Когда личных и рабочих дел много, люди теряются в них, срывают сроки, забывают о важных вещах. В результате появляется тревога и стресс. Чтобы успевать больше и меньше переживать, нужно планировать время и распределять задачи. Для этого есть специальные техники. Одна из них — система планирования Getting Things Done (GTD). В статье рассказываем, что это и как ее использовать.
Что такое GTD
GTD (Getting Things Done) — это система, которая помогает вести и распределять задачи. Главный принцип метода: записывать все дела и не тратить силы на то, чтобы хранить информацию в голове.
Методологию придумал Дэвид Аллен — американский специалист по тайм-менеджменту и автор книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Аллен считает, что люди тратят слишком много когнитивных ресурсов Запас энергии и способностей мозга. Люди используют его, чтобы думать и решать задачи. , чтобы хранить информацию. Держат в голове все дела: крупные, мелкие, бытовые, рабочие. В результате устают, теряют концентрацию и не выдерживают нагрузку.
Техника подходит, чтобы управлять и рабочими, и личными делами. Например, чтобы организовать быт, можно составить расписание уборки и готовки, завести список покупок.
По каким принципам работает GTD
Чтобы метод планирования GTD упрощал жизнь, а не усложнял, нужно придерживаться четырех правил.
- Не держать в голове. Чтобы сохранять концентрацию и силы на креативные задачи, нужно максимально освобождать умственные возможности. Записывать надо все дела: даже те, которые кажутся легкими и быстрыми.
- Выписывать действия. Просто список идей может не принести результат. Нужно записывать конкретные действия, которые решат задачу. Еще лучше сразу разбивать большое дело на маленькие этапы. Например: не «День рождения коллеги», а «Купить торт» и «Написать поздравление».
- Решать одну задачу за раз. Техника GTD не допускает многозадачности. Эффективно работать в таком режиме могут только 2% людей. Всем остальным такой подход мешает: люди теряют концентрацию и устают. Лучше уделять каждому делу максимум внимания и не переключаться на другие задачи.
- Вести список так, как удобно. По системе GTD все задачи собирают в одном месте. Это может быть список в ежедневнике или приложение. Главное, чтобы способ был комфортным и привычным.
Чтобы список всегда был под рукой, можно использовать мобильное приложение. В Битрикс24 можно ставить задачи, распределять их по важности, назначать дедлайны. Система будет напоминать о делах. В приложении можно организовать рабочую и личную жизнь.
Зачем нужна методика GTD
GTD-метод Дэвида Аллена помогает распределять дела, бороться со стрессом и поддерживать work-life balance. Зачем использовать технику:
1. Планировать время. Когда перед глазами список дел, легко оценить, сколько времени уйдет на все задачи. Можно составить расписание дня и найти в нем время для отдыха.
Пример. Ира записывает все рабочие дела в ежедневник. Составляет расписание на каждый день и распределяет задачи.
Ира выполняет все дела по порядку без суеты, не переключается и не теряет фокус. В результате заканчивает работу вовремя и вечером отдыхает.2. Меньше переживать. Важные дела не потеряются, потому что стоят на первом месте в списке задач. Выполнять работу можно по порядку без суеты. В результате причин для тревоги и стресса становится меньше.
3. Разделять рабочую и личную жизнь. По методике GTD можно планировать день так, чтобы четко разграничивать время. Это разделение помогает справиться с трудоголизмом.
4. Справляться с переменами. Когда человек держит все задачи в голове, любая перемена выбивает из колеи. Подстроиться проще, когда дела находятся перед глазами. Можно быстро увидеть, какие планы нужно изменить.
5. Уверенно принимать решения. GTD помогает распределять задачи по значимости. Так проще понять, от каких планов надо отказаться.
Пример. Алина развивает маркетинговое агентство. У бизнеса есть несколько планов: запустить новую услугу — съемку видео — и настроить процессы в отделе контекстной рекламы.
Алина расставляет задачи по приоритетам. Прибыль компании нужна прямо сейчас. Если настроить процессы в отделе рекламы, команда сможет сразу брать больше проектов. Запуск видеоуслуг требует времени и вложений: надо нанять сотрудников, купить оборудование.
В этом квартале организовать отдел рекламы оказывается важнее. Запуск новой услуги пока можно отложить. Алина понимает, почему так надо сделать, и может защитить свою позицию перед владельцем бизнеса.6. Делегировать и вести долгосрочные проекты. GTD помогает руководителям принимать решения и выбирать приоритеты. Это особенно важно, когда проект большой и в нем участвует несколько человек. Так команда решает только те задачи, которые принесут результат, а менеджер не берет все дела на себя, а равномерно распределяет нагрузку.
Как управлять задачами по GTD
Чтобы привести дела в порядок, Дэвид Аллен предлагает использовать пять шагов: собрать, обработать, организовать, пересмотреть, сделать. Разбираем подробнее каждый из них.
Собрать. На этом шаге нужно выписать все идеи, заметки и данные по каждому делу. Это будут «Входящие задачи». Лучше сразу узнать про сроки и сложность для каждой из них, чтобы оценить нагрузку и расставить приоритеты.
Обработать. Этап включает несколько действий. Сначала нужно определить, насколько актуальна каждая задача: ее надо сделать в ближайшее время или это план на потом.
Затем важно понять, как быстро можно решить вопрос. Если на это требуется меньше трех минут, лучше сразу закрыть задачу. Например, если принесли документ на подпись, и вы уже знаете, что там, — подписывайте сразу, чтобы не загружать себя мелкими задачами.
Организовать. Теперь нужно разместить задачи из списка по категориям.
- «Задачи на день/неделю» — ближайшие дела. По ним есть вся информация.
- «Когда-нибудь» — идеи и задачи, на которые пока нет времени и сил. Вы сделаете их, когда появятся ресурсы.
Этап организации распределяет задачи и помогает сосредоточиться только на самых важных делах. Так вы избавляетесь от многозадачности. Что еще с этим поможет, узнавайте в чек-листе.
Пересмотреть. Ежедневно просматривайте список дел: вносите новые задачи, вычеркивайте то, что уже неактуально. Раз в неделю уделяйте внимание делам из списка «Когда-нибудь». Возможно, их пора брать в работу.
Сделать. Дальше остается выполнять задачи по порядку, который вы определили. Учитывайте обстоятельства, когда составляете расписание.
Как внедрить методику GTD
Для примера организуем дела для владельца кофейни.
Шаг 1. Выбрать, куда записывать дела. Это может быть ежедневник, заметки на телефоне, доска со стикерами, сервис для управления делами. В этой статье мы возьмем Битрикс24. В сервисе можно ставить задачи, определять дедлайны, прикреплять файлы и назначать исполнителей.
Шаг 2. Настроить пространство для работы. Понадобится несколько списков: «Входящие», «Задачи на день», «Когда-нибудь».
Шаг 3. Собрать все задачи. На этом этапе нужно добавить дела в список «Входящие». Проверить почту, мессенджеры, ежедневник, заметки в телефоне, чтобы ничего не забыть.
Важно собрать максимум подробностей про каждое дело: когда, что и как нужно сделать. Прописать детали для каждой задачи и проставить дедлайны.
Шаг 4. Применить метод GTD. Оценить каждую задачу и распределить ее по спискам. Дела, которые можно сделать за две минуты, лучше выполнить сразу.
Шаг 5. Регулярно просматривать список. Это нужно, чтобы не терять задачи и разгружать голову. Важно записывать все новые дела во «Входящие», каждый день или неделю планировать время и не забывать про планы из списка «Когда-нибудь».
Какие ошибки допускают, когда используют GTD
Сделали список самых частых ошибок, которые мешают взять дела под контроль по методике Getting Things Done.
| Ошибка | Решение |
|
Использовать слишком много инструментов. Пример. Часть задач записывать в заметках в телефоне, часть — в блокноте и в приложении. |
Выбрать один, максимум два носителя. Например, приложение — для рабочих задач и блокнот — для домашних. |
|
Собирать, но не обрабатывать информацию. Пример. Каждый день смотреть, сколько нужно сделать, но не приоритизировать дела. |
Сразу распределять задачи. Определять быстрые дела и сразу решать их. Остальные распределять. |
|
Не разбивать проекты на понятные шаги. Пример. Добавлять в список задачу «Разработать стратегию», но не разделять ее на этапы. |
Объемные дела лучше сразу делить на простые. Тогда вы поймете, где нужна помощь и что можно сделать самому уже сейчас. |
FAQ
GTD не настаивает на жестком расписании, а учит адаптироваться под обстоятельства. Эта система более гибкая, чем, например, принцип девяти дел. По этой методике за день нужно сделать одно большое дело, три средних и пять небольших.
С GTD можно выбирать задачи разного объема и менять их местами при необходимости. А еще методика предлагает делегировать, поэтому ее часто используют руководители.
- Применяйте правило трех минут: если действие можно выполнить за это время или меньше — выполните его сразу, а не вносите в список.
- Фильтруйте ненужные задачи. Часто мы записываем дела, которые на самом деле не требуют внимания. Вот несколько вопросов, которые помогут понять, действительно ли задача важная: «Что случится, если я этого не сделаю?», «Что изменится, если сделаю?», «Эта задача приближает меня к моим целям?»
- Делегируйте. Если поручение может выполнить подчиненный — передайте задачу ему. А сами освободите время для дел, которые можете сделать только вы.
- Проводите «чистку». Раз в неделю просматривайте весь список и удаляйте или переносите то, что неактуально. Объединяйте похожие и связанные задачи в проекты.
Что в итоге
- GTD (Getting Things Done) — методика тайм-менеджмента, которая помогает расставить дела по приоритетности и снизить уровень стресса. У методики есть четыре основных принципа: не держать задачи в голове, выписывать действия, а не цели, а также вести список в одном удобном месте и не работать в режиме многозадачности.
- GTD предлагает использовать пять простых шагов, чтобы стать эффективнее: собрать информацию, обработать ее, расставить по приоритетности, регулярно пересматривать и стараться сделать все, что запланировано.
- GTD Getting Things Done метод можно применять как отдельному сотруднику, так и ко всей компании: планировать работу, разбивать большие цели на понятные шаги и выделять приоритеты.
