Есть разные методологии и инструменты управления проектами. Чтобы планировать задачи и выполнять их вовремя, команды используют канбан-доски, календарное планирование или дорожные карты. Еще один вариант — диаграмма Ганта, на которой видны все дела по проекту. Этот способ — самый доступный, потому что сделать график работы можно даже на бумаге. Но все-таки удобнее работать в специальных сервисах, например электронных таблицах. В статье объясняем и показываем, как за пять шагов сделать диаграмму Ганта в эксель.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма. Ее используют руководители и проджект-менеджеры в любой сфере, где важно контролировать сроки выполнения задач: IT-разработке, маркетинге, производстве, продажах.
Инструмент придумал американский инженер и менеджер Генри Гант. В начале ХХ века он сотрудничал с производственными компаниями, где использовал свою методику управления проектами.
Диаграмма Ганта состоит из списка задач и подзадач, ответственных и временной шкалы. На ней выделены цветом блоки, которые показывают, когда начинается и заканчивается задача, сколько она длится.
Если все задачи добавить на диаграмму Ганта, команда сможет видеть картину по проекту целиком:
- когда приступать к задаче и когда ее нужно сдать;
- как от срока сдачи работы зависит срок завершения всего проекта;
- кто занимается следующим этапом и кому передавать задачи;
- кто работает параллельно с командой и что делает.
Например, на диаграмме ниже видно, что исследование начинается сразу после работы над уставом. Если на него уйдет больше трех дней, сроки по следующей задаче придется сдвинуть. Значит, исследование закончится позже. И даже работа над всем проектом может затянуться.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Диаграмму Ганта удобнее вести в специальных онлайн-сервисах. Если в вашей компании пока нет пространства для совместной работы, а график нужен в электронном виде, создать диаграмму Ганта в Эксель можно и самому, без шаблонов.
Представим проект, где нужно выстроить работу отдела продаж: проанализировать клиентскую базу и текущие процессы, обучить сотрудников работать с CRM и технике переговоров. Даем пошаговую инструкцию, как построить в экселе диаграмму Ганта для этого проекта.
Шаг 1. Создайте таблицу с исходными данными
Откройте Excel и создайте таблицу со столбцами «Задачи», «Дата начала», «Дата окончания», «Длительность». Внесите задачи в хронологическом порядке и укажите сроки начала и завершения. Столбец «Длительность» заполните автоматически — через формулу «дата окончания» – «дата начала».
Шаг 2. Создайте линейчатую диаграмму
Для этого выделите столбец «Дата начала» вместе с названием, откройте вкладку «Вставка» → «Диаграмма» → «Линейчатая». Выберите линейчатую с накоплением.
У вас получится линейчатая диаграмма. Передвиньте ее на свободное место на листе и продолжите редактировать.
Шаг 3. Добавьте названия задач
Сейчас на диаграмме вместо названий задач — цифры. Чтобы поменять это, кликните на область диаграммы правой кнопкой мыши → «Выбрать данные».
Появится окно «Выбор источника данных» — выберите элемент «Дата начала».
Затем в блоке «Подписи горизонтальной оси» кликните «Изменить».
Вернитесь к таблице и выберите ячейки со списком задач → нажмите ОК.
Теперь на диаграмме вместо цифр — названия задач, но сроки исполнения «слиплись». Чтобы это исправить, растяните диаграмму вправо.
При построении диаграммы Ганта в Excel задачи по умолчанию располагаются в обратном хронологическом порядке. Чтобы разместить их верно, кликните правой кнопкой мыши на область с задачами, выберите «Формат оси».
Справа появится поле с параметрами. Поставьте галочку возле пункта «Обратный порядок категорий».
Шаг 4. Добавьте длительность задач
Кликните правой кнопкой мыши по области диаграммы и нажмите «Выбрать данные».
В блоке «Элементы легенды (ряды)» выберите «Добавить».
В появившемся окне напишите название столбца — «Длительность». Затем в таблице выберите все ячейки этого столбца и нажмите ОК.
Теперь на диаграмме кроме дат начала работ отображается длительность каждой — это оранжевые блоки.
Шаг 5. Преобразуйте линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта
У вас получится линейчатая диаграмма, но синие блоки мешают. Кажется, что они показывают дату начала работы, но на самом деле дата начала — это конец синего блока. Чтобы не путаться, уберите эти отрезки.
Нажмите на любой синий блок, кликните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда».
В появившемся справа меню выделите «Нет заливки» и «Нет линий».
Проект стартует 2 сентября 2024 года, поэтому на графике уберите пустые области слева, чтобы дата начала соответствовала началу графика. Для этого в таблице кликните правой кнопкой мыши на дату старта первой задачи, выберите «Формат ячеек».
Укажите формат «Общий» и запомните пятизначное число, которое появится. После нажмите «Отмена».
На диаграмме правой кнопкой мыши кликните по области с датами, выберите «Формат оси» и в меню справа в графе «Минимум» введите число, которое запомнили. Теперь первая задача на графике начинается в запланированный срок: 2 сентября.
Чтобы отрезки с задачами не растягивались и даты не наползали друг на друга, поменяйте направление текста. Кликните на область с датами правой кнопкой мыши, выберите «Формат оси» → «Параметры текста» → «Надпись» → выберите нужное направление — «Повернуть весь текст на 270⁰».
Чтобы сделать диаграмму Ганта в Эксель более компактной, сократите промежутки между блоками задач. Для этого выберите любой отрезок, кликните по нему правой кнопкой мыши и откройте «Формат ряда данных». Выставите 100% в «Перекрытие рядов» и 10% в «Боковой зазор».
Мы создали диаграмму Ганта в Excel, на которой наглядно видно, какие задачи нужно выполнить по проекту, когда они начинаются и заканчиваются. Например, по графику на рисунке понятно, что сначала нужно проверить клиентскую базу, потом оценить текущие процессы и затем составить расписание тренингов. А вот разрабатывать скрипты и анализировать воронку продаж можно параллельно.
Если вы внесете в план работы изменения — скорректируете сроки, добавите или уберете задачи — они отразятся на диаграмме.
Где еще можно построить диаграмму Ганта как в Excel
Офлайн-таблица — самый доступный, но не самый удобный вариант. Такой способ, как работать с диаграммой Ганта в Excel, подойдет небольшим командам, которые ведут простые проекты. Если участники команды работают удаленно, используйте облачные версии электронных таблиц. В некоторых сервисах можно найти шаблоны диаграммы Ганта как в Excel. К примеру, в Microsoft и Google Таблицах.
Чтобы построить диаграмму Ганта в Экселе, мы потратили 45 минут. Если задач будет в несколько раз больше, времени тоже потребуется больше. А если у вас много проектов, попробуйте работать с диаграммой Ганта в Битрикс24. Чтобы получить наглядный график, нужно добавить в проект задачи и даты их старта и финиша — диаграмма сформируется автоматически. Подробнее об этом написали в статье.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — это разновидность линейчатой диаграммы, на которой наглядно видно, как на проекте распределены задачи. Автор такого инструмента — Генри Гант, американский инженер и консультант по управлению.
- Диаграмму Ганта используют на проектах, где важно отслеживать, как задачи зависят друг от друга: в разработке IT-продуктов, производстве, маркетинге, продажах. Чтобы создавать графики, команды используют специальные сервисы, например электронные таблицы Excel.
- Инструкция, как построить диаграмму Ганта в Excel. Пошагово:
1. Создать таблицу с исходными данными по проекту: списком задач, датами начала и окончания, длительностью работы.
2. Создать линейчатую диаграмму.
3. Добавить названия задач и расположить их в хронологическом порядке.
4. Добавить длительность задач.
5. Преобразовать линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта: «подвинуть» блоки задач, сократить промежутки между блоками. - Диаграмма Ганта в Excel динамична. Если добавить в таблицу новые задачи, изменить даты их начала и окончания, все изменения отразятся на графике. Так у вас и сотрудников всегда будет актуальная информация, как обстоят дела на проекте.
