Когда вы начинаете работать над проектом, есть вероятность, что придется контролировать множество задач одновременно. В такой ситуации легко «заблудиться», упустить важные детали или недооценить масштаб работ. Взглянуть на весь проект с высоты «птичьего полета» поможет дорожная карта. С ней вы будете понимать, как движется проект, при этом не погружаясь в мелкие детали.
Рассказываем, что это такое — дорожная карта, пошагово объясняем, как ее создать и каких ошибок следует избегать.
Что такое дорожная карта
Дорожная карта, или roadmap, — это общая стратегия по проекту. Обычно в документе указывают основные цели и задачи, этапы, примерные сроки исполнения, ответственных. Руководителю проекта дорожная карта помогает видеть весь фронт работ. Сотрудникам — понимать, кто за какие этапы отвечает и на какие сроки ориентироваться.
Роадмап используют в бизнесе, образовании, государственном управлении. Например, в IT, маркетинге, строительной сфере дорожные карты помогают планировать работу над большими проектами. В образовании с помощью роадмапа готовят научные и профориентационные программы. В государственном управлении разрабатывают федеральные и региональные мероприятия. Дорожную карту можно сделать и для личных целей, например, чтобы запланировать карьерное развитие или ремонт квартиры.
Роадмап можно оформить текстом или сделать наглядную схему. Вот пример оформления дорожной карты для проекта Минпросвещения:
Источник: https://docs.edu.gov.ru/document/1ba2c241e1ae832abffd1862abb6e3ce/download/5768/
В компаниях роадмап делают более наглядным. В этом примере дорожной карты проекта по разработке мобильного приложения сразу видны все этапы и задачи:
Иногда дорожную карту путают с планом, но у них есть одно важное отличие. Дорожная карта — это стратегия развития, а план — тактика действий. То есть в roadmap отвечают, кто, что и когда делает, а в плане — еще и как.
Зачем проекту дорожная карта
Дорожную карту создают еще перед стартом проекта. Она помогает решить сразу несколько бизнес-задач.
Определить и описать цели проекта. С дорожной картой вы сможете четко обозначить конечную цель и разбить ее на частные. Например, компания планирует выпустить на рынок новый продукт. Дорожная карта поможет разделить процесс на этапы: исследовать рынок, создать MVP, разработать и протестировать продукт на фокус-группе, выпустить его на рынок и начать маркетинговые активности.
Сделать работу команды слаженной. С дорожной картой заказчики и исполнители владеют одной и той же информацией. Все видят, как продвигается работа, кто за что отвечает, на каких этапах или в каких отделах сдвигаются сроки и как это влияет на проект в целом.
Управлять бюджетом. Из дорожной карты понятно, какой объем работ предстоит выполнить по проекту. Так руководителю проще распределить финансы по этапам. А рисков, что на каком-то из них придется урезать бюджет или искать дополнительные средства, будет меньше.
Оптимизировать ресурсы. В дорожной карте обычно прописывают, какие отделы или исполнители участвуют в проекте. Допустим, маркетологи подключаются в начале проекта — на этапе исследования рынка — и ближе к концу, когда запускают рекламные кампании. Значит, в середине пути руководитель может планировать их занятость на других проектах.
Разработать план. Дорожная карта — стартовая линия проекта. Когда создадите роадмап, разбейте каждый этап на мелкие задачи, по каждой пропишите ответственных и точные сроки. Так вы получите план, который можно использовать в дальнейшей работе.
Что входит в дорожную карту проекта
Чтобы дорожная карта проекта помогала всем участникам, а не просто была для галочки, не забудьте включить в нее такие разделы.
Цели проекта. Это подробное описание глобальной цели и промежуточных. Допустим, студии мобильной разработки нужно создать приложение для оплаты парковок в городе. Это главная цель проекта. Дальше ее разбивают на более мелкие: разработать прототип, написать код, создать дизайн и тексты для интерфейса, протестировать и исправить ошибки, запустить продукт.
Этапы. Промежуточные цели можно мельчить еще больше — разбивать на этапы работ. Например, для промежуточной цели «создать дизайн и тексты для интерфейса» более мелкими будут: разработать дизайн главного экрана, отрисовать иконки для меню, написать тексты для знакомства с пользователем.
Сроки. Это дедлайны для каждой цели и этапа. Например, сделать прототип нужно в июне 2024 года, разработать дизайн — 1-15 июля, а запустить приложение к началу 2025 года. Чем мельче цель, тем точнее будут сроки.
Ожидаемые результаты. Это описание того, что команда должна представить в конце каждого этапа и всего проекта. Так все участники будут понимать, что должны получить или к каким показателям им стремиться.
Исполнители. Здесь обозначают отделы, должности и фамилии сотрудников, которые ответственны за каждый этап.
Возможные риски. Это предположения, что может пойти не так и на каких этапах. Например, есть риск, что три штатных дизайнера могут не справиться с работой. Поэтому руководитель проекта заранее подыскивает надежных специалистов-фрилансеров, чтобы обратиться к ним в случае завала.
Как разработать дорожную карту
Перед тем как составлять роадмап, ответьте на вопросы: что нужно сделать? кто будет это делать? когда нужно получить результат? Затем действуйте по шагам.
Шаг 1. Определите целевую аудиторию дорожной карты
Оформление карты и данных в ней зависит от того, кому она предназначена. Например, на предприятии, которое запускает новый продукт, всем отделам важно понимать, как идут дела у коллег. Поэтому в дорожной карте указывают цели, сроки и ответственных по каждому этапу. А для инвесторов имеют значение только основные задачи, сроки и возможные риски. В этом случае делаем более общий роадмап.
Шаг 2. Сформулируйте цель проекта
Пропишите, чего именно вы планируете достичь и за какой срок. Допустим, производитель товаров для фитнеса решил создать блог и поставил цель: привлечь внимание к компании и за год увеличить продажи магазина на 20%. Это основа дорожной карты и конечный результат, к которому будет стремиться команда.
Шаг 3. Разбейте цель на более мелкие
У вас получится список этапов и задач, которые надо решить. Например, чтобы выпустить на рынок новый товар, компании нужно:
- определить целевую аудиторию;
- проанализировать рынок и конкурентов;
- сформулировать конкурентные преимущества продукта;
- разработать маркетинговую стратегию;
- выпустить пробную версию;
- собрать обратную связь и доработать продукт;
- выпустить первую партию.
Позже, когда будете составлять план работы, разбейте эти задачи на еще более мелкие.
Шаг 4. Обозначьте сроки
Если не указать хотя бы примерные дедлайны, велик риск, что задачи будут постоянно сдвигаться и работа не закончится никогда. Планируйте сроки в зависимости от методологии управления проектами, по которой работаете. При waterfall-подходе этапы следуют друг за другом. Например, сначала создают прототип сайта, потом разрабатывают дизайн, затем пишут тексты, а после тестируют блог. А если используете agile-методологию, то некоторые работы можно вести одновременно. Например, дизайнеры готовят иллюстрации и копирайтеры пишут тексты параллельно.
Сроки, которые будете указывать, зависят от детализации дорожной карты. Если это документ для нескольких отделов компании, пропишите месяц или неделю, когда нужно получить результат. А вот в дорожной карте для конкретной команды можно указывать сроки вплоть до дня.
Шаг 5. Назначьте ответственных
Если разрабатываете дорожную карту для отдела или команды, можно вписать должности сотрудников. Например, за тексты для блога отвечают два копирайтера и редактор, за иллюстрации — дизайнер, а за ключевые слова и выдачу в поисковике — SEO-специалист. Фамилии можно внести позже, когда будете создавать детальный план работ.
В дорожных картах, которые создают для внешних заказчиков, можно указать только отделы. Бывает, что в ходе работ понадобится непосредственное участие клиента. Допустим, в компании уже есть сайт и его нужно полностью обновить. Добавьте в дорожную карту ответственного со стороны заказчика на этапе верстки — когда вам потребуются права администратора для доступа к странице. Так вы не потеряете время на ожидание, а клиент сможет планировать время своей команды.
Шаг 6. Проверьте, что составили дорожную карту правильно
Готовый документ должен соответствовать трем критериям:
- Прозрачность — каждый участник понимает общую цель проекта и видит, каких результатов нужно добиться на каждом этапе.
- Гибкость — в течение проекта дорожная карта может меняться, и это нормально. Чтобы избежать авралов во время работы, заложите в роадмап дополнительное время, исполнителей или бюджет на сложные этапы.
- Риски — все предусмотреть невозможно, но наиболее вероятные проблемы зафиксируйте в дорожной карте. Здесь же пропишите возможные варианты их решения.
В каких сервисах можно сделать дорожную карту
Нет строгих требований, как делать дорожную карту по реализации проекта. Важно, чтобы ее было удобно использовать всем участникам: руководителю или проджект-менеджеру, исполнителям, заказчику. Роадмап можно нарисовать даже на бумаге, но обычно в компаниях используют онлайн-сервисы.
Электронные таблицы. Самый доступный инструмент. В Excel и Google-таблицах можно создать свой роадмап или использовать встроенные шаблоны. Например, этот образец дорожной карты проекта подойдет, чтобы описать стратегию по разработке мобильного приложения.
Электронные таблицы подходят для небольших команд или как пробная версия — чтобы понять, стоит ли вообще команде внедрять дорожные карты. У инструмента есть и минусы — таблицы могут съезжать, их неудобно просматривать на смартфоне.
Презентации. Этот вариант подходит, если нужно представить дорожную карту, например, инвестору. Обычно в презентации прописывают общую информацию по будущему проекту: его цель, результаты анализа рынка и целевой аудитории, предполагаемые результаты, состав команды, которая будет работать. Один — два слайда уделяют дорожной карте. Дорожная карта должна быть понятной и гибкой, поэтому презентации не самый удобный способ делать роадмап. Здесь не получится сделать ее подробной и быстро внести изменения.
Онлайн-сервисы специально для создания дорожных карт. Там дорожные карты получаются наглядными, их легко изменять. У большинства сервисов есть бесплатный тестовый период на 14-30 дней. Некоторые предлагают свободный доступ, но с ограничениями по количеству шаблонов, которые можно использовать.
Битрикс24. Попробуйте сделать дорожную карту в разделе «Задачи и Проекты» в Битрикс24. Там можно создать любые задачи, установить сроки исполнения и ответственных, а затем представить их в удобном виде. Например, в блоке «Мой план» получится роадмап в виде канбан-доски. А если в управлении проектами используете каскадную методологию, выбирайте блок «Гант» — карта будет в виде диаграммы Ганта.
Что может пойти не так
Можно сделать наглядную и удобную дорожную карту, но окажется, что она не помогает, а только мешает в работе. Так бывает, если роадмап разрабатывают с ошибками. Рассказываем о самых частых, чтобы вы их не допустили.
Нет четкой цели и конкретных результатов. В этом случае команда может потеряться в количестве задач, сделать лишнюю работу, но так и не получить нужного результата. В итоге сроки проекта постоянно переносятся, компания теряет деньги и время.
Слишком общие формулировки. Размытые задачи пугают, и участники не понимают, что конкретно надо делать. Детализируйте описания этапов, например вместо «доработать сайт» используйте четкие формулировки: «добавить форму обратной связи», «оптимизировать время загрузки страницы».
Не определены связи между этапами. Например, задача «разработать дизайн» напрямую зависит от задачи «утвердить концепцию». Если не отобразить эту связь в дорожной карте, могут сдвинуться сроки исполнения каждой задачи и всего проекта.
Дорожная карта вышла негибкой. Иногда сроки решения задач прописывают впритык. Так есть риск, что проект застопорится или затянется, если возникнут непредвиденные обстоятельства.
Дорожная карта не обновляется. В этом случае участники проекта не понимают, на каком этапе находится каждая команда или отдел. В результате сдвигаются сроки, возникают разногласия между сотрудниками.
Частые вопросы
Дорожная карта (англ. roadmap) — это инструмент, который используют в управлении проектами. Роадмап делают в виде текстового документа или наглядной схемы — формат зависит от проекта и сферы деятельности организации. В дорожной карте обязательно должны быть указаны:
- общая и частные цели проекта;
- этапы и сроки их исполнения;
- ожидаемые результаты для каждого этапа и проекта в целом;
- исполнители и ответственные по каждому этапу;
- возможные риски.
Дорожную карту можно сделать в электронной таблице, любом сервисе для создания презентаций или в онлайн-программах, например в Битрикс24.
Роадмап используют и в бизнес-проектах, и в госучреждениях. Предпринимателям, руководителям, проджект-менеджерам дорожная карта помогает увидеть общий вектор развития компании или проекта, запланировать бюджет и ресурсы. Без роадмапа можно обойтись, если над проектом работает не больше пяти человек, в компании не принято планировать задачи или процессы слишком непредсказуемы.
Что в итоге
- Дорожная карта помогает планировать задачи и управлять проектами. Инструмент используют и в бизнесе, и в государственных структурах.
- С помощью дорожной карты описывают цели проекта, синхронизируют работу команды, разрабатывают подробный план действий.
- Дорожная карта состоит из следующих элементов: цели проекта, этапы и сроки, ожидаемые результаты, исполнители, возможные риски.
- Чтобы создать дорожную карту, действуйте по шагам:
- определите, кто целевая аудитория роадмапа: инвестор, заказчик или команда;
- сформулируйте глобальную цель проекта;
- разбейте общую цель на более мелкие цели и задачи;
- обозначьте сроки решения задач;
- назначьте ответственных;
- убедитесь, что карта получилось понятной, гибкой и в ней прописаны возможные риски. - Дорожную карту можно сделать в электронной таблице, презентации или в онлайн-сервисах для управления проектами и задачами.
- Чтобы сделать работающую дорожную карту, воспользуйтесь советами:
- ставьте четкую цель;
- конкретизируйте задачи;
- указывайте связи между этапами;
- регулярно вносите изменения и обновляйте данные.
