Что влияет на эффективность команды и как ее повысить

С помощью каких инструментов оценить эффективность командной работы

Сначала разберемся, на какой стадии эффективности ваша команда, — для этого мы составили интерактивный список вопросов. Нажмите на галочку, если утверждение вам подходит, — так будет удобнее подсчитать утвердительные ответы.

• Сотрудники знают, за что они отвечают и как именно их работа влияет на развитие компании.
• У специалистов есть понятные и справедливые KPI — ключевые показатели эффективности.
• Участники команды стабильно выполняют показатели.
• Результаты работы оценивают объективно: по параметрам оценки эффективности команды, а не личной симпатии.
• Команду можно назвать сплоченной: нет конфликтов и сплетен, коллеги уважают друг друга.
• Не бывает внезапных срывов сроков, только согласованные переносы. Например, когда в проекте появились дополнительные задачи.
• Коллеги не перекладывают ответственность за ошибки на других.
• Есть система адаптации новичков.
• Сотрудники понимают, что от них требуется, и делают то, что нужно.
• В компании комфортно и интересно работать.

Если вы ответили «нет» более трех раз, в коллективе есть проблемы ― обязательно продолжайте читать статью.

Основные методы оценки команды на эффективность:

Метрики. Полагайтесь на показатели, а не на общее впечатление. Менеджер Вася может быть приятным и всем нравиться, но при этом плохо продавать. А хмурый Сергей ― бить рекорды по прибыли.

Выделите показатели, от которых зависят результаты, и оценивайте их в совокупности — так вы сможете объективно оценивать как каждого сотрудника, так и весь отдел.

Программы. Используйте сервисы для совместной работы, чтобы было проще ставить задачи, выгружать отчеты и подсчитывать показатели. Например, в таск-трекерах вы отследите, сколько времени уходит на задачу, кто работает быстрее, а кто отстает. Это особенно важно для управления удаленными командами, ведь руководитель не видит, чем занимаются сотрудники в течение дня.

Планерки. На общих встречах с командой обсуждайте, что предстоит сделать и что уже сделали. Например, кто из менеджеров сколько звонков совершил, какие сделки закрыл. Это поможет оценить эффективность сотрудников в составе команды в разрезе дня или недели.

Аттестации. С их помощью проверяют навыки сотрудников. Чаще всего их используют на производствах и в IT-компаниях, чтобы отслеживать, как растут сотрудники. Аттестовать можно любого специалиста, например менеджера по продажам ― как он управляет проектами, отрабатывает возражения и закрывает сделки.

Проверить знания и навыки можно с помощью экзамена или кейсов — сотруднику предлагают проанализировать сложную ситуацию из практики и найти решение.

Проверяйте только те навыки, которые необходимы сотруднику. Например, если менеджер по продажам работает с холодными клиентами, оцените, как он устанавливает контакт, рассказывает о продукте и отрабатывает возражения.

Опросы «360 градусов». Оценить компетентность сотрудника ― задача руководителя. Но один человек может не видеть полной картины. По методу 360 HR-менеджер собирает обратную связь о сотруднике не только у руководителя, но и у коллег. Иногда к оценке привлекают даже клиентов или подрядчиков.

Кого включать в опрос, зависит от специфики компании. Например, если дизайнер не общается с клиентами, нет смысла включать их в интервью. А вот работу сервисного менеджера справедливо оценивать по тому, комфортно ли заказчику с ним общаться.

Вопросы должны быть лаконичными и однозначными. Вот пример:

Оцените утверждения об Алене по пятибалльной шкале, где 1 ― соответствует «абсолютно неверно», а 5 ― «абсолютно верно»:

• честно говорит о своих ошибках;
• спокойно реагирует на критику;
• выполняет обещания;
• аргументирует точку зрения;
• быстро принимает решения в стрессовых ситуациях;
• легко адаптируется к новым правилам;
• помогает менее опытным сотрудникам;
• справляется с обязанностями;
• соблюдает дедлайны.

Количество вопросов зависит от того, насколько глубокую оценку эффективности членов команды вы хотите получить. Если задача — проверить несколько компетенций, составьте по 7-10 вопросов на каждую из них. В итоге вы увидите сильные и слабые стороны сотрудника по мнению его коллег.

Какие факторы влияют на эффективность работы команды

Разберем, какие условия повышают эффективность работы в составе команды:

Атмосфера в коллективе. Если споры возникают, то решаются на месте. Сотрудники могут свободно высказывать мнение и предлагать идеи: инициативу поощряют. Если идеи не принимают, то объясняют почему. Каждый чувствует себя услышанным.

Все работают над своими задачами, но при этом в курсе общих дел. Поэтому, если у кого-то из коллег возникает проблема, он не остается с ней один на один.

Обратная связь. Критика от руководителя и опытных коллег конкретна и по делу: если менеджер плохо провел встречу с клиентом, ему объясняют, что именно было не так. Например, он не следовал скриптам или не отработал возражения. Как личность его не оценивают, комментируют только конкретные рабочие ситуации.

Когда сотрудник справляется с задачей, его хвалят лично или при всей команде, при этом отмечают, что именно получилось хорошо. Премии выплачивают по достижениям, опираясь на опыт и успехи, а не симпатии руководителя.

Процессы. Если в команде проекта три программиста и четыре дизайнера, каждый знает, за какую часть кода или элементы интерфейса он отвечает. Если один из исполнителей забывает о задаче, он честно об этом говорит, а не перекладывает ответственность на других.

Сотрудники понимают, за кем из руководителей последнее слово, если в компании или на проекте их несколько. Сотрудник знает, перед кем он отвечает, а задачи от разных менеджеров не противоречат друг другу.

Понятные задачи. Руководитель понятно распределяет задачи: что, кому и в какой срок надо сделать. Дает все нужные файлы: например, скрипты, шаблоны документов или записи разговоров. Не просто контролирует итог, а помогает в процессе. Учитывает компетенции и опыт каждого в команде.

Правила. В компании есть инструкции, которым следуют. Например, принято заполнять отчеты по встречам раз в неделю, и это делают все: от стажеров до топовых менеджеров. Сотрудники знают, где искать руководство по процессам, с которыми они еще не сталкивались.

Традиции. Сотрудникам интересно общаться друг с другом — они играют в настолки, ходят на мастер-классы, обсуждают книги и вместе пробуют сезонные напитки в кофейнях рядом с офисом.

Как повысить эффективность командной работы

Делимся основными способами улучшить производительность команды.

Мотивировать. Регулярно обсуждайте с сотрудниками, что им нравится и не нравится в компании, что помогает достигать результатов, какие цели они ставят перед собой. Так легче понять, что сотрудников мотивирует и как помочь им преодолеть трудности.

Такие встречи обычно проводят раз в 3-6 месяцев. Или когда подозревают, что сотрудник выгорел. Например, сотрудник хуже справляется, а выходные или отпуск не помогают восстановиться.

Примеры вопросов:

• Что тебе нравится в работе и не нравится, почему?
• Какие ожидания у тебя были? Какие оправдались, а какие нет?
• Какие задачи тебе непонятны? Приведи примеры трудностей.
• Чего тебе не хватает, чтобы работать лучше?
• Какие у тебя есть слабые и сильные стороны?
• Какие цели ты себе ставишь в работе на ближайшие полгода, год? Как будешь их достигать?

Важно: обстановка во время беседы должна быть спокойной, без посторонних. Опенспейс для таких разговоров не подходит.

Внедрить KPI. В командной работе результат каждого имеет значение: один сотрудник может испортить показатели всего отдела. Оценивайте результаты рабочей группы и ее участников. Для этого разработайте командные и индивидуальные показатели. Учитывайте опыт и навыки сотрудника. Например, если новичок в прошлом месяце сделал пять продаж, это не значит, что в следующем он сможет сделать десять, как более опытные коллеги. На рост требуется время.

Примеры показателей для разных отраслей:

• продажи — средний чек, количество сделок;
• кол-центр — среднее время ответа на вопрос, количество обработанных звонков в день;
• рекрутер — количество собеседований, нанятых сотрудников;
• маркетинг — стоимость лида, просмотры, клики.

Ставить SMART-задачи. Эта система помогает правильно поставить цель. Так сотрудникам проще понять, чего именно и в какие сроки от них ждут. Расшифровывается так:

Отслеживайте не только финальный результат, но и промежуточные. Если задача рассчитана на месяц, укажите, что отчитываться о проделанной работе нужно каждую неделю. Объясните сотрудникам, что этот контроль нужен, чтобы вы могли включиться и помочь, если возникнут сложности. При этом давайте свободу: если вы ждете отчеты раз в неделю, не дергайте специалистов каждый день.

Обучать сотрудников. Разрабатывайте инструкции, показывайте вебинары, объясняйте задачи, проводите мастер-классы. Руководитель может делать это сам или делегировать инициативным и опытным сотрудникам. Это поможет и им: если старший менеджер по продажам Петя проведет мастер-класс для всех по отработке возражений, он прокачает навык публичного выступления, изучит полезную информацию по теме и потом сможет использовать ее в работе.

Автоматизировать работу. Часто даже в маленьких компаниях большую часть времени сотрудников отнимает рутина: сделать отчет, подготовить договоры и акты, ответить на сообщения, напомнить об оплате или задаче. Когда менеджер тратит половину дня на отчеты, у него остается мало времени на работу с клиентами и проектами.

Рутину можно автоматизировать с помощью CRM. Например, Битрикс24 может напомнить клиентам о встрече, подготовить шаблоны документов и приложить файлы к задачам, чтобы сотрудники не искали их в мессенджере или на почте. А встроенный AI-ассистент CoPilot — выделить главное в большом тексте, составить фоллоу-ап или придумать идеи для нового баннера.

Сплотить коллектив. В таком коллективе есть доверительные отношения: на собраниях все честно признаются в проблемах, решают конфликты на месте, могут попросить помощи. Чтобы в команде была здоровая атмосфера:

• выслушивайте обе стороны в спорах;
• объясняйте, почему выбрали одну идею, а не другую;
• оценивайте работу справедливо;
• поощряйте инициативу новичков, а не только опытных сотрудников;
• собирайте обратную связь.

Частые вопросы