Если команда не понимает, на каком этапе находится проект и на что влияют задачи каждого, работа может замедлиться или вовсе остановиться. С помощью диаграммы Ганта можно управлять проектами: планировать задачи, назначать ответственных, следить за сроками. Это позволит визуализировать и упорядочить рабочие процессы.
Диаграмму Ганта делают в Excel, гугл-таблицах или специальных сервисах. В статье покажем, как построить диаграмму в Google Sheets за четыре шага.
Зачем использовать диаграмму Ганта
Диаграмма Ганта — это горизонтальная линейчатая диаграмма, которая показывает этапы и сроки проекта.
Диаграмма Ганта состоит из двух перпендикулярных осей: горизонтальная отображает время, вертикальная — этапы и задачи. Полосы представляют собой задачи проекта, а протяженность каждой полосы — продолжительность работы.
На диаграмме можно увидеть, какие этапы идут параллельно, а какие зависят друг от друга. Стык двух полос указывает на общую границу двух или более задач или этапов. В этом месте могут быть вехи проекта — о том, что это такое, мы рассказывали в статье.
Диаграмму Ганта используют в сферах, где важно контролировать сроки задач: IT-разработке, маркетинге, производстве, event-индустрии, дизайне, строительстве, продажах. Любой член команды может использовать диаграмму, чтобы:
- изучить все задачи проекта и кто над ними работает;
- узнать даты начала и завершения этапов;
- понять, сколько времени займет каждая задача;
- оценить, кому и когда нужно передать задачу.
Диаграмму Ганта можно начертить на бумаге, создать в специальных онлайн-сервисах, в Excel или в Google Sheets. У последнего способа есть два преимущества:
- Вся команда может комментировать и редактировать таблицу в режиме реального времени.
- Все изменения сохраняются автоматически. Если вы или коллега случайно удалили данные, их можно найти в истории изменений.
Как построить диаграмму Ганта в Google-таблицах
Есть два способа, как создать диаграмму Ганта в гугл-таблицах: использовать шаблон или построить с нуля.
Чтобы найти шаблон диаграммы Ганта, откройте галерею в гугл-таблицах. Диаграмма находится в разделе «Управление проектами».
В шаблоне безымянный проект разделен на четыре этапа продолжительностью три недели. Вы можете менять задачи, исполнителей, сроки, удалять и добавлять столбцы и ячейки. Все изменения сохраняются автоматически, как и при обычной работе с Google-таблицами.
Чтобы показать, как самостоятельно построить диаграмму Ганта в гугл-таблицах, как пример возьмем создание статьи для корпоративного блога. Предположим, что компания публикует статьи уже год и анализ целевой аудитории с контент-планом есть.
Шаг 1. Подготовьте данные
Чтобы построить собственную диаграмму Ганта в гугл-таблицах, сначала разделите работу на основные этапы, пропишите задачи, определите сроки и назначьте ответственных. Обычно для статьи нужно собрать информацию, написать текст, отдать на проверку редактору и корректору, оформить и опубликовать.
Задачи могут зависеть друг от друга или выполняться параллельно. Например, в нашем случае редактор не проверит статью, пока копирайтер не соберет информацию и не напишет текст. Но корректор и дизайнер могут не ждать друг друга и приступить к работе одновременно.
Шаг 2. Создайте и заполните таблицу
Откройте Google-диск, нажмите на кнопку «Cоздать» в левом верхнем углу и выберите «Таблицы».
Первый столбец оставьте под нумерацию. В следующие столбцы добавьте заголовки «Задачи», «Ответственные», «Дата начала», «Дата окончания», «День от начала» и «Продолжительность».
Чтобы диаграмма верно отображала данные, заполнять ячейки нужно в разном формате, в некоторые добавить формулы. Разберем подробнее каждый столбец.
Задачи и ответственные. Внесите задачи в хронологическом порядке и укажите ответственных в формате текста. Он установлен по умолчанию. Чтобы указать имя сотрудника, нажмите в начале строки @ и выберите пользователя из списка. Не забудьте предоставить доступ сотрудникам через почту.
Дата начала и дата окончания. Укажите даты начала и окончания для всех задач. Выделите эти ячейки, откройте сверху вкладку «Формат», затем «Числа» и выберите «Дата». Теперь, если сроки сдвинутся, нужную дату можно выбрать в появившемся календаре, а изменения будут автоматически отражаться в диаграмме.
День от начала. Информация из этого столбца — основа диаграммы Ганта в гугл-таблице. Она показывает, на какой день с запуска проекта начинается каждая задача. Чтобы рассчитать этот столбец, используйте формулу: =int(D2)-int($D$2)+1, где D2 — это номер ячейки с датой начала первой задачи. Единица в конце нужна для того, чтобы отсчет включал первый день работы.
С единицей
На таблице ниже мы убрали единицу из формулы. Получается, что работа началась 2 сентября, хотя на самом деле копирайтер собирает информацию с 1 сентября. Диаграмма с такими данными будет показывать неверные сроки и путать команду.
Без единицы
Формулу не нужно адаптировать под разные этапы — она одинаковая для всех. Просто скопируйте и вставьте ее во все ячейки вашего столбца.
Продолжительность. Чтобы рассчитать продолжительность каждой задачи, добавьте в ячейку напротив первой задачи формулу =«дата окончания» – «дата начала». Вместо даты окончания и начала укажите номера соответствующих ячеек. В нашем случае получилась формула =E2-D2.
Прописать формулу достаточно для первой задачи. Когда в следующих ячейках вы будете вводить знак равенства, таблица предложит табуляцию.
Шаг 3. Вставьте диаграмму
Зажмите клавишу Ctrl и выделите столбцы «Задачи», «День от начала» и «Продолжительность». Откройте меню «Вставка» и выберите «Диаграмма». Программа сама построит столбчатую диаграмму. Для диаграммы Ганта в редакторе справа нажмите на «Тип диаграмм» и найдите линейчатую диаграмму с накоплением.
Проверьте, что задачи отображаются на горизонтальной оси, а временные рамки — на вертикальной. Переместите диаграмму на свободное место, чтобы было удобно работать с ней.
Шаг 4. Настройте диаграмму
Есть два способа, как сделать так, чтобы в диаграмме Ганта отображалась только продолжительность этапов: в редакторе и на самой диаграмме.
В редакторе. В гугл таблице дважды кликните на диаграмму и откройте редактор. Перейдите во вкладку «Дополнительные» и откройте «Серии». В меню будут все параметры с данными из таблицы.
На диаграмме. Кликните дважды на синие столбцы, которые обозначают день от начала. Программа сразу откроет нужные настройки.
Осталось настроить параметр «День от начала». Откройте цвет заливки и выберите белый. Теперь на диаграмме только продолжительность каждой задачи.
Чтобы переименовать проект, кликните на заголовок диаграммы дважды
Если нужно добавить задачи или изменить сроки, обновите данные в таблице. Диаграмма автоматически отобразит изменения.
Например, тема статьи оказалась сложнее, и автору понадобилось больше времени на доработку. Поскольку от него зависит работа дизайнера и корректора, сроки их задач пришлось сдвинуть.
Стандартная диаграмма Ганта не отображает, как продвигается работа коллег и почему изменились сроки. Видеть более полную картину и вовремя перераспределять задачи помогут специальные сервисы с расширенными функциями.
Например, в Битрикс24 можно не только построить диаграмму Ганта. Создавайте карточки задач и добавляйте в них необходимые файлы. Если исполнитель изменил срок, в комментариях к задаче можно уточнить детали. Переписку прочитают только те, у кого есть доступ. А автоматические оповещения помогут отследить, когда перенесли сроки или приближается дедлайн.
Частые вопросы
Диаграмма Ганта — это один из инструментов менеджеров, чтобы управлять проектами. Диаграмма помогает соблюдать сроки и показывает, на каком этапе находится проект. Если задачи зависят друг от друга, то из-за новых сроков одной задачи изменятся сроки другой.
Есть два варианта: использовать готовый шаблон или построить диаграмму Ганта в гугл таблице самостоятельно — придется разобраться с некоторыми формулами и диаграммами. Пошаговая инструкция — в материале.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — это инструмент для управления проектами. График показывает этапы, задачи и их продолжительность. Диаграмму используют для визуализации в сферах, где ведут много проектов: IT-сфере, маркетинге, консалтинге, строительстве, продажах, дизайне.
- Диаграмму Ганта часто делают в электронных таблицах. Например, в гугл-таблицах. Если нет времени разбираться, как построить диаграмму, можно использовать шаблон.
- Чтобы сделать диаграмму Ганта в Google-таблицах с нуля, понадобится четыре шага. Сначала разделите работу на этапы, укажите сроки и ответственных. Затем соберите данные в таблицу. Чтобы диаграмма верно отображала всю информацию, нужно использовать форматирование ячеек и формулы. Когда таблица будет готова, вставьте и настройте диаграмму.
