Что такое HRM и зачем она нужна

Что такое HRM-система

Human Resource Management system (HRMS) — система управления человеческими ресурсами, которая помогает автоматизировать работу HR-отдела и отслеживать показатели на всех этапах жизненного цикла сотрудников.

HRM-система похожа на CRM. Только в ней — данные сотрудников, а не клиентов. Все этапы, которые проходит работник в компании, программа сохраняет в электронном профиле:

В HRM-системе менеджер по персоналу видит историю взаимодействия с каждым сотрудником. В ней отображаются:

• документы: трудовой договор, заявления;
• личные данные;
• номер телефона, почта и другие контакты;
• история трудоустройства и развития в компании;
• данные о зарплате и льготах;
• история обучения и повышения квалификации;
• результаты оценок.

При этом система выступает не только как хранилище данных. Она помогает автоматизировать процессы HR-отдела:

1. Управлять данными сотрудников: вести электронные профили, хранить контакты, документы и историю взаимодействия с компанией.
2. Нанимать сотрудников: отслеживать статусы откликов, назначать интервью, проводить собеседования и онбординг.
3. Адаптировать и обучать новичков: помогать им приспособиться на первых порах к работе, вести базу знаний.
4. Управлять производительностью: регулярно оценивать результаты команд и сотрудников, собирать обратную связь, ставить задачи.
5. Развивать коллектив: планировать и организовывать обучающие программы или тренинги, отслеживать прогресс команд.
6. Вести документооборот: подписывать приказы о командировке или повышении, оформлять дополнительные соглашения к договорам.
7. Общаться с сотрудниками: проводить опросы, получать обратную связь.
8. Собирать аналитику: создавать отчеты, изучать данные, анализировать динамику увольнений и найма.
9. Управлять рабочим временем: планировать график, согласовывать отпуска и контролировать посещаемость.

Учетная HRM-система заменяет сразу несколько инструментов, которые обычно используют HR-специалисты. Им не придется вести десятки таблиц и заполнять их вручную, отправлять кипу документов каждому новому сотруднику самостоятельно или подолгу сидеть над графиком отпусков в конце года. Можно управлять персоналом и кадровыми процессами в одной системе.

Зачем бизнесу HRM-система

Представьте компанию с несколькими сотнями или тысячами сотрудников. Отдел кадров решает массу задач: обрабатывает заявки на отпуск, составляет отчеты по производительности труда, собирает данные, ведет личные дела. Например, HR-специалисты сами сопровождают новичков в первый день и рассказывают каждому, как устроена работа в компании. А после «ведут» их по всему процессу онбординга: отправляют опросы и полезные ссылки, напоминают руководителям провести встречи. Сотрудники вынуждены постоянно повторять одно и то же — это колоссальная нагрузка.

Умные программы обрабатывают большие массивы данные, генерируют контент и решают задачи любой сложности. Это позволяет использовать их в бизнесе, производстве, творчестве и повседневной жизни.

Вот основные преимущества таких сервисов для бизнеса:

Автоматизация. HRM-системы берут на себя множество рутинных задач. За счет этого HR-специалисты могут сосредоточиться на обучении и развитии талантов.

Продвинутая аналитика. HRMS — системы управления персоналом — дают доступ к данным и отчетам. Например, HRD и HR BP могут проанализировать отчеты по текучести кадров или производительности, чтобы понять, как улучшить условия труда.

Вовлеченность сотрудников. По данным опроса Harvard Business Review, 71% респондентов считают, что вовлеченность сотрудников важна для успеха компании. Выше этого ставят только клиентский сервис и уровень коммуникации. С помощью HRM-систем можно запускать опросы и собирать обратную связь от сотрудников. По результатам получится понять, как повысить общую вовлеченность и создать позитивную атмосферу в коллективе.

Сильный HR-бренд. По данным исследования «СберЗдоровья» и IT-рекрутингового агентства Atsearch Group, 53% компаний предпочитают удерживать сотрудников, а не искать новых. Функции HRM-систем помогают развивать внутренний HR-бренд компании, к примеру:

• сохраняют каждый отклик на вакансии, чтобы они не терялись и кандидаты не оставались без ответа;
• делают кадровые процессы прозрачнее, а HR-сервисы доступнее, чтобы поддерживать лояльность и доверие коллектива;
• помогают создать автоматизированную систему онбординга новых сотрудников — это упрощает и облегчает их адаптацию.

HRM-система помогает создать среду, в которой сотрудник хочет расти, развиваться и приносить пользу. Обычно их внедряют крупные компании со штатом от 500-1000 человек. Но бывает по-разному. Система управления HRM нужна и небольшому бизнесу, где регулярно нанимают новых сотрудников или команды разбросаны по разным городам и странам.

Как управлять персоналом с помощью HRM-систем

Рассмотрим, для чего можно использовать HRMS в компании, на примере Битрикс24.

1. Создать корпоративный университет

В Битрикс24 компании размещают курсы, например, по новым технологиям, языкам программирования, тайм-менеджменту и проектному управлению. Каждое обучение может быть привязано к должности и уровню. К примеру, у junior-разработчика будут курсы о языках программирования, а у senior — об управлении командой. Сотрудники проходят их в удобное время, результаты автоматически сохраняются в системе.

2. Мотивировать и вовлекать команды

В HRM-системе Битрикс24 есть игровые механики и рейтинги. Когда сотрудники достигают цели, они получают виртуальные монетки, которые можно потратить в магазине бонусов или подарить коллеге. Рейтинг создает эффект соревнования — каждый может посмотреть свое место среди команды и попытаться подняться повыше.

3. Оценивать по методу 360

В Битрикс24 Enterprise HRM HR-специалист может быстро запустить индивидуальную или массовую оценку сотрудников по методу 360 градусов, а система обработает данные и представит результаты в отчетах. После оценки система автоматически предложит сотруднику способы, которые помогут развить нужные навыки. Работник на их основе может сформировать индивидуальный план развития и карьерного роста.

4. Интегрировать HR-сервисы в корпоративный портал

В Битрикс24 можно создать единое пространство для работы компании и внедрить в него различные HR-сервисы. Так, сотрудники смогут заказать справки 2‑НДФЛ, отправить заявление на очередной отпуск или оформить заказ расходников для производства прямо на корпоративном портале.

5. Искать, нанимать и адаптировать новых сотрудников

Индивидуальные настройки HRMS от Битрикс24 помогают размещать вакансии, собирать и ранжировать резюме, планировать собеседования. А еще — автоматизировать онбординг новичков. На испытательном сроке сотрудникам рассылаются обучающие материалы, приглашения на встречи и задания. Это заранее программирует HR-менеджер, а затем запускает систему адаптации одной кнопкой. Далее остается лишь отслеживать через сводные отчеты, как дела у новых сотрудников.

Как внедрить HRM-систему: 6 шагов

Шаг 1. Соберите команду

Один сотрудник не сможет внедрить комплексную систему. Нужна команда специалистов:

• HR-менеджеры — знают, как управлять персоналом и какие потребности есть у сотрудников и руководителей. Помогут определить самые важные функции HRM-системы.
• IT-специалисты — интегрируют систему с остальным ПО, помогут решить технические проблемы.
• Финансисты — рассчитают бюджет на внедрение и оценят, сколько ресурсов получится сэкономить.
• Юристы — проверят, отвечает ли система законодательству, и составят внутренние документы.
• Специалисты по обучению — подготовят информационные материалы, чтобы научить сотрудников работать в новой системе.

А чтобы настроить эффективную командную работу, нарисуйте организационную структуру проекта, определите зоны ответственности и мотивацию каждого участника, разработайте правила коммуникации и обязательно согласуйте нагрузку членов команды с их руководителями.

Шаг 2. Проанализируйте процессы

Проведите аудит HR-процессов: от рекрутинга и адаптации до обучения и повышения квалификации. Определите слабые места и зоны роста, чтобы понять, какие функции HRM-системы будут полезны.

Шаг 3. Определите критерии и выберите систему

Когда выбираете HRM-систему, обратите внимание на эти пять факторов:

• Функции. Убедитесь, что для управления персоналом в HRMS есть все необходимое: централизованная система администрирования, подробная документация, приложение, встроенная аналитика, управление доступами, гибкая интеграция с другими системами компании.
• Удобство использования. Интерфейс платформы должен быть понятен как HR-специалистам и руководителям, так и линейным сотрудникам.
• Гибкие настройки. Важно, чтобы систему можно было адаптировать под потребности вашей компании.
• Интеграция с другими системами. Проверьте, совместима ли HRM-система с ИТ-решениями, которыми вы уже пользуетесь. Например, с системой бухгалтерского учета или управления проектами.
• Поддержка и обучение. Узнайте, есть ли база знаний по продукту, инструкции и тренинги для сотрудников.

Сравните несколько вариантов на рынке HRM-систем и выберите тот, который соответствует вашим требованиям.

Шаг 4. Протестируйте

Прежде чем внедрять систему во всей компании, проведите пилотный запуск в одном из отделов. Для этого соберите сервис с минимальным набором функций и протестируйте на небольшой группе сотрудников. Так можно найти и скорректировать неочевидные проблемы до того, как запускать систему для всех. Если что-то пойдет не так, в компании не остановятся все HR-процессы разом.

Когда успешно внедрили и протестировали систему на MVP-проекте, можно двигаться дальше: расширять возможности, подключать и автоматизировать новые процессы, постепенно охватывать все отделы.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Какой бы удобной ни была HRM-система, нововведения часто вызывают сопротивление у сотрудников. Объясните, как это поможет им в работе, какие рутинные задачи автоматизирует.

Напишите инструкции и обучите команду работать с новой системой. Используйте все доступные каналы: рассылку, корпоративный портал, онлайн- и офлайн-мероприятия. Дайте сотрудникам время привыкнуть и будьте готовы помочь.

Шаг 6. Оцените результаты

Когда внедрите систему и поработаете с ней, оцените результат и соберите обратную связь. Узнайте, удобна ли она сотрудникам, каких функций не хватает, а какие, наоборот, мешают. На основе ответов можно скорректировать развитие HRMS и сделать систему еще лучше.

Частые ошибки

В HRM-системе много функций и возможностей. Поэтому когда внедряете и настраиваете ее, легко ошибиться или что-то упустить. Из-за этого система может усложнить работу и заставить пожалеть о затратах.

Разберем самые частые ошибки и варианты, как их избежать.

1. Не изучить потребности бизнеса

Компании часто пропускают этап анализа — не задумываются, зачем внедряют систему, какие задачи хотят закрыть с ее помощью. Из-за этого промахиваются с выбором. Например, подключают платформу без мобильной версии, когда большинство сотрудников — синие воротнички, которые не работают за компьютерами.

Как исправить:

Перед тем, как выбрать систему, посмотрите на ваши бизнес-процессы и выделите те, которые нужно автоматизировать. Проведите интервью с будущими пользователями и узнайте, что отнимает у них много времени или часто повторяется. Проанализируйте ответы и только после этого делайте выводы.

2. Не вовлекать сотрудников

Если не объяснить сотрудникам, зачем нужна HRM-система, они могут саботировать новый процесс: работать по-старому, игнорировать систему или жаловаться на нее.

Как исправить:

Продемонстрируйте возможности HRM-системы сотрудникам, проведите обучение и на своем примере покажите, как она упрощает работу. Постарайтесь донести основную ценность до каждого сотрудника. Создайте команду «лидеров изменений», которые помогут коллегам адаптироваться к новым процессам.

3. Не интегрировать HRMS с другими системами

Иногда компании «забывают» о других корпоративных системах, например, сервисах КЭДО или внешней LMS. Из-за этого сотрудники получают не единое окно, в котором можно решить все вопросы, а еще одну систему, которая мешает работать и развиваться.

Как исправить:

С самого начала учитывайте, с какими системами вы уже работаете, и продумайте, какие нужно связать с HRMS. Чтобы интегрировать их бесшовно, привлеките IT-отдел или сторонние компании-интеграторы.

4. Игнорировать безопасность и конфиденциальность данных

HRM-системы обрабатывают большое количество персональных данных. Если не позаботиться об их защите и безопасности, они могут попасть в чужие руки. Это серьезное нарушение, за которое компания получит штраф. В первый раз — от 300 000 до 700 000 рублей, а в последующие — от 1 до 1,5 миллионов рублей. (ч. 2 и ч. 2.1 ст. 13.11 КоАП).

Как исправить:

Настройте уровни доступов к информации, которая будет храниться в HRMS, и обучайте сотрудников работать с персональными данными правильно.

5. Выбрать слишком сложную систему

Если сразу добавить в HRMS много функций, сотрудникам будет труднее к ней привыкнуть. Так бывает, когда компании стараются внедрить все нужное для всех сразу.

Как исправить:

Изучите потребности пользователей — так вам будет проще понять, что нужно в первую очередь, и адаптировать систему под процессы в компании. Как результат — сотрудники быстрее адаптируются к обновлениям и начнут работать продуктивнее.