Как создать на базе таблиц Google CRM-систему
Мелкий и средний бизнес не всегда готов выделить бюджет на дополнительные бизнес-инструменты. При этом каждый руководитель понимает, что автоматизация процессов позволит улучшить работу менеджеров и увеличить продажи. В таком случае стоит начать знакомство с CRM в виде Гугл Таблиц. В статье расскажем, как создать CRM на базе Google SpreadSheet и с какими сложностями придется столкнуться.
Что такое CRM и для чего ее используют
CRM расшифровывается как Customer Relationship Management и в переводе означает «управление взаимоотношениями с клиентами».
Система позволяет:
- сохранять и структурировать лиды;
- анализировать продажи на каждом этапе воронки;
- контролировать работу менеджеров в режиме реального времени.
Как сделать CRM в Гугл Таблицах
Когда вы покупаете CRM-систему для учета клиентской базы, разработчик направляет к вам специалиста, который настроит программы и обучит менеджеров пользованию софтом. Работа в CRM на базе Гугл не требует специальных навыков. А информация о систематизации данных лежит в свободном доступе.
Рассмотрим, как создать шаблон Гугл-таблицы для ведения клиентов на примере автосервиса.
- Откройте Google Документы и выберите Таблицы.
- Для создания нового файла нажмите на плюсик в верхнем левом углу.
- В файле для отдела продаж добавьте нужное количество листов. В нашем случае это база клиентов, акции, звонки, встречи.
- На листе База клиентов заполните шапку. Например, ФИО клиента, дата рождения, номер телефона, суть звонка, дата следующего ТO, статус обслуживания, стоимость услуг, комментарии, напоминание, менеджер.
- Вручную внесите все известные данные о покупателях. Особое внимание обратите на столбец с комментариями. Чем больше неформальной информации он содержит, тем проще выстраивать личные продажи.
- Пропишите формулы для тех столбцов, информация в которых будет меняться в зависимости от изменения данных, внесенных вручную. Например: напоминание, дата следующего ТО, стоимость услуги.
- На отдельном листе создайте шаблон для карты клиента. Во время поступления заявки менеджер вносит данные в соответствующие поля и запускает скрипт для заполнения основной таблицы. После этого карточка автоматически очищается, а все данные нового клиента отображаются в таблице на листе База клиентов.
При наличии в штате большого количества менеджеров стоит создать отдельную таблицу для директора.
Шаблон Гугл таблицы для базы клиентов
Плагины для автоматизации Google SpreadSheets
Для упрощения расчетов, а также для исключения ошибок при вводе одних и тех же данных в Google SpreadSheet, автоматизируйте работу CRM с помощью плагинов. Это модули, которые расширяют возможности программы, сайта или ПК.
Плагином называется отдельный модуль, который подключают к основной программе. Например, можно установить плагин по авторассылке писем.
Ведение CRM в Гугл упрощают следующие программы:
- Power Tools наводит порядок в таблицах Гугл CRM: удаляет повторяющуюся информацию, сравнивает или очищает данные в ячейках, добавляет заглавные буквы или пропущенный по смыслу текст.
- Email Address Extractor извлекает в таблицу почтовые адреса клиентов из базы по заданным параметрам, чтобы облегчить настройку точечной рассылки писем.
- Risk Solver помогает проанализировать оценку рисков по методу Монте-Карло.
- YAMM помогает рассылать десятки электронных писем одним щелчком мыши.
- autoCrat объединяет данные из нескольких таблиц в документе, а также создает PDF.
- Geocode by Awesome Table выносит на карту все координаты адресов из базы.
Если бесплатные плагины не справляются с вашими запросами, то обратитесь к специалисту, который пропишет модуль, решающий текущую задачу.
Как написать макрос в Гугл Таблице?
Макрос — это мини-программа, которую записывают непосредственно внутри Google Sheets. Она позволяет автоматизировать типовые повторяющиеся операции. Однократно пропишите последовательность действий и программа будет следовать этому плану.
Вернемся к примеру с автосервисом. Допустим, стоит задача — перенести данные из Карточки клиента в Базу клиентов. Гугл CRM-система позволяет настроить автоматический перенос. Для этого запишите отдельный макрос:
Схема процесса:
- В верхнем меню страницы Google таблиц выберите Расширения > Макросы > Записать макрос > Использовать абсолютные ссылки.
- В Базе клиентов выделите пустую строку под шапкой таблицы > Щелкните ПКМ (правая кнопка мыши) > Вставить строки выше: 1.
- Затем перейдите на лист Карточка клиента и выделите первое значение. В нашем примере это ФИО клиента > Копировать > вернитесь в Базу клиентов > ПКМ по первой ячейке в столбце ФИО клиента > Специальная вставка > Вставьте только значение.
- Таким же образом скопируйте номер телефона в верхнюю ячейку второго столбика листа База клиентов.
- Проделайте то же самое с остальными данными из Карточки клиента.
- После того как вы скопировали все данные в основную таблицу, удалите информацию из Карточки клиента и установите курсор на верхней ячейке, с которой вы всегда начинаете заполнять таблицу > Сохранить.
- Введите наименование макроса в соответствующее поле в новом окне. Для запуска макроса задайте ему значение горячих клавиш. Например, CTRL+ALT+SHIFT+7.
- Проверьте корректную работу макроса, заполнив все поля в Карточке клиента и нажав комбинацию горячих клавиш.
Если вы запускаете макрос впервые, то в открывшемся окне предоставьте разрешение: Продолжить — Выбрать аккаунт — Разрешить.
Сравнение CRM-системы и Google Таблицы
CRM-система в Гугл-таблицах подходит для хранения и обработки небольшого числа лидов, поэтому такой вариант выбирает малый бизнес. Если клиентов несколько сотен или планируется масштабирование компании, вести учет и анализ данных выгоднее в ПО.
Преимущества CRM в Google Таблицах
Плюсы ведения CRM в Гугл таблицах:
- бесплатное использование;
- общий доступ к таблицам;
- возможность подключения плагинов;
- доступность и простота в освоении — не нужно специальное обучение для сотрудников.
Недостатки Google Таблиц как полноценной CRM-системы
Минусы Google CRM видны при разрастании клиентской базы. Слабые места использования Гугл таблиц в качестве CRM:
- Все контакты нужно вводить вручную.
- Нет разграничения прав доступа.
- В облаке периодически происходят сбои, и часть данных может утекать в общий доступ.
- Нет защиты от человеческого фактора. Невнимательность сотрудника, забывшего снять фильтры или скрывшего часть ячеек, может привести к искажению анализа данных.
- Сложно работать в мобильной версии.
При ведении крупного бизнеса с большим потоком клиентов и достаточным штатом менеджеров стоит обратить внимание на полноценную CRM-систему. Например, Битрикс 24.
Частые вопросы по CRM в Google Таблицах
Плагины и макросы снижают объем рутинной работы по заполнению, ведению и анализу таблиц.
Бесплатный сервис, большое количество плагинов, единовременные платежи за покупку сложных модулей для совершенствования автоматизации CRM в Google Sheets делают их привлекательными для малого или начинающего бизнеса. Однако из-за отсутствия разделения доступа к функционалу, высокой вероятности ошибок при вводе данных и утечки сведений о клиентах, многие предпочитают работать с проверенными CRM-системами.
✍ Google-таблицы заменят CRM в маленькой компании. Командам побольше уже нужна система автоматизации продаж. Собрали в чек-листе рекомендации, которые помогут управлять заказами и увеличивать прибыль. Сохраняйте!
Итоги
- CRM в Google таблицах подойдет для тех, кто хочет автоматизировать бизнес-процессы, но не готов тратить на это дополнительный бюджет.
- Табличная CRM позволяет систематизировать данные о клиентах и регулярно их обновлять, сокращает время на добавление новой информации. Решение подходит для простого учета клиентов и сделок, отчетности и планирования.
- CRM в Google имеет как плюсы, так и минусы. К преимуществам CRM в Google Sheets относят отсутствие затрат, широкие возможности кастомизации, простоту ведения. Среди недостатков отмечают низкий уровень безопасности данных и человеческий фактор.
- CRM в табличном виде не подойдет крупным фирмам и планирующим масштабирование, а также компаниям с большим штатом менеджеров.
