подпись будет несложно. Но сейчас много сотрудников трудятся дистанционно, в том числе из других городов.
Чтобы быстрее и проще оформлять кадровые документы, можно перейти на кадровый электронный документооборот. Сервис для совместной работы Битрикс24 позволит сотрудникам подписывать документы онлайн: график отпускных дней, уведомление об отпуске и другие документы. Если вы уже используете Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доплачивать за доступ к КЭДО не нужно.
Кого вносить в график отпусков
В график отпусков попадают все сотрудники, с которыми подписали трудовой договор на момент утверждения документа. Но случаются ситуации, когда непонятно, нужно добавлять человека или нет. В таблице разобрали частые истории.
Еще есть категория сотрудников, которые работают сразу в двух местах. Их называют внешними совместителями. В рабочее время трудятся на основного работодателя, а в свободное сотрудничают с другим. Трудовой кодекс не дает четких указаний по ним. Статья 286 ТК РФ дает право совместителям взять отпуск одновременно на двух работах.
Когда можно уйти в отпуск
Отпуск начисляется за каждый рабочий год. Начинается он с момента приема работника в организацию.
Если сотрудник в штате год и больше, он может договориться с начальством об отпуске в любой момент.
Если человек недавно устроился, уйти в отпуск он может не сразу — только через полгода непрерывной работы. Если сотрудник еще не отработал полгода и хочет в отпуск, он должен договориться с руководителем. Начальник может дать отпускные дни авансом. Но может и отказать.
Есть несколько типов сотрудников, которых руководитель обязан отпустить отдыхать раньше шести месяцев:
- работники, которые еще не достигли 18 лет;
- женщины до или после отпуска по беременности и родам;
- работники, которые усыновили ребенка в возрасте до трех месяцев.
Взять отпуск не по графику, а в удобное для себя время могут:
- работники до 18 лет;
- внешние совместители;
- женщины до начала отпуска по беременности и родам или после отпуска по уходу за ребенком;
- мужчины, чья жена в отпуске по беременности и родам;
- работники, усыновившие ребенка до трех месяцев;
- один из родителей, опекунов или попечителей, который воспитывает ребенка-инвалида до 18 лет;
- работники, которые воспитывают трех и более детей до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет;
- работники, которых работодатель вызвал из отпуска;
- люди, у которых лучевая болезнь или инвалидность из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Как рассчитать отпускные дни
У каждого работающего человека есть 28 календарных дней отпуска. Но бывают особые случаи, когда человеку положен более длительный отдых. Разберемся, как посчитать количество дней отпуска в каждом случае.
Общие правила
Чтобы компании не ошибиться в подсчетах, не получить штраф за нарушение ТК РФ или не выплачивать большую сумму за неотгулянный отпуск, рассчитать дни можно в несколько шагов.
Шаг 1. Рассчитать рабочий стаж
Рабочий стаж — это время, когда человек находится в штате компании и выполняет рабочие обязанности. Стаж дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Есть категория работников, которые могут претендовать на дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда. В этом случае в стаж включается фактически отработанное в опасной атмосфере время.
Пример. Сидорова устроилась на работу 15 сентября 2022 года, а в декабре 2022 года заболела и взяла больничный — с 5 по 19 декабря.
До января 2024 года она работала без отдыха, а с 16 января 2024 года написала заявление на отпуск.
Считаем стаж:
В 2022-2023 годах — 12 месяцев, так как больничный включается в стаж.
В 2023-2024 годах сотрудница отработала четыре месяца — с 15 сентября 2023 года по 15 января 2024 года.
Стаж — 16 месяцев.Шаг 2. Определить продолжительность отпуска
Чтобы рассчитать количество дней отпуска, нужно знать, какой отпуск положен каждому сотруднику. Трудовой кодекс выделяет основной и удлиненный.
Основной отпуск с сохранением заработной платы полагается всем сотрудникам и длится 28 календарных дней.
На удлиненный отпуск могут претендовать:
- преподаватели вузов, учителя и воспитатели — 42 или 56 календарных дней (статья 334 ТК РФ);
- несовершеннолетние — 31 календарный день;
- люди с инвалидностью — 30 календарных дней.
Шаг 3. Посчитать отпускные дни по формуле
Некоторые кадровики вычисляют количество отпускных дней за месяц работы. Рассчитать, сколько дней отпуска полагается каждому сотруднику, можно с помощью формулы:
общая продолжительность отпуска / 12 месяцев × число месяцев рабочего стажа = количество отпускных дней
Пример. Сидоровой положено 28 дней отдыха. Как рассчитывается ее отпуск по дням:
1. Делим 28 дней на 12 месяцев — так узнаем, сколько в месяц копится дней отпуска. В итоге 2,33, округляем и получаем два дня.
2. Умножаем на стаж работы. Итого: 16 месяцев.
28 / 12 * 16 = 37 дней.Эти три шага помогут узнать, сколько дней отпуска положено и как их посчитать за все отработанное время. Далее разберем особые ситуации.
Если отпуск попадает на праздничные дни
Праздничные нерабочие дни не входят в период отпуска. Официально они закреплены в статье 112 ТК РФ.
1. Есть два варианта, как рассчитать количество дней отпуска и день выхода на работу, когда отпуск выпадает на праздники:Сдвинуть дату выхода на работу. В графике обозначить дату начала отпуска и количество календарных дней. Больше праздничных дней — человек позднее вернется к трудовым обязанностям.
2. Вычесть из отпуска официальные праздники. В графике указать дату начала и конца отпуска.
Если остались отпускные дни с прошлого года
Бывает, что работник не успевает использовать весь отпуск за год. Тогда неотгулянные дни переходят на следующий год. В новом графике их необходимо прибавлять к периоду отпуска за расчетный год.
Пример. Петров устроился на предприятие 10 августа 2023 года. За первый рабочий год он отгулял 20 дней.
В декабре 2024 года кадровик составляет график отпусков на 2025 год. В нем нужно учесть:
- 8 неотгулянных дней отпуска за первый рабочий год.
- 28 стандартных дней за второй год, с 10 августа 2024 года по 9 августа 2025 года.
Сотрудник может взять сразу весь отпуск или брать по несколько дней в течение года. В этом случае одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Если сотруднику полагается дополнительный отпуск
Дополнительный отпуск могут взять сотрудники, которые:
- взаимодействуют с вредными и опасными условиями труда;
- работают не с 9 до 18, а по ненормированному графику;
- находятся по работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
- занимаются профессиональным спортом и тренируют;
- перенесли лучевую болезнь или получили инвалидность из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Продолжительность отпуска и порядок расчета определяет работодатель, но для некоторых работников установлен обязательный минимум. Общее минимальное количество дней дополнительного отпуска — семь, для спортсменов и тренеров — четыре, а для пострадавших из-за аварии на Чернобыльской АЭС — 14 дней.
Согласно статье 120 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительный отпуск суммируются. Максимальная продолжительность отпуска в законе не зафиксирована.
Если сотрудник работает сезонно или по срочному договору
Сезонным работникам и сотрудникам, с которыми заключили договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется в рабочих днях. Всего два рабочих дня за месяц работы (статьи 291, 295 ТК РФ). Тогда расчет количества дней отпуска выглядит так:
2 рабочих дня × количество месяцев работы = положенные дни отпуска
Пример. Красноухов устроился собирать урожай на три месяца. Как рассчитывается количество дней отпуска:
2 рабочих дня × 3 месяца = 6 рабочих дней отпуска.Отпуск в рабочих днях нужно переводить в календарные. Обычно за основу берут шестидневную рабочую неделю и не включают воскресенье.
Если рабочие дни сезонных и срочных сотрудников совпадают с общепринятыми, то считать проще. Главное — знать, какие дни считаются рабочими по трудовому договору.
Пример. Красноухову взяли на сезонные работы с 1 июня по 30 ноября 2024 года. Она трудится пять дней в неделю. В выходные отдыхает.
За шесть месяцев у нее есть 12 рабочих дней для отдыха. Она берет отпуск с 1 ноября. Но 4 ноября — День народного единства, нерабочий праздник.
Получается, что последний день отпуска выпадает на 18 ноября. Фактическая продолжительность отдыха — 18 календарных дней.Если сотрудник увольняется и не отгулял все отпуска
Работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Как рассчитать сумму:
- Рассчитываем стаж работы.
- Вычисляем накопленные дни отпуска за весь период работы.
- Определяем количество использованных отпускных дней.
- Считаем неиспользованные дни по формуле:
общее количество дней отпуска — количество использованных дней отпуска = число дней неиспользованного отпуска
Пример. Иванова работает с 15 мая 2022 года, увольняется 20 мая 2024 года. У нее нет ни дополнительного отпуска, ни периодов, которые не входят в отпускной стаж.
Она отгуляла 17 календарных дней за 2022 год и 28 календарных дней за 2023 год.
Как посчитать количество дней отпуска для компенсации:
1. Вычислить стаж работы — два года и пять дней. Пять дней по закону можно исключить из расчета и округлить стаж до двух лет.2. Рассчитать общее количество дней отпуска с первого дня работы — 56 дней (28 дней х 2 года).
3. Определить, сколько дней отпуска Иванова использовала, — 45 дней (17 + 28).
4. Количество дней, которые нужно компенсировать, — 11 дней (56 дней – 45 дней).
Можно ли не ходить в отпуск
Нельзя. Работники обязаны отгулять основной ежегодный оплачиваемый отпуск.
Есть несколько случаев, когда отпуск можно перенести или получить за неотгулянные дни деньги, даже если есть утвержденный график отпусков.
Сотрудник может отказаться идти в отпуск в двух случаях:
- Если за три дня до начала отдыха он не получил отпускные.
- Если за две недели он не получил письменное уведомление о начале отпуска.
Тогда работодатель должен перенести даты отпуска по заявлению подчиненного.
Сотрудник может получить денежную компенсацию за дополнительный отпуск. Если он не хочет отдыхать долго, может попросить компенсировать деньгами часть отпуска больше 28 дней.
Заменить денежной компенсацией по закону нельзя:
- Основной отпуск в 28 календарных дней.
- Любой ежегодный отпуск беременным женщинам.
- Любой ежегодный отпуск работникам до 18 лет.
- Дополнительный отпуск за вредность продолжительностью до семи календарных дней. За остальные дни можно получить деньги.
Частые вопросы
Чтобы узнать, сколько в месяц копится дней отпуска, возьмем основной отпуск — 28 календарных дней. 28 / 12 = 2,33 дня. Столько дней отдыха работник получает за каждый отработанный месяц. Если сотруднику полагается еще дополнительный отпуск, принцип тот же: дни нужно сложить и поделить на 12 месяцев.
Если договор заключен на срок до двух месяцев или на сезонные работы, за каждый месяц работы начисляется два рабочих дня.
Механизм, как считается количество дней отпуска, не определен законодательно. Чтобы избежать лишних подсчетов каждый год, стоит выбрать один способ расчета и закрепить его в локальном нормативном акте.
По общему правилу нужно сложить полагающиеся работнику дни основного и дополнительного отпусков за рабочий год. Если в периоде отпуска есть нерабочие праздники, исключить их из расчета.
В случаях, когда нужен расчет дней пропорционально отработанному времени, можно воспользоваться формулой:
общая продолжительность отпуска / 12 месяцев × число месяцев рабочего стажа = количество отпускных дней
Что в итоге
- У каждого сотрудника есть 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Некоторые работники имеют право на удлиненный и дополнительный отпуска.
- График отпускных дней — это документ, который должны соблюдать как работник, так и работодатель. Даты отпуска можно менять по договоренности с начальством. Некоторые категории граждан имеют право взять отпуск в удобное для них время, несмотря на составленный и утвержденный график.
- Организация получит штраф за нарушение трудового законодательства, если персонал не отдыхал дольше двух лет подряд или получил меньше положенных дней ежегодного отпуска из-за неправильного расчета.
- За неиспользованные дни можно получить денежную компенсацию. Например, за дополнительный отпуск. Получить деньги нельзя в двух случаях: за основной отпуск в 28 дней или дополнительный отпуск за вредность до семи календарных дней.
