Если у вас удаленная или распределенная команда, на то, чтобы подписать кадровые документы в бумажном виде, уходит много времени. Гораздо удобнее пользоваться электронной подписью ― так можно подписывать бумаги за несколько секунд прямо из дома. Для этого воспользуйтесь приложением Госключ.
В статье вы узнаете, что такое Госключ, что можно им подписать и как это сделать.
Что такое Госключ
Госключ — это мобильное приложение. С ним любой человек, у которого есть аккаунт на Госуслугах, может подписывать документы в электронном формате цифровой подписью. Такая подпись обладает той же юридической силой, что и собственноручная. Сервис появился несколько лет назад при участии Минцифры.
С учетной записью на Госуслугах можно сгенерировать сертификат электронной подписи одного из двух видов:
- Неквалифицированной (НЭП) ― с ее помощью сотрудник может подписать, например, трудовой договор или декларацию 3‑НДФЛ.
- Усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) ― самый надежный вид подписи, требуется в первую очередь юрлицам и ИП.
Все подписанные документы остаются в приложении Госключ. Сертификат действует один год. А когда срок закончится, приложение напомнит пользователю, что пришло время выпускать новый. Приложение работает только на мобильных устройствах и планшетах, на компьютере воспользоваться им не получится.
Как компании могут использовать Госключ
Госключ помогает:
- Подписывать соглашения между работодателем и работником — приложение позволяет быстро оформлять специалистов, даже если они работают удаленно.
- Обрабатывать заявления — благодаря Госключу сотрудники отдела кадров могут моментально подписывать заявления на отпуск или командировки. Сотрудникам для этого не нужно посещать офис.
- Учитывать время по ТК — удаленные сотрудники могут дистанционно подписывать табели учета рабочего времени и отчеты о проделанной работе.
Подписывать кадровые документы с Госключом можно в Битрикс24. Создавайте документы в системе и отправляйте сотрудникам онлайн без дополнительных сервисов. А значит и трат.
Работникам достаточно установить приложение на свои смартфоны и выпустить электронную подпись. А компания может подключить Госключ к Битрикс24 за несколько простых шагов.
Зачем интегрировать Госключ в КЭДО
Госключ в кадровом электронном документообороте решает несколько важных задач. С его помощью вы сможете:
Быстрее подписывать документы. Заверять договоры, приказы, заявления на отпуск можно удаленно.
Проверить, кто подписал документы. Все документы и действия с ними остаются в памяти Госуслуг — можно как подписывать документы УКЭП через Госключ, так и использовать НЭП.
Повысить уровень безопасности. Электронные подписи защищают каждое действие в КЭДО, поэтому риск несанкционированного доступа становится гораздо ниже.
Снизить траты на бумагу и печать. КЭДО помогает сократить расходы на канцтовары, печать и хранение бумажных документов.
Оптимизировать рабочее время. Сервис помогает готовить и подписывать документы гораздо быстрее. Сотрудникам HR-отдела проще сосредоточиться на более важных задачах — работе с людьми, вакансиями и корпоративной культурой компании.
Улучшить связи между подразделениями. Систематизированный кадровый электронный документооборот помогает отделам гораздо быстрее решать рабочие вопросы.
Как подписать заявление в Госключе
Сначала сформируйте прямо в приложении сертификат электронной подписи. Для НЭП используйте аккаунт на Госуслугах. Этот процесс не займет много времени. Для КЭП нужно дополнительно подтвердить личность: с помощью смартфона с технологией NFC либо лично в МФЦ.
НЭП достаточно, чтобы подписать большинство кадровых документов. Подробнее о том, что можно подписать такой подписью, расскажем ниже.
А пока объясним, как получить сертификат НЭП и как подписать документы в Госключе.
Как выпустить сертификат НЭП
Шаг 1. Скачайте Госключ из магазина приложений.
Шаг 2. Изучите лицензионное соглашение Госключа.
Шаг 3. Зарегистрируйтесь, следуя инструкции. Благодаря подтвержденной учетной записи ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) система получит информацию о вас. Для регистрации нужен российский номер телефона, чтобы получать одноразовые пароли.
Шаг 4. Установите пароль и запомните его. Вы будете вводить его каждый раз, как входите в систему.
Шаг 5. После того, как система подготовит сертификат, проверьте, все ли правильно, и нажмите «Подписать» — электронная подпись готова.
Если используете больше одного устройства, можете создать отдельную подпись для каждого.
Как подписать документ с помощью Госключа
Теперь рассмотрим, что нужно, чтобы отправить документы на подпись через Госключ и как подписать документ на телефоне. Чтобы внедрить инструмент в кадровые процессы, вам понадобится платформа, с помощью которой можно генерировать и отправлять документы. Госключ подключают к такой системе с помощью API-ключа. После этого сотрудники устанавливают Госключ на свое устройство.
Когда HR сформирует документ в системе, он сможет отправить его всем, кто зарегистрирован в ней. Это можно сделать индивидуально или массово — чтобы его подписали сразу несколько сотрудников.
Шаг 1. Создайте или загрузите нужный документ. Госключ поддерживает несколько файловых форматов документов — PDF, XML, TIFF, JPEG и TXT. Если нужно поставить подпись в XLSX или DOCX, их придется сначала перевести в подходящий формат.
Шаг 2. Выберите, кому нужно отправить документ. Пользователь получит документ в приложении Госключа на своем устройстве.
Шаг 3. Пользователю нужно открыть приложение, выбрать электронную подпись, если их несколько, а затем — «Подписание через Госключ».
Какие документы можно подписывать Госключом в КЭДО
С помощью Госключа компании обрабатывают:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- коллективные трудовые договоры, которые устанавливают общие условия труда для всех сотрудников предприятия;
- договоры о материальной ответственности — их заключают с сотрудниками, чья работа связана с деньгами, товарами и другим имуществом компании;
- заявления и приказы о приеме на работу, переводе или отпуске.
Но есть ограничения. В КЭДО нельзя подписать приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по технике безопасности.
Частые вопросы
Госключ в кадровом документообороте используют, чтобы сотрудники могли быстрее подписывать документы в цифровом формате. Это помогает тем, кто уехал отдыхать или в командировку, болеет или работает удаленно. С приложением все можно сделать дистанционно за несколько минут. После того, как сотрудник сможет подписать документ через Гос ключ, файл автоматически отправится в электронный архив — там их удобно хранить и искать.
Оба типа сертификатов выдаются на год, если их выпустили через приложение Госключ. Ближе к концу этого срока система напомнит, что скоро нужно будет получить новый сертификат.
Через приложение Минцифры подписывают трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, коллективные трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, заявления и приказы о приеме на работу, переводе или отпуске. Но не получится подписывать приказы об увольнении, акты о производственных несчастных случаях и журналы по технике безопасности.
Сервис Госключ и Госуслуги отправят получателю уведомление о том, что есть новый файл, который нужно подписать. У сотрудника будет 24 часа, чтобы войти в приложение, изучить и подписать документ. Если по какой-то причине сотрудник не успевает, система удалит файл, и компании придется отправить его еще раз.
Пользователь получит уведомление о том, что появился новый документ, который нужно подписать через Госключ. Если этого не сделать, то через 24 часа файл удалится. Чтобы подписать документ, нужно нажать на кнопку «Подписать».
Что в итоге
- Госключ — приложение для смартфонов и других мобильных устройств. С ним удобно и безопасно подписывать документы через сервисы электронного документооборота. Пользователь может создать неограниченное количество подписей для разных устройств.
- Сделать сертификат электронной подписи в Госключе можно быстро и бесплатно. Если хотите сделать квалифицированную электронную подпись, понадобятся NFC-смартфон и дополнительная идентификация.
- Чтобы поставить подпись с помощью Госключа, достаточно открыть документ на мобильном устройстве и нажать на кнопку «Подписать».
- Приложение помогает компаниям оптимизировать кадровый документооборот — снизить затраты на бумажные носители и быстрее обрабатывать документы.
