Когда команды ведут несколько проектов одновременно, им важно держать все под контролем и соблюдать дедлайны. Для этого используют разные инструменты: канбан-доски, календари, таблицы. Но есть еще один способ — диаграмма Ганта. Она показывает весь проект целиком, позволяет планировать задачи и управлять сроками.
В статье разберем, как работает диаграмма Ганта и какие инструменты помогут ее построить.
Зачем нужна диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — инструмент, который визуализирует этапы и сроки проекта. По оси X указывают временные интервалы — дни, недели и месяцы, а по оси Y — задачи.
Диаграмма помогает отслеживать, какие процессы в проекте идут параллельно, сколько времени они занимают и кто за них отвечает. Это выглядит так:
Систему работы придумал американский инженер Генри Гант в 1910 году. Изначально ее использовали в строительной области, но со временем принцип перешел во все сферы, где есть проекты. Например, чаще всего диаграмму Ганта применяют в Waterfall — каскадном подходе к планированию, где каждую задачу начинают выполнять только после того, как закончили предыдущую.
Как построить диаграмму Ганта онлайн и бесплатно
Диаграмма Ганта пригодится менеджерам проектов, руководителям команд, маркетологам и разработчикам. То есть всем, кому нужно планировать задачи и отслеживать взаимосвязь между ними. Система особенно полезна в сферах строительства, разработки ПО, маркетинга, event-менеджмента, здравоохранения и образования.
Создать диаграмму Ганта можно на бумаге или онлайн. Второй вариант проще, так как программа будет автоматически подстраиваться под меняющиеся сроки и сдвигать последующие этапы. Ниже собрали три инструмента, которые помогут составить диаграмму.
GanttPRO
GanttPRO — онлайн-сервис, в котором можно сделать диаграмму Ганта онлайн. Сервис позволяет управлять несколькими проектами одновременно и быстро находить нужную информацию по каждому этапу. При наведении курсора на задачу вы сразу увидите ее название, сроки, статус и ответственного.
Как создать: чтобы нарисовать диаграмму Ганта онлайн, нужно пройти несколько шагов.
Шаг 1. Создайте проект. Соберите список ключевых этапов, в параметрах укажите название, сроки, единицы планирования, рабочие часы. Выберите шаблон.
Шаг 2. Создайте задачи и пропишите сроки. Если у вас уже есть список задач, то сразу заносите его в шаблон. Если нет, то сначала создайте его. Например, туда можно занести такие этапы:
- провести брифинг;
- найти подрядчиков;
- создать материалы;
- внести правки;
- согласовать с клиентом.
Определите, сколько времени потребуется на каждую задачу.
Шаг 3. Назначьте ответственных. Укажите исполнителя для каждого пункта из списка. Это поможет распределить нагрузку и в будущем видеть, за кем какая задача закреплена.
Шаг 4. Установите зависимости между задачами. Определите, какие процессы можно начинать только после завершения других, а каких это не касается. Например, если вы не получили информацию от клиента, то просто не сможете написать текст или создать прототип. Чтобы отразить это, выберите кнопку «Зависимость между задачами» и соедините два пункта между собой. Можно настроить разные принципы: «Окончание-начало», «Окончание-окончание», «Начало-начало», «Начало-окончание».
Шаг 5. Закончите диаграмму. По горизонтали (X) отметьте временные интервалы, а на вертикали (Y) расположите задачи. После этого добавьте сроки и отразите зависимость процессов с помощью стрелок. После этого с диаграммой можно работать: следить за процессами, учитывать количество затраченного времени, ставить приоритеты или менять сроки.
Стоимость: нарисовать диаграмму Ганта онлайн в первые 14 дней можно бесплатно, после — 8 долларов в месяц за одного пользователя.
Битрикс24
Битрикс24 объединяет сразу несколько популярных инструментов для планирования, включая диаграмму Ганта. Это значит, что вы сможете не только отслеживать прогресс, но и общаться с командой и координировать их работу в одном пространстве.
Если вы используете Битрикс24, чтобы вести учет задач, диаграмма Ганта создается автоматически.
Как создать: чтобы начать построение диаграммы Ганта онлайн, нужно создать задачи и нажать кнопку «Гант» в меню. После этого они превратятся в блок, расположенный в календарной сетке. Системой легко управлять: перетаскивайте мышью сроки и полоску дедлайна. А если вы внесете изменения в карточку задачи, то они также отразятся в этой вкладке. Работать в Битрикс24 можно одному или вместе с командой.
Диаграмму Ганта можно построить онлайн в Битрикс24, чтобы планировать сроки в интуитивно понятном интерфейсе.
Стоимость: график Ганта можно сделать онлайн бесплатно в базовом тарифе Битрикс24 пять раз. Больше доступно на платных тарифах.
Excel
Такой формат подойдет для тех, кто ведет свой небольшой проект или работает без команды. К тому же всю работу придется сделать самостоятельно — шаблонов для диаграммы Ганта в Excel нет.
Как создать: диаграмму Ганта в Excel можно создать вручную с помощью стандартных инструментов. Для этого соберите список задач с датами начала и окончания каждого этапа. Затем переформатируйте этот список с помощью гистограммы или условного форматирования. Как итог — временные интервалы отображаются на графике Ганта онлайн. Автоматической связи между задачами тут также нет, поэтому его придется настраивать вручную. Подробнее о том, как это сделать, мы рассказали в этой статье.
Стоимость: бесплатно в подписке Microsoft Office.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — инструмент, который помогает планировать и визуализировать проекты. С его помощью можно увидеть, какие процессы идут параллельно, сколько времени они занимают и кто за них отвечает.
- Использовать метод можно во всех сферах, где есть проекты с точными сроками, потребность контролировать их и настраивать последовательность работы.
- Выбирайте диаграмму Ганта в Битрикс24, чтобы построить ее онлайн в удобном формате и интегрировать ее с другими задачами. Если все процессы налажены и есть запрос только на диаграмму, то можно рассмотреть GanttPro. Чтобы комплексно управлять несколькими проектами и общаться с командой в одном пространстве, подойдет Битрикс24. А для небольших задач можно воспользоваться Excel, чтобы составить график Ганта онлайн бесплатно.
