Битрикс24: как работать в программе

Что такое Битрикс24 и с чего начать

Битрикс24 — это онлайн-сервис для управления бизнесом и автоматизации задач. Он подходит компаниям разного размера и сфер, например интернет-магазинам, производственным предприятиям, ретейлу. С программой можно:

• организовать совместную работу команды;
• вести проекты;
• ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение;
• общаться в чате и по видеосвязи;
• вести клиентскую базу;
• создавать сайты и интернет-магазины;
• хранить документы и др.

Платформа постоянно дорабатывается, появляются новые функции, которые помогают упростить работу команды. Например, в сервисе есть AI-ассистент CoPilot Pro, который умеет генерировать тексты, брать на себя одну из 30 ролей, придумывать и обсуждать идеи. А задачи можно ставить в Потоках, которые решают проблему «бутылочного горлышка» в процессах. Подробнее о последних обновлениях сервиса читайте в статье.

Совместная работа

Онлайн-офис

Битрикс24 работает как виртуальный офис — общее рабочее пространство, будто онлайн-опенспейс. Сотрудники могут вместе вести проекты и задачи, даже если находятся в разных городах: общаться в чатах, отправлять файлы, созваниваться. Также в сервисе есть «живая лента» и каналы. В них можно публиковать новости и приказы, проводить опросы, устраивать голосования, переписываться и приветствовать новых коллег.

Совместная работа

Календарь

В онлайн-календаре сотрудники планируют время: задачи, созвоны, встречи, консультации. Также здесь отмечают будущие мероприятия и приглашают коллег поучаствовать в них, например в видеоконференциях и обучающих вебинарах. Расписание автоматически синхронизируется с Google, Microsoft и iCloud — личные и рабочие события будут в одном календаре.

Корпоративная почта

Она связана с другими инструментами Битрикс24: CRM, проектами и задачами, IP-телефонией, лентой новостей. Так, если клиент написал электронное письмо с просьбой оформить заказ, прямо из почты можно создать карточку сделки в CRM.

Облачное хранилище

Внутри платформы есть облачное хранилище, в котором можно создавать и хранить рабочие документы. В онлайн-редакторе сотрудники пишут тексты, создают таблицы и презентации.

База знаний

В разделе «Поддержка» есть инструкция по Битрикс24. Вы можете добавить и собственную базу знаний, например, загрузить скрипты общения с клиентами. Сотрудник самостоятельно найдет ответ на свой вопрос в любое время.

Задачи

В Битрикс24 есть карточки для постановки задач. В них можно добавить описание, прикрепить рабочие файлы, назначить ответственного и указать дедлайн.

Также в сервисе доступны Скрам, Канбан-доски, диаграмма Ганта.

Группы и проекты

Внутри сервиса сотрудники могут объединиться по группам и проектам. Например, ретейл открывает новую торговую точку и создает в Битрикс24 рабочую группу с руководителем, менеджерами по закупкам и продажам, маркетологами, бухгалтером. Такие команды можно создавать для любых активностей: корпоративного праздника, благотворительной акции или велопробега.

В программе Битрикс24 сотрудники отправляют руководителю отчет, как они работали над задачами на неделе. Напоминания автоматические.

Битрикс24 Сайты

В Битрикс24 можно сделать сайт или интернет-магазин, следуя пошаговому руководству. Создавайте страницы с помощью готовых блоков — просто выберите подходящий вариант сайта для своей ниши или задачи. Например, можно создать лендинг под будущую рекламную кампанию.

Сайт и интернет-магазин уже будут интегрированы с вашей CRM. Благодаря этому заявки автоматически поступают в систему, программа сама создает карточки клиентов и сделок, выставляет счета на оплату или передает данные специалисту.

CRM-система

CRM (Customer Relationship Management, или «Управление взаимоотношениями с клиентами») — это система, в которой бизнес хранит все заявки, записывает данные клиентов, отслеживает продажи. Даже если прямо сейчас человек не готов что-то купить, его контакт все равно попадает в клиентскую базу. Позже можно отправить ему промокод на первую покупку или подборку выгодных товаров, чтобы напомнить о себе.

Не имеет значения, через какой канал пришел клиент — сайт, интернет-магазин, мессенджер или социальную сеть. Все данные и обращения автоматически попадут в систему. Как связать ваши каналы с CRM, читайте в статье.

Данные обо всех телефонных разговорах, переписках и купленных товарах или услугах сохраняются в карточке клиента. В CRM можно узнать, на каком этапе находится сделка и следовал ли сотрудник скриптам. Еще система сама напомнит ответственному сотруднику, что пора позвонить покупателю, отправить письмо или назначить встречу.

Еще CRM-система помогает автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Например, распределить задачи между сотрудниками, отправить кадровые документы, записать и сохранить телефонные разговоры, разослать клиентам рекламные сообщения, сформировать счета и отчетность, принять оплату через онлайн-кассу. CRM — самый объемный раздел Битрикс24, поэтому сотрудникам может потребоваться подробный гайд по работе с ним.

Какие задачи решает Битрикс24

В системе каждый инструмент закрывает определенные бизнес-задачи. Вот несколько примеров, как Битрикс24 работает и какие проблемы компании решает.

• Сохраняет в единой базе данные о клиентах и продажах. В карточке фиксируются все его данные и взаимодействия с компанией. Любой менеджер легко найдет имя, почту или соцсети. Получится прочитать прошлые переписки с клиентом или прослушать звонки, чтобы подготовиться к новой встрече или созвону.
• Автоматизирует прием заявок и оплату. Информация о новом заказе автоматически попадает в CRM — вносить вручную не придется. А когда сделка состоится, система сама отправит счет клиенту.
• Позволяет сотрудникам вместе работать над проектами. Так легче избавиться от хаоса в процессах и игры в «глухой телефон». Каждый сотрудник команды может перечитать информацию или узнать, кто занимается другими задачами по этому же проекту.
• Автоматически распределяет и отслеживает нагрузку внутри команды. Битрикс24 может назначать рабочие задачи сотрудникам в зависимости от должности и занятости. Статусы и дедлайны тоже отслеживаются системой — она отмечает активные, выполненные или просроченные задачи.
• Формирует отчетность. Битрикс24 составляет отчеты о продажах и всех маркетинговых активностях. Не придется собирать все цифры и вручную вносить их в таблицу или документ.
• Делает рассылки. В Битрикс24 можно отправлять сообщения клиентам через разные каналы связи — email, СМС, Viber, WhatsApp и Telegram, «ВКонтакте». Это могут быть персональные скидки и бонусы, акции или новости. Так компании устанавливают прямой контакт с потенциальными покупателями и повышают конверсию.
• Создает сайты, лендинги и интернет-магазины. В онлайн-конструкторе можно выбрать готовый шаблон, настроить дизайн, добавить контент и функции. Все действия пользователей на сайте автоматически попадают в CRM.

Пользоваться Битрикс24 можно как с компьютера, так и смартфона. Мобильное приложение подойдет сотрудникам, которые часто выезжают на встречи или в командировки.

Как бизнесу внедрить Битрикс24

Чтобы начать работать в Битрикс24, на сайте сервиса выберите тариф: «Бесплатный», «Базовый», «Стандарт», «Профессиональный» или «Энтерпрайз». Когда принимаете решение, учитывайте количество сотрудников и инструменты, которые вам нужны для работы.

Пошаговая инструкция: как работать с Битрикс24 новичку

1. На сайте сервиса нажмите кнопку «Получить бесплатно».
2. Зарегистрируйтесь в Битрикс24 с помощью e-mail, аккаунта в «ВКонтакте», Mail.Ru, «Яндексе», Windows LiveID или «Сбербанк Бизнесе».
3. Установите десктопное и мобильное приложение Битрикс24.
4. Зайдите в сервис и выберите, с каким инструментом планируете работать чаще всего — CRM, «Задачи и проекты», «Онлайн-офис», «Сайты». Например, если Битрикс24 нужен в основном для управления продажами, остановитесь на CRM-системе. Если планируете совместно работать над проектами, подойдет вариант «Задачи и проекты».
5. В разделе «Контакт-центр» интегрируйте другие бизнес-инструменты с Битрикс24. Это могут быть сайт, интернет-магазин, e-mail, облачная АТС, Telegram, Viber, WhatsApp, «Авито», «ВКонтакте», «Одноклассники». Подключать сервисы могут только пользователи с правами администратора.
6. Если есть клиентская база, перенесите ее в сервис. Если данных немного, их можно вбить вручную. Если база обширная, ее нужно перевести в формат CSV и импортировать в Битрикс24.
7. Проверьте, все ли функции сервиса корректно работают. Например, вы настроили CRM на прием заявок через мессенджеры. Сделайте пробный заказ через чат-бот в «Телеграме». Если настройки верны, система сама создаст карточку клиента, зафиксирует заказ, отправит счет на оплату и запланирует дату следующего контакта.

Работа с Битрикс24 расписана пошагово на сайте, как внедрить сервис и начать работу с ним. Если появились сложности, обратитесь к партнеру из списка. Это сертифицированные компании, которые специализируются на установке Битрикс24. Они помогут выбрать оптимальный тариф, настроить программу под потребности вашего бизнеса, обучить сотрудников работать в ней.

Как пользоваться Битрикс24: руководство

Разобраться, как работать в программе Битрикс24, возможно даже для «чайников». Не нужно уметь программировать и разбираться в тонкостях настройки CRM.

Битрикс24: инструкция пользователя:

Шаг №1. Выберите работника, который будет внедрять сервис в компании. Для этого ему нужно заранее изучить инструкцию к Битрикс24 для сотрудников, чтобы потом отвечать на вопросы коллег и настраивать программу. Или обратитесь к партнеру Битрикс24, который знает все тонкости.

Шаг №2. Укажите название своей компании. После регистрации адрес Битрикс24 состоит из рандомных букв — вы можете его изменить, но только один раз. Например, адрес fnhkwl2.bitrix24.ru можно превратить в mirokon.bitrix24.ru по названию компании «Мир окон».

Шаг №3. Оформите рабочее пространство сервиса в корпоративном стиле. Для этого создайте собственную тему: загрузите основной фон, выберите в палитре цвета страницы и текста.

Шаг №4. Добавьте сотрудников в сервис по ссылке, e-mail или номеру телефона. Они смогут сразу им пользоваться.

Шаг №5. Настройте структуру компании. Укажите, кто в каком отделе работает, кто руководитель команды.

Шаг №6. Дайте сотрудникам права доступа. Например, менеджер продаж может менять клиентские карточки, а работники других отделов — только просматривать.

Шаг №7. Создайте базу знаний в Битрикс24. Добавьте должностные инструкции, чек-листы и скрипты разговоров. Писать свой гайд к не придется, на сайте уже есть подробная пошаговая инструкция пользователя Битрикс24. Если сотрудник раньше не работал в подобных сервисах, она поможет разобраться.

Шаг №8. Настройте сервис под цели, которые поставили перед собой. Если хотите получать заявки из разных источников, интегрируйте их с системой. Это могут быть телефонные звонки, интернет-магазин, сайт компании, Telegram, Viber и WhatsApp, «ВКонтакте». Чтобы анализировать продажи и рекламные кампании, выберите показатели и периодичность отчетов.

Пример внедрения Битрикс24

Московская компания «ТК Инжиниринг» поставляет оборудование, трубопроводы и арматуру для строительства инженерных сетей. Руководители обратились к SkySoft, партнеру Битрикс24, чтобы внедрить сервис.

Задачи были такие:

• сделать прозрачными этапы работы над проектами;
• сохранять информацию в единой базе;
• уменьшить количество ошибок;
• получать данные о заказах и составлять отчеты о работе менеджеров.

Эксперты SkySoft порекомендовали подключить тариф «Стандартный». Задачи они решили так:

1. Настроили воронку продаж и добавили в нее этапы «Проектирование», «Строительство», «Поставка», «Сделка провалена», «Успех».
2. Создали поля карточки сделки, в которую также можно загрузить файл спецификации. Часть полей заполнять обязательно — без этого не получится передвинуть продажу на следующий этап.
3. Настроили карточки компаний, чтобы хранить всю информацию в одном месте.
4. Перенесли актуальную клиентскую базу из Excel в Битрикс24.
5. Добавили роботов, которые напоминают менеджерам, что пора позвонить или написать клиенту.
6. Настроили права доступа для менеджеров, чтобы они видели только свои сделки.
7. Пригласили сотрудников в сервис и научили работать в нем.

С Битрикс24 руководители могут контролировать проекты: быстро узнавать детали сделки и выгружать аналитику. Менеджерам легче находить нужную информацию о клиентах, вспоминать детали прошлых разговоров или планировать следующие встречи.

Полный текст кейса читайте здесь.

Частые вопросы